Utilisation des règlements en attente en mode autonome
En mode autonome, il est possible d’utiliser un règlement en attente (bon d’achat, carte cadeau, etc.) émis en mode connecté.
Paramétrages requis
Caisse
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse
Pour utiliser ces règlements en attente en mode autonome, le paramètre Vérification de la liaison des règlements, situé dans l’onglet Mode autonome des paramètres de caisse, doit être coché (cf. Liaison des règlements). S'il ne l'est pas, aucun contrôle n’est effectué par Y2 en mode autonome.
Modes de règlement
Back-Office > Paramètres > Gestion > Modes de règlement
Dans la fiche des modes de règlement concernés, les options suivantes doivent être renseignées dans l'onglet Règlements en attente :
Liaison des règlements : l'option Obligatoire doit être sélectionnée .
Attribution du n° de bon : sélection d'une des deux options proposées.
Générer un bon en cas de reliquat : à renseigner si vous souhaitez gérer les reliquats sur le mode de règlement.
Droits d'accès
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
En mode autonome, lors de l'encaissement du mode de règlement en attente, plusieurs informations seront demandées au caissier afin de contrôler la validité du règlement (numéro du bon, montant et numéro d'utilisation). La saisie de ces éléments est soumise au droit d'accès Outrepasser le n° d’autorisation sur règlement en attente, situé dans le Menu Encaissement (107) > Droits d’accès > Opérations de caisse.
Si le droit d'accès est refusé, en cas d'incohérence dans les informations saisies, le message suivant est affiché : "Les informations saisies sont incorrectes. Veuillez les vérifier. Voulez-vous saisir un mot de passe pour continuer ?" Dans ce cas, le caissier peut faire appel à un utilisateur habilité à outrepasser ce droit.
Si le droit d'accès est activé, aucun contrôle de cohérence n'est effectué.
Procédure d'utilisation du règlement
Saisie du règlement en caisse
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket
Alors que la caisse est en mode autonome, au moment de l'encaissement de la vente avec le mode de règlement en attente, un écran s'affiche permettant de saisir les informations liées au règlement (numéro du bon, montant, numéro d'utilisation, etc.). Le caissier doit alors faire appel à son siège pour obtenir ces informations.
Appel au siège pour attribution d'un numéro d’autorisation
Back-Office > Ventes > Ventes détail > Règlements en attente
L’utilisateur du siège doit avoir accès à la base de données pour contrôler que le bon n’est pas utilisé, et donner un numéro d’autorisation. Ce numéro permet de sécuriser a minima l’utilisation du règlement. Il est constitué à partir du montant et du n° de bon. Ces informations doivent être communiquées par le siège à la boutique.
Le règlement en attente pourra être utilisé en totalité ou partiellement. A l’intégration des tickets saisis en mode autonome, l’émission du règlement sera automatiquement liée à son utilisation dans le ticket intégré, et à son solde avec génération du reliquat sur un nouveau bon (achat, arrhes, etc.) ou diminution du montant utilisé pour un règlement de type carte cadeau.
Sélectionnez le règlement en attente concerné, puis cliquez sur le bouton
[Actions complémentaires - Attribuer un numéro d’autorisation]. La fenêtre
qui s’affiche permet d’obtenir les caractéristiques du règlement (dates,
numéro), et d’ajouter un commentaire libre. La validation de l'écran permet
d'attribuer un numéro d'autorisation.
Une ligne est insérée dans le journal des événements pour marquer cette utilisation.
Ce numéro d'autorisation est affecté au règlement. En cas de non utilisation de ce règlement suite à cette demande, le numéro d'autorisation est conservé.
En cas de nouvelle demande, le numéro pourra être de nouveau communiqué à la boutique et la mention “Autorisation déjà fournie” sera affichée en rouge dans l’écran, permettant d’alerter l’utilisateur du siège sur le fait que le règlement a éventuellement été consommé par une boutique en mode autonome.
Le numéro d’autorisation a pour objectif de sécuriser la saisie par le caissier, et d’aider la réintégration des tickets.
Reprise en boutique
Le caissier saisit les informations dictées par le central. Le contrôle s’effectue sur le montant en valeur absolue, et il est possible de saisir le montant en positif comme en négatif. Afin de tracer la tentative d'utilisation du bon, une ligne est insérée dans le journal des événements.
Lors du retour en mode connecté, le ticket est réintégré avec les contrôles suivants :
Dates non conformes
Si le bon trouvé est disponible, même si la date de fin de validité est dépassée, Cegid Retail Y2 lie automatiquement le règlement en attente trouvé à son utilisation dans le ticket intégré.
Numéro d’autorisation non conforme
Pas de contrôle particulier, ce numéro a pour objectif de gérer une cohérence lors de la saisie des informations en mode autonome.
Montant utilisé de l’avoir = montant disponible
Le bon est accepté, soldé, lié avec le ticket. Il n'apparaît plus dans les règlements en attente.
Montant utilisé de l’avoir < montant disponible
Le bon est accepté, soldé, lié avec le ticket. Il n'apparaît plus dans les règlements en attente. En fonction de son paramétrage, un autre bon est créé pour le reliquat.
Montant utilisé de l’avoir > montant disponible
Ce cas se produit avec les cartes cadeaux en cas d’utilisation simultanée, ou en cas d’élévation de privilège ou de droit d’accès sur la cohérence du numéro d’autorisation. Lors de la réintégration un message signale que le règlement est non disponible.
Numéro de bon non conforme
Lors de la réintégration d'un ticket dont le n° de bon est non conforme, le message suivant apparaît pour signaler que le règlement est non disponible : "Règlement XXX non disponible, veuillez en sélectionner un autre".
La liste des règlements en attente s'affiche alors permettant de sélectionner le règlement souhaité.
Dans le cas où ce règlement contient un montant inférieur au montant disponible, il est accepté avec solde et génération d’un autre règlement en attente, si le mode de règlement gère les reliquats (cf. plus haut : Paramétrages requis/Modes de règlement).
En cas de sortie sans liaison des règlements, le ticket est enregistré et affiché en orange.
Ces opérations sont tracées dans le journal des événements.