Utilisation de la carte cadeau et du bon d'achat en caisse
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket
Vendre une carte cadeau ou un bon d'achat
Pour vendre un bon ou une carte comme n'importe quel autre article, il faut avoir préalablement créé une opération de caisse (de type carte ou bon), et créé un mode de règlement (de type carte ou bon). Pour cela, veuillez consulter la rubrique Création des bons d'achat et des cartes cadeaux.
Procédure
Saisissez l'article financier correspondant à l'acquisition du bon d'achat ou de la carte cadeau.
Indiquez le montant versé, puis saisissez éventuellement un message associé au bon.
Terminez la vente en encaissant le règlement.
Le bon d'achat est alors édité, affichant le numéro qui lui a été attribué, et qui servira lors de son utilisation.
Encaisser une vente avec une carte cadeau ou un bon d'achat
Une fois la vente effectuée, au moment du règlement, sélectionnez le mode de paiement Bon d'achat ou Carte cadeau. Une fenêtre s'affiche, permettant de saisir ou scanner le numéro du bon.
Si le concept Autoriser
la recherche du n° de bon est activé, vous pouvez effectuer une
recherche du n° de bon en cliquant sur le bouton [Rechercher]. Sinon,
vous devez faire appel à un utilisateur ayant le droit d'effectuer cette
opération (cf. Sécuriser l'utilisation des bons d'achat et
des cartes cadeaux).
A tout moment, il est possible d'effacer un ou plusieurs bons de la liste à l'aide des boutons [Supprimer un élément] et [Tout supprimer], et les flèches horizontales permettent de naviguer dans la liste des bons sélectionnés. Notez qu'il n'est pas possible d’insérer un nouveau bon si le montant total des bons déjà sélectionnés est supérieur ou égal au montant restant à payer du ticket.
Le bouton de validation est actif seulement si au moins un bon a été renseigné, et des contrôles sont effectués (dépassement de date de validité, montant minimum, reliquats, etc.) à la validation de chaque bon.
Notez qu'il est possible de saisir (ou scanner) plusieurs bons lors de la venue du client. Pour cela, vous devez cocher :
le paramètre de caisse Liaison des règlements disponible dans l'onglet Préférences,
le paramètre société Saisie multi-bons, présent dans la branche Gestion commerciale / Front Office.
Au moment du règlement, il est possible de contrôler l'enregistrement du bon ainsi :
Pour les bons de type Mode de paiement, la valeur du bon est renseignée sur la ligne du mode de paiement.
Pour les bons de type Remise,
la remise liée au bon peut être contrôlée à l'aide du bouton [Détail
des remises].
Si le bon est utilisé partiellement, le montant restant disponible peut être consulté dans la commande Règlements en attente (option Tous les règlements en attente), depuis le module Encaissement > Ventes (cf. Utilisation de la carte cadeau et du bon d'achat).
Types de messages possibles quand on quitte la fenêtre de saisie du numéro
Aucun bon sélectionné : on sort de l'écran.
Si le concept Outrepasser la liaison des règlements est activé, un message s'affiche signalant qu'aucun règlement n'est sélectionné, et demande si vous souhaitez conserver le mode de paiement.
OUI : le mode de paiement de type bon ou carte est inséré dans le ticket.
NON : le mode de paiement de type bon ou carte n'est pas inséré dans le ticket.
Un ou plusieurs bons sélectionnés : un message signale que la sélection est abandonnée, et demande si on souhaite continuer.
OUI : on sort sans sélection et la ligne est annulée.
NON : on reste dans l'écran de saisie des bons.
Sécuriser l'utilisation des bons d'achat et des cartes cadeaux
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Front-Office > Paramètres > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Afin d'éviter les fraudes, le droit d'accès Autoriser la recherche des numéros de bons en caisse disponible dans le menu Encaissement (107) > Droits d'accès > Saisie des règlements, permet d'autoriser ou interdire un utilisateur d'effectuer une recherche libre sur les numéros de bon.
Actif par défaut, ce droit d'accès permet la recherche libre des numéros de bons en caisse.
Non actif, il permet de sécuriser l'utilisation des bons, en exigeant la saisie du numéro de bon sans avoir la possibilité d'en utiliser un autre. Il reste néanmoins la possibilité d'outrepasser cette interdiction en faisant appel à un utilisateur habilité à effectuer l'opération.
Son fonctionnement dépend également du paramètre société Recherche sur le n° de bon, présent dans la branche Gestion commerciale / Front-Office.
Notez que l'autorisation ou interdiction du droit d'accès concerne TOUS les modes de paiement de type bon d’achat "simple"’, bon d’achat de fidélité et/ou de conditions commerciales, les cartes cadeaux (non nominatives), les arrhes déjà versées, ainsi que les avoirs.
