Stockage des .PDF pour envoi par outil externe

Cette fonctionnalité permet de ne plus effectuer l'envoi d'e-mail depuis Cegid Retail Y2, mais de stocker le PDF du ticket ainsi que les éléments additionnels nécessaires à la constitution de l'e-mail, pour ensuite permettre à un outil externe de prendre en charge cet envoi. Le principe général reste de constituer le PDF de la facture via une tâche planifiée. Le Process-Server exécutant la tâche planifiée a en charge :

Soit d'envoyer directement l'e-mail,
Soit de stocker sur un répertoire d'un serveur local le fichier PDF et les informations annexes de routage,
Soit de mettre à disposition sur un serveur distant accessible via FTP le fichier PDF avec les informations annexes.

Notez que Cegid Retail Y2 met à disposition l'information (PDF + informations de routage). Charge à l'outil externe de prendre en charge le marquage, l’archivage et le déplacement des données envoyées, l'épuration éventuelle des fichiers ainsi que la gestion des erreurs d'envoi d'e-mail qui seraient amenées à se produire.

Configurer le stockage des .PDF pour l'outil externe

Depuis la webapp Company Settings

Ouvrez la branche Gestion commerciale / Envoi de mail, et renseignez les paramètres indiqués ici.

Stockage sur disque local

Si le stockage du PDF est activé, le PDF généré par la tâche planifiée n'est plus envoyé au client mais sauvegardé sur disque dans le répertoire paramétré et renommé suivant le paramétrage défini. Si le PDF est déjà présent, celui-ci sera écrasé (dans le cas par exemple d’une re-génération d'un PDF suite à une modification du ticket). Une table existe dans Cegid Retail Y2 pour stocker ces informations et permettre une restitution via un multicritère pour suivi des e-mails mis à disposition. Données de l'e-mail mis à disposition sauvegardées dans la table d'informations MMAILINFOS :

Clé du ticket : Nature / Souche / Numéro / Indice
Date du ticket
Établissement de saisie du ticket
Caisse de saisie du ticket
Code du vendeur
E-Mail expéditeur
E-Mail destinataire
Objet de l'e-mail : Issu du profil
Corps de l'e-mail : Issu du profil
Code client destinataire
Nom du fichier PDF
Répertoire de stockage
Date de Création / Modification

Stockage sur serveur distant via ftp

Dans ce cas, le PDF n'est plus sauvegardé sur un disque local mais poussé sur le serveur distant via ftp (mode binaire obligatoire) dans le répertoire paramétré et renommé suivant le paramétrage défini. Comme dans le cas précédent, si le PDF est déjà présent, celui-ci sera écrasé, et les données de la table réactualisées.

Consulter les fichiers .PDF des tickets

Back-Office > Administration > Société > Envoi d'e-mail par outil externe

Cette commande n’est visible que si le paramètre Stockage des PDF des tickets pour outil externe est coché (cf. paramètres société).

L’écran affiche la liste des tickets ayant fait l'objet d'un envoi par e-mail. Toutes les informations de la table MMAILINFOS peuvent être affichées dans la liste avec en plus les principales informations du client (nom, prénom, adresse).

Épurer les fichiers .PDF des tickets

A l'instar de ce qui existe déjà pour l'épuration des tâches planifiées d'envoi d'e-mail, un nouveau traitement d'épuration des .PDF stockés est implémenté en début du traitement Process-Server d'envoi d'e-mail.

Ce traitement assure la suppression des .PDF stockés sur disque, ainsi que des données annexes mémorisées, pour tous les envois d'e-mail antérieurs au délai de conservation paramétré dans les paramètres société (cf. paramètres société).

Dans le cas d'un stockage via ftp, seules les données de la table seront épurées, pas les fichiers réels.