=> Voir aussi la procédure n° 354 (Gestion des tables libres des documents)
Tables libres documents
Si les informations disponibles en en-tête de document sont insuffisantes pour le caractériser, il est possible d’en ajouter à l’aide des tables libres documents. Pour cela, un paramétrage préalable s’impose.
Paramétrages préalables
Étape 1 : Titre des tables libres
Back-Office > Paramètres > Documents > Tables libres documents > Définition
Dans un premier temps, vous allez donner un titre à ces informations supplémentaires (Exemples : Type de commande, Origine de la commande, etc.).
Étape 2 : Éléments des tables libres
Back-Office > Paramètres > Documents > Tables libres documents > Zones libres
Dans un deuxième temps, il faut prévoir la liste des valeurs possibles pour chaque titre paramétré préalablement.
Par exemple, si l’on reprend nos deux exemples précédents, pour les tables libres :
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Pour le titre "Type de commande", vous pouvez créer les libellés : Collection, Réassort, etc.
-
Pour le titre "Origine de la commande", vous pouvez créer les libellés : Courrier, Mail, Fax, etc.
Il est également possible de s’appuyer sur une tablette existante, évitant ainsi la saisie des différents libellés. Pour cela, cochez la case Utilisation d’une tablette, puis sélectionnez la tablette à utiliser. Ainsi, il est possible de paramétrer une table libre appelée Collection et utiliser ensuite la tablette Collection sans avoir à les renseigner puisque déjà définies dans la tablette. Vous pouvez faire de même sur l’ensemble des tablettes proposées : Codes postaux, Familles comptables, Mode d’expédition, Régions, Devises, etc.
Étape 3 : Contexte d’utilisation des tables libres
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures
Dans un troisième temps, il faut déterminer leur contexte d’utilisation. Pour cela, dans la partie droite de l'écran, sélectionnez la nature de document pour laquelle vous souhaitez utiliser ces tables libres (Commande Client - CC, Ticket - FFO, etc.).
Ouvrez ensuite l’onglet Tables libres, cochez le paramètre Utilisation des tables libres, et indiquez les valeurs choisies.
La case à cocher Obligatoire permet de rendre obligatoire la saisie de ces informations, avec ou sans valeur par défaut (cf. Natures de documents / Onglet Tables libres).
Affichage des tables libres documents en encaissement
Cliquez ici pour connaître la procédure permettant d'afficher les tables libres documents lors de l'encaissement.
Exploitation des tables libres
Les tables libres sont ensuite utilisées en saisie de document, pour exploitation ultérieure dans les statistiques et analyses.