Gestion des stocks et des inventaires des lots
Gestion des stocks
Notez que les lots ne sont pas gérés dans les images de stock.
Disponible article
Back-Office > Stocks > Consultation > Disponible article
A partir de cette commande, le détail par lot du stock est accessible
à l’aide du bouton [Détail du stock physique].
Cet écran affiche le détail des lots disponibles en stock par article et par dépôt. Par défaut, seuls les lots ayant du stock s’affichent. Les lots dont la quantité est à zéro peuvent être affichés en décochant l’option Lot en stock. La recherche d’un lot s’effectue en utilisant les critères de recherche suivants : Lot externe, lot interne, lot suivi (si géré) et les différentes dates.
Consultation de la fiche lot
Back-Office > Stocks > Consultation > Gestion des lots
La fiche lot peut être consultée via le bouton [Fiche lot]. Elle contient
l’identification du lot (ses références), l’origine de sa création (toutes
les informations liées au document), les dates, et diverses informations.
Historique des mouvements
Back-Office > Stocks > Consultation > Gestion des lots
L’accès au détail des mouvements
pour un lot se fait par un double-clic sur la ligne du lot, ou bien à
l’aide du bouton [Historique mouvements]. L'écran affiche l’ensemble des
mouvements qui ont affecté le lot. Par défaut, la ligne de mouvement contient
le numéro du document, la nature du document d’origine, la nature du mouvement,
les informations liées au lot et la quantité.
Back-Office > Stocks > Inventaire
L’inventaire des lots a pour but d’inventorier les quantités physiques et de les identifier par lot à une date précise. Par exemple, pour un article A, le stock au jour J est de 10 avec 2 pour le lot A, 3 pour le lot B et 5 pour le lot C. L'inventaire permet de constater les éventuelles erreurs d’affectation à des lots entre eux ou de constater physiquement, par exemple, un lot inexistant en base.
Génération d'une liste
Pour les articles gérés en lot au niveau de l’établissement, la liste d’inventaire contient le détail par article/lot calculé à partir des informations contenues dans la base. La liste générée à une date d’inventaire (antérieure à la date de génération) ne tient pas compte des mouvements ayant affecté les lots et ceux créés postérieurement à cette date. Le détail par lot à la date de l’inventaire se calcule au matin. Notez que les articles appartenant à un lot alimentent une table spécifique (LISTEINVLOT) afin d’associer à la liste d’inventaire les données théoriques du lot pour les articles concernés.
Inventaires transmis
La transmission d'articles gérés par lot doit se faire en détaillant les lots, c’est-à-dire qu’elle doit contenir l’article autant de fois que de lots présents au jour de l’inventaire avec les quantités inventoriées. Les numéros de lot doivent être renseignés pour les articles gérés par lot, afin d’identifier à quel lot appartient l'article et l’intégrer dans la bonne liste d’inventaire. Lorsque la transmission est intégrée, si un article est géré par lot et que l’identifiant du lot n’a pas été renseigné, l’article sera rejeté dans une nouvelle transmission (hormis si une exception sur cet article a été définie pour l’établissement concerné). Le fonctionnement de l’intégration est le suivant :
En cas d’inventaire partiel : l’article sera ajouté à la liste d’inventaire s’il est inclus dans les articles recensés, ou bien si les critères de sélection des articles de la liste correspondent à l’article. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’article sera rejeté dans une nouvelle transmission.
En cas d’inventaire total : l’article sera obligatoirement inclus dans la liste d’inventaire de l’établissement et du dépôt correspondants, si l’identifiant du lot est renseigné ou que l’article est concerné par une exception.
Dans la commande Saisie >
Consultation, le bouton [Détail du lot] permet de renseigner les références
du lot, soit en saisissant ces informations, soit en sélectionnant un
lot disponible dans le détail du stock via le bouton [Sélectionner un
lot].
Lors de l’intégration de la transmission, si les informations du lot pour un article géré en lot ne sont pas renseignées, la ligne n’est pas intégrée dans la liste d’inventaire.
Saisie / Modification d'une liste d’inventaire
Pour les articles gérés en lot dans un établissement, les informations liées au lot s’affichent dans la partie située en dessous des lignes de l’inventaire. Cette zone contient les références du lot (interne, externe, etc.) et les dates du lot (entrée, péremption, etc.). Si l’article n’est pas géré en lot, l'information Article non géré par lot s’affiche. La saisie des quantités inventoriées se fait par lot pour assurer la traçabilité et constater les écarts au niveau de chaque lot. Selon comment est gérée l’option Articles gérés par lot, il est possible d'afficher ou d'exclure les articles gérés par lot, ou bien de prendre en compte tous les articles.
Sur l'écran Saisie
inventaire, l’accès aux références du lot se fait soit par un double-clic
sur une ligne, soit via le bouton [Fonctions supplémentaires - Détail
du lot].
En fonction du type d’inventaire, le comportement suivant s’applique :
Pour un inventaire total, les références des lots existants ne sont pas modifiables. Si un lot inventorié physiquement n’est pas présent dans la liste, le lot peut être saisi avec la quantité inventoriée à l’aide du bouton [Ajouter un article]. Les références du lot sont obligatoires et un message vous invite à les renseigner si besoin, soit en saisissant ces informations, soit en sélectionnant un lot disponible dans le détail du stock via le bouton [Sélectionner un lot].
Pour un inventaire partiel, les références des lots existants sont modifiables mais dans ce cas, les quantités stock ordinateur sont initialisées à zéro considérant que cette modification correspond au référencement d’un nouveau lot. Attention ! Dans ce cas, le lot modifié n’est plus présent dans la liste.
Validation
Lors de la validation de l’inventaire, les écarts inventoriés sont reportés dans le stock et affectent le détail par lot. Pour chaque lot concerné par un écart positif ou négatif, un mouvement (de type inventaire) constate l’impact dans le lot. Si le lot saisi dans la liste d’inventaire n’existe pas, ce dernier est créé. Si la liste contient un article géré en lot pour lequel une quantité inventoriée a été saisie et les références du lot ne sont pas renseignées, la validation de l’inventaire ne s’effectue pas. Le journal des événements contient le message suivant : "La saisie des informations de lots n'est pas complète" (avec le code article et la quantité inventoriée). L’image de stock ne gère pas le détail des lots composant le stock.