Suivi personnalisé
Cegid Retail Y2 offre la possibilité d’effectuer un suivi des modifications apportées à certaines fiches telles que les fiches Établissements, Dépôts, Clients (et Prospects), Fournisseurs et Articles. Ce suivi est dit "personnalisé" car il permet de paramétrer les champs que vous souhaitez plus particulièrement tracer sur ces fiches, que ce soit en création, en modification ou en suppression.
Paramétrage du suivi personnalisé
Activer le suivi personnalisé
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société
Ouvrez la branche Gestion commerciale > Paramètres par défaut, et cochez la case Suivi personnalisé.
Activer le suivi des actions pour les fiches
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès
Les fiches qui feront l’objet d’un suivi personnalisé doivent être paramétrées dans la Gestion des droits d’accès > Suivi des actions (113).
Pour cela, sélectionnez le sous-menu Données de base, et pour chaque fiche que vous souhaitez suivre (Client, Établissement, etc.) vérifiez que la ligne Suivi personnalisé affiche un accès dit "autorisé" :
Les fiches dont la ligne
Suivi personnalisé affiche "Autorisé"
seront tracées dans le journal des événements, pour le groupe utilisateurs
concerné.
Les fiches dont la ligne Suivi personnalisé
affiche "Refusé" ne seront pas suivies dans le journal des événements.
Par exemple, si vous souhaitez suivre les actions effectuées sur les fiches clients, sélectionnez la ligne Clients / Suivi personnalisé et positionnez l’accès à "Autorisé" pour le groupe utilisateurs concerné.
Paramétrer les champs à suivre
Back-Office > Paramètres > Clients (ou Fournisseurs, Articles, Établissements, Dépôts) > Suivi personnalisé
Les champs que vous souhaitez tracer sur une fiche sont à paramétrer dans le menu associé à cette fiche, à savoir : Articles, Clients, Fournisseurs, Établissements, Dépôts. Le fonctionnement étant sensiblement le même pour tous ces écrans, nous étudierons seulement le suivi personnalisé des clients.
Notez que le fait d’activer le suivi personnalisé des fiches clients active également le suivi personnalisé des fiches prospects.
Ouvrez alors la commande Clients > Suivi personnalisé pour effectuer les opérations suivantes :
Indiquez tout d’abord dans quels contextes vous souhaitez suivre les champs de la fiche client en cochant la case appropriée : Création, Modification et/ou Suppression.
Dans la partie gauche de l’écran, sont listés tous les champs qui peuvent être suivis dans la fiche client.
Utilisez ce bouton pour basculer les champs que vous souhaitez suivre
dans la partie droite de l’écran, puis validez. Les champs basculés à droite seront tracés dans le suivi personnalisé du journal des événements.
Par exemple, si vous sélectionnez l’option de suivi Création, puis que vous sélectionnez le champ Adresse (T_ADRESSE1) dans les champs à suivre, cela signifie que vous tracez la création des fiches clients pour lesquelles le champ Adresse1 est renseigné. Cette action sera consultable dans le suivi personnalisé du journal des événements.
Comme pour le journal des événements, le suivi personnalisé crée un enregistrement pour chaque création, modification ou suppression.
La différence avec le journal des événements est dans le fait qu’on n’enregistre ces événements que pour un sous-ensemble de champs concernant la table des clients.
La zone Filtre en bas de l’écran permet de ne faire apparaître qu’une partie des champs disponibles, en les filtrant au choix, sur le nom du champ, le type de champ, ou le libellé du champ.
Gérer les droits d'accès
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Les droits d’accès suivants doivent être activés pour les groupes utilisateurs de votre choix. Ils dépendent du suivi que vous souhaitez mettre en place et des droits que vous souhaitez attribuer.
Menu |
Branche |
Description du droit d'accès |
Menu 105 : Paramètres |
|
Ces droits d’accès impactent la commande Suivi personnalisé, accessible depuis les Paramètres > Articles, Clients, Fournisseurs, Établissements et/ou Dépôts. Il s’agit ici de donner ou non l’autorisation aux groupes utilisateurs de votre choix de pouvoir paramétrer les champs à suivre sur ces fiches. Pour les fiches suivantes, activez ou non l’option Suivi personnalisé :
Par exemple, j’autorise le groupe utilisateurs X à paramétrer les champs de la fiche Article, mais pas de la fiche Client. |
Menu 106 : Administration |
Journal des événements - Suivi personnalisé |
Ces droits d’accès impactent la commande Suivi personnalisé, accessible depuis Administration > Journal des événements. Donnez ou non le droit au groupe utilisateurs de votre choix de consulter les modifications effectuées dans les fiches suivantes :
Par exemple, j’autorise le groupe utilisateurs X à consulter le Journal des événements / Suivi personnalisé de la fiche Article, mais pas de la fiche Client. |
|
Journal des événements - Épuration du suivi personnalisé |
Ces droits d’accès impactent la commande Épuration du suivi personnalisé, accessible depuis Administration > Journal des événements. Donnez ou non le droit au groupe utilisateurs de votre choix de purger le journal des événements des fiches suivantes :
Par exemple, j’autorise le groupe utilisateurs X à purger le Journal des événements / Suivi personnalisé de la fiche Article, mais pas de la fiche Client. |
Menu 113 : Suivi des actions |
Données de base |
Activez le type de suivi (standard ou personnalisé) que vous souhaitez mettre en place pour chacune des fiches suivantes et pour les groupes utilisateurs de votre choix :
Par exemple, suivre les actions effectuées par le groupe utilisateurs X sur la fiche Article, mais pas sur la fiche Client. Notez que le suivi standard correspond au suivi fait dans le journal des événements. |
Gestion du suivi personnalisé
Liste des actions suivies
Les paramétrages effectués sur les fiches articles, clients, fournisseurs, établissements ou dépôts, impactent d’autres commandes. En paramétrant le suivi de certains champs de ces fiches, les actions effectuées dans les commandes listées ci-dessous seront également tracées dans le suivi personnalisé.
Commandes |
Actions |
Articles |
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Clients |
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Fournisseurs
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Établissements
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Dépôts |
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Restitutions et purges
Consulter les modifications dans le journal des événements
Back-Office > Administration > Journal des événements > Suivi personnalisé
Ouvrez le suivi personnalisé de votre choix : clients, fournisseurs, articles, établissements, ou dépôts.
L’écran affiche la liste des modifications effectuées, en fonction des paramétrages précédemment enregistrés.
Pour en savoir plus sur une modification, effectuez un double-clic sur la ligne afin d’en afficher le détail.
Purger le suivi personnalisé
Back-Office > Administration > Journal des événements > Épuration du suivi personnalisé
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez effectuer l’épuration : clients, fournisseurs, articles, établissements, ou dépôts.
Une fois les données affichées à l’écran, sélectionnez les lignes à supprimer, puis appuyez sur le bouton [Supprimer].
L’action de suppression est stockée dans le journal des événements, avec le paramètre JO2.