Règlements négoce
Un des éléments essentiels de la gestion des documents de vente négoce tient à la saisie et au suivi des règlements des clients. Par défaut, ce suivi est assuré par le module complémentaire de la comptabilité appelé Suivi des règlements, lorsque les bases de données comptables et gestion commerciale sont communes. En cas de bases distinctes, il est nécessaire de mettre en place un certain nombre de paramètres dans le dossier de gestion commerciale afin d’assurer le suivi des règlements clients (perçus ou non), et donc de pouvoir consulter le solde d’un client à tout moment.
Paramétrage des règlements négoce
Activer le suivi des règlements
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société
Ouvrez la branche Gestion commerciale > Clients-Fournisseurs, puis cochez l’option Gestion des règlements négoce (option disponible dans le pavé Règlements clients).
Paramétrer le mode d’ouverture des échéances
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents/Natures
Ouvrez l’onglet Gestion, et dans la zone Ouverture fenêtre des échéances, indiquez le mode d’ouverture souhaité (Ouverture automatique, sur demande, ou pas d’échéances).
Paramétrer les modes de règlement utilisés
Back-Office > Paramètres > Gestion > Plans de financement
Cette commande permet de paramétrer les modes de règlement qui seront utilisés ensuite lors de la saisie des règlements négoce.
Back-Office > Ventes > Ventes négoce
Cette rubrique détaille la saisie d'un règlement négoce dans un document ou hors document.
Saisir un règlement dans un document
Back-Office > Ventes > Ventes négoce > puis choisir le document à saisir (devis, commande, livraison, etc.)
Suivant le paramétrage de l’ouverture de la fenêtre des échéances, celle-ci
s’ouvre automatiquement, ou bien à l’aide du bouton [Échéances].
Si le document n’est pas une facture, il faut d’abord indiquer si le règlement est un acompte ou des arrhes. Cette information n’est pas présente pour une facture.
Ensuite, il faut indiquer le ou les modes de paiement du client, leur montant respectif et s’ils sont réglés immédiatement ou sinon indiquer l’échéance prévue.
Le