Saisie manuelle des documents

Saisie manuelle des documents d'achat et de vente

Back-Office > modules Achats ou Ventes (détail ou négoce) > Saisie

Les fonctionnalités liées à la saisie d'un document sont disponibles via la barre d'outils. Le document, qu'il soit d'achat ou de vente, peut être décomposé ainsi : les données d'en-tête, les tables libres (facultatif), le corps de document, les données de pied de document, la saisie des règlements.

Notez que seuls certains documents peuvent être saisis directement. D’autres ne peuvent être créés qu’en génération à partir d’un document précédent.

Pour rappel, la nature de document utilisée pour la saisie des ventes détail est la nature FFO – Ticket, et concerne aussi bien les tickets saisis dans le Front-Office que ceux saisis dans le Back-Office. Elle inclut les tickets de vente et les tickets de retours clients de marchandises, et impacte le stock physique.

Les données d'en-tête

Un document, qu'il soit d'achat ou de vente, comporte un certain nombre d'informations en en-tête. Certaines sont obligatoires, c'est notamment le cas des informations suivantes :

le fournisseur (pour les documents d'achat),
le client (pour les documents de vente), même s’il s’agit d’un client de passage non identifié,
l'établissement et le dépôt (si gestion multidépôt),
la devise du document,
la date du document,
la date de livraison prévisionnelle.

Certaines informations sont par ailleurs non modifiables une fois les articles saisis, et d'autres restent facultatives comme les références (interne, externe, ou de suivi) ou le commercial.

Notez que de nombreux champs peuvent faire l’objet d’un paramétrage préalable dans les natures de documents (Paramètres > Documents > Documents / Natures). Il s'agit des champs suivants :

Devise document : Ce champ reprend le paramétrage effectué dans les natures de documents / onglet Préférences, champ Origine de la devise.
Date de livraison : Ce champ est alimenté selon le paramétrage effectué dans les natures de documents / onglet Préférences, champ Origine de la date de livraison.
Commercial du document : Ce champ reprend le paramétrage effectué dans les natures de documents / onglet Commercial, champ Type de commercial.
Référence (interne, externe, de suivi) : Ces champs reprennent le paramétrage effectué dans les natures de documents / onglet Divers.

Les tables libres documents (facultatif)

Notez que l'utilisation des tables libres documents n'est pas obligatoire. Pour en savoir plus sur leur paramétrage et leur utilisation, veuillez consulter la rubrique Tables libres documents.

Le corps de document

Cette partie permet de saisir des articles, ou d'autres lignes comme des lignes de commentaires. Plusieurs méthodes de saisie sont offertes.

Saisie de la référence article

Dans la zone Référence, saisissez la référence article directement, ou bien effectuez un double clic afin de sélectionner l’article de votre choix (seuls les articles rattachés au fournisseur du document sont proposés).

Saisie par code-barres

Cliquez sur ce bouton pour afficher la fenêtre Saisie par codes-barres.

Saisie par dévidage du terminal

Il est possible d’utiliser la fonction de dévidage du Terminal Portable d'Inventaire (TPI).

Cliquez d’abord sur le bouton [Saisie par codes-barres] pour afficher la fenêtre de saisie par codes-barres.
Cliquez ensuite sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre de transmission.

Les données de pied de document

En plus des informations affichées sur les lignes d’articles, il est possible de saisir en pied :

la remise,
l'escompte,
les ports et frais, etc.

Dans les données de pied du document, il est également possible d'afficher des informations utiles lors de la saisie d'un document telles que le stock disponible, ou l'unité d'achat par exemple. Il s'agit des Infos lignes :

Ces infos lignes se définissent depuis le Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures.

Ouvrez la nature de document de votre choix (par exemple : CC - Commande client), puis sélectionnez l'onglet Infos lignes.
Dans l'une des infos lignes disponibles, sélectionnez celle que vous souhaitez voir apparaître dans le pied des commandes clients et validez.
Une reconnexion est nécessaire pour que le paramétrage soit pris en compte.

La saisie de règlements

Pour les documents de vente (détail ou négoce), une fois le corps du ticket saisi et validé, une fenêtre de saisie s’ouvre automatiquement afin de pouvoir renseigner le ou les modes de règlement utilisés.

Les autres fonctionnalités de saisie

Back-Office > modules Achats et Ventes (détail ou négoce) > Saisie

Les fonctionnalités liées à la saisie d'un document sont disponibles via la barre d'outils. En fonction du paramétrage du dossier, d'autres boutons ou lignes de boutons sont utilisables (litiges, colisage, pré-répartition, etc.).

Bouton	Description
	Ce bouton permet de visualiser la fiche du tiers ou la devise du document.
	Le bouton [Actions complémentaires] permet de saisir des compléments aux données d'en-tête, d'afficher le détail des remises, de saisir des exceptions de taxation, etc.
	Le bouton [Échéances] d'ouvrir la fenêtre de saisie des échéances et des modes de paiement.
	Le bouton [Actions lignes] permet d'insérer et de supprimer une ligne, de fusionner les lignes à caractéristiques identiques, et d'afficher ou de cacher les dimensions des articles génériques.
	Le bouton [Insérer un sous-total] permet, en milieu de document, de créer une ligne de sous-total.
	Ce bouton permet de saisir un acompte ou règlement, si l’option Gestion des acomptes a été préalablement activée depuis les natures de document, onglet Gestion.
	Le bouton [Ports et frais] permet de créer ou d'utiliser des frais de port pour le document.
	Le bouton [Rechercher] permet de rechercher un élément dans le document.
	Le bouton [Descriptif détaillé de l'article] ouvre une fenêtre de saisie libre à la ligne, destinée par exemple à la saisie de commentaires sur une ligne.
	En activant ce bouton, la recherche article se fait non pas sur la liste des articles mais sur le référencement articles.
	Le bouton [Saisie par CAB] permet d'ouvrir la fenêtre de saisie des codes-barres.
	Ce bouton ne concerne que les documents d'achat. Il permet d’insérer en série des articles en se basant sur des critères de stock.
	Ce bouton ne concerne que les documents d'achat. Il permet de créer un article en cours de saisie de document.
	Ce bouton permet de gérer le colisage des articles, si l’option a été préalablement activée depuis les natures de documents.
	Ce bouton permet de créer un tiers tant que l’on est encore positionné en en-tête du document (un fournisseur pour les documents d'achat, un client pour les documents de vente).
	Ces boutons ne concernent que les documents d'achat. Ils permettent d’affecter automatiquement la quantité du document précédent dans le document actuel, à la ligne ou pour toutes les lignes du document.