Validation et résultats d'inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Validation
Front-Office > Gestion > Inventaire > Validation
Une fois les contrôles effectués, et les modifications d’inventaire saisies, il convient de mettre à jour le stock théorique en fonction des quantités inventoriées. Attention ! Cette opération vient modifier le stock.
Sélectionnez l’inventaire à valider, puis cliquez sur le bouton [Valider
les listes] pour afficher l’assistant de validation des listes d’inventaire.
Les quantités du stock informatique sont modifiées pour tenir compte des
écarts constatés entre le stock physique et le stock de référence constitué
lors de la phase préparatoire. Un document d’écarts d’inventaire (nature
INV) est créé à chaque validation d’inventaire, mémorisant les quantités
de régularisation de stock affectées à chaque article.
Rappel concernant la gestion des dates d'inventaire :
Pour un inventaire créé le 15 octobre :
lors de la validation de l’inventaire, une image de stock est créée au matin même (dans notre exemple : le 15 octobre au matin).
le document d’inventaire qui justifie les écarts constatés doit lui, être antérieur à l’image créée, soit la veille (dans notre exemple : le 14 octobre).
Étape 1 - Derniers paramétrages avant validation
Paramétrage des prix
A la validation de l’inventaire, il est possible de valoriser l’inventaire avec les prix suivants :
Champs |
Description |
Saisi |
Il s’agit du prix spécifié dans la liste d’inventaire (Dernier Prix d’Achat, Dernier Prix de Revient, Prix Moyen d’Achat Pondéré ou Prix Moyen de Revient Pondéré), en fonction des éléments saisis dans les Paramètres documents > onglet Valorisation > champ Prix proposé pour la nature de document INV – Écarts d’inventaire). |
Stock |
Il s’agit du prix spécifié dans la fiche stock de chaque article (DPA, DPR, PMAP ou PMRP). |
Article |
Il s’agit du prix spécifié dans la fiche de chaque article (DPA, DPR, PMAP, PMRP, Prix de Vente HT ou Prix d’achat HT). |
Tarif d'achat |
Il s’agit du tarif d’achat de l’article à la date de création de la liste d’inventaire. |
Notez qu’entre les 3 prix proposés dans cet écran (Prix 1, Prix 2 et Prix 3), le prix appliqué pour la valorisation sera le premier qui sera différent de 0 pour chaque article (ex. : Pour l’article XX, si le prix saisi est égal à 0, la valorisation se fera sur le prix stock).
En conséquence, il est possible d’avoir une valorisation différente pour chaque article de la liste. Dans l’édition de l’inventaire (Inventaires > Édition > Valorisation des inventaires), il est possible de sélectionner ces 3 types de valorisation dans l’onglet Critères, afin d’avoir une édition conforme à l’inventaire.
Remise à zéro du stock informatique
L'assistant offre également le choix de la remise à zéro ou non du stock informatique, pour les articles qui ont une quantité inventoriée nulle. En général, cette option est toujours cochée, de façon à forcer la remise à zéro du stock d’un article non inventorié. Cependant, pour valider un inventaire sur lequel certains articles n’ont pas été comptés par manque de temps, il est possible dans ce cas précis de désactiver la remise à zéro du stock.
Validation d'un inventaire avec des quantités négatives
Si des quantités négatives ont été saisies à l'étape Saisie/Modification, cochez cette option afin de pouvoir valider les listes d’inventaire. Cette option est soumise au droit d'accès Autoriser les quantités négatives.
Mettre à jour la date de l’inventaire sur tous les articles de la liste
Cette action met à jour une zone date de la fiche stock. Dans les tableaux de bord et dans la consultation du disponible article il est possible de visualiser cette nouvelle date de dernier inventaire.
Étape 2 - Arrêté et/ou image de stock
Dans le cas d’un inventaire total, la seconde étape de l’assistant de validation propose la création :
D’un arrêté de stock complet,
D’un arrêté de stock optimisé (qui ne prend pas en compte les stocks à 0),
D’une image de stock,
D’aucune image, ni arrêté de stock.
Attention !
Si lors de la génération de la liste d'inventaire, les options Inventaire total et Listes distinctes par fournisseur sont toutes les deux cochées, alors la demande permettant de générer ensuite une image ou un arrêté de stock dans le cadre d'un inventaire total ne fonctionnera pas à cause des listes distinctes. L'image de stock ou l'arrêté de stock ne sont possibles qu’en inventaire total SANS listes distinctes par fournisseur.
L’arrêté de stock impose le blocage des documents mouvementant le stock antérieur à la date de la liste d’inventaire. Il est donc préférable, en validation d’inventaire, de lancer une image de stock plutôt qu’un arrêté de stock. Il est néanmoins fortement conseillé, pour des raisons de performance, de ne lancer ni image, ni arrêté de stock directement à la validation d’inventaire, mais de le planifier plus tard, sur un traitement de nuit, afin de ne pas pénaliser les utilisateurs.
Étape 3 - Lancement du traitement
Une fois le traitement lancé, le stock informatique est mis à jour et les listes d’inventaire ne pourront plus être modifiées. Notez que pour pouvoir lancer une validation d’inventaire, il est nécessaire d’avoir renseigné un tiers des écarts d’inventaire dans les Paramètres société > Gestion commerciale > Paramètres par défaut (cf. Paramètres par défaut des paramètres société).
Édition et valorisation d’inventaire
Édition du comparatif Stock/Inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Édition > Comparatif Stock/Inventaire
Front-Office > Gestion > Inventaire > Édition > Comparatif Stock/Inventaire
Cette commande permet d’éditer un comparatif entre le stock inventorié et le stock théorique. De nombreux critères disponibles sur les différents onglets vous permettent d’obtenir une édition détaillée.
Édition de la valorisation d’inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Édition > Valorisation des inventaires
Front-Office > Gestion > Inventaire > Édition > Valorisation des inventaires
Cette commande permet d’éditer un état de valorisation des articles inventoriés, sur la base de nombreux critères.
Annulation de la validation d’un inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Annulation de la validation
La validation d’un inventaire a pour effet de mettre à jour les stocks, et dans le cas d’un inventaire total de créer un arrêté ou une image de stock. L’annulation de la validation d’un inventaire permet d’annuler ces 2 actions, afin de se retrouver dans l’état initial d’avant la validation. Cela peut être nécessaire lorsque le même TPI a été dévidé 2 fois, par exemple. Cette action ne peut être effectuée qu’à partir du Back-Office. L’annulation de l’inventaire a pour effet de :
supprimer le document d’écart d’inventaire,
rendre modifiable la liste d’inventaire en conservant le stock inventorié,
supprimer l’arrêté de stock si la liste d’inventaire est totale.
Cette annulation n’est possible que si la liste d’inventaire et le document d’écart d’inventaire sont présents dans la base de données.
Suppression de la liste d’inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Fin d’inventaire
Front-Office > Gestion > Inventaire > Fin d’inventaire
Cette procédure termine l’inventaire, en supprimant définitivement les listes et inventaires transmis pour tous les établissements sélectionnés. L'opération peut être exécutée dès que la phase de validation de l’inventaire a été effectuée, ou juste avant de redémarrer un nouvel inventaire. Il convient de s’assurer que tous les états d’inventaire ont bien été édités avant de lancer la suppression de la liste. Ce traitement optionnel est détaillé au chapitre Contrôler les inventaires en attente de validation.