Le tableau ci-dessous récapitule le fonctionnement du droit d'accès selon que le paramètre société Recherche sur le n° de bon (Gestion commerciale > Front-Office) est coché ou non.
Paramètre société "Recherche sur le n° de bon" coché |
|
|
Sécurise l'utilisation des bons, en exigeant la saisie du numéro de bon sans avoir la possibilité d'en utiliser un autre. Il reste néanmoins la possibilité d'outrepasser cette interdiction en faisant appel à un utilisateur habilité à effectuer l'opération. |
|
Permet la recherche libre des numéros de bons en caisse. |
Autoriser
la recherche des numéros de bons en caisse
Autoriser la recherche
des numéros de bons en caisse
Paramètre société "Recherche sur le n° de bon" décoché |
|
|
Sécurise l'utilisation des bons, en exigeant la saisie du numéro de bon sans avoir la possibilité d'en utiliser un autre. Il reste néanmoins la possibilité d'outrepasser cette interdiction en faisant appel à un utilisateur habilité à effectuer l'opération. |
|
L'utilisateur peut sélectionner le bon/carte de son choix dans la liste des bons/cartes en attente qui s'affiche. |
Rappel sur les paramètres qui permettent de prévenir le caissier des bons utilisables par un client :
Pour les bons d'achat de condition commerciale, le paramètre société Alerte sur les bons d'achat des conditions commerciales présent dans la branche CRM.
Pour les bons d'achat de fidélité, le paramètre Suggérer l'utilisation de bons d'achat disponibles disponible dans le programme de fidélité (onglet Définition).
Utiliser un bon d'achat en mode autonome
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse
Front-Office > Paramètres > Caisses > Caisse
En mode autonome, deux fonctionnements sont possibles, en fonction du paramètre caisse Vérification de la liaison des règlements, disponible dans l'onglet Mode autonome :
Option décochée : pas de contrôle de numéro de bon, ni en saisie, ni en réintégration de ticket.
Option cochée : un écran s’affiche permettant de saisir les informations du bon (n°, montant, etc.).
Lors de la réintégration, plusieurs possibilités :
En intégration automatique, une trace est inscrite dans le journal des événements.
En intégration non automatique : en cas de bon correspondant à un bon utilisable, ce dernier est intégré. Dans le cas contraire, si le droit d’accès Autoriser la recherche des n° de bons en caisse est autorisé, le multicritère est proposé au client pour faire matcher le bon d’achat utilisé avec un existant. En cas de sortie sans sélection, le bon est intégré sans être relié à un bon existant. Une trace est inscrite dans le journal des événements.
Dans certains États des USA, le solde restant sur une carte cadeau électronique doit être remboursé au porteur de la carte s’il passe en dessous d’un seuil donné.
Paramétrage du seuil de remboursement
Back-Office > Paramètres > Gestion > Modes de règlement
Le seuil en dessous duquel le montant disponible de la carte doit être remboursé est paramétré au niveau du mode de règlement carte cadeau, onglet Règlements en attente. Pour connaître les champs à renseigner, consultez la rubrique Créer un mode de règlement.
Remboursement lors de la vente
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket
Lorsqu’une carte cadeau est utilisée pour payer des achats, Cegid Retail Y2 s’assure que le solde disponible de la carte est supérieur au seuil paramétré pour le mode de paiement. Si le montant de la carte est inférieur au seuil, Cegid Retail Y2 va procéder au remboursement du client. Si l’option Proposer le mode de paiement est cochée, l'application demande au caissier s’il doit rembourser le client, via le message suivant : "Le montant disponible sur la carte est de XX $. Souhaitez-vous rembourser le client en : Espèces $ ?"
Attention ! La question n'est pas posée si l’option Proposer le mode de paiement n’est pas cochée.
Si le caissier accepte ou si l’option Proposer le mode de paiement n’est pas cochée, Cegid Retail Y2 envoie une demande de remboursement de la carte cadeau (cash out) au système de paiement. Si ce dernier ne dispose pas de commande particulière pour le remboursement, l'application envoie une demande de paiement.
Si sa demande réussit, un message avertit le caissier de rembourser le client, via le message suivant : "Le montant disponible de la carte est inférieur au seuil de XX $. Remboursez le client de XX $ en Espèces $."
Puis Cegid Retail Y2 ajoute une ligne au ticket avec l’article financier dédié au remboursement des cartes cadeaux et le montant disponible de la carte. Il ajoute aussi un règlement avec le mode de règlement paramétré et le montant disponible de la carte.
Taxation
Attention !
Dans la plupart des pays, le remboursement d’une carte cadeau n’est pas soumis aux taxes. L’article financier dédié au remboursement des cartes cadeaux doit donc être paramétré pour être ignoré par le calcul des taxes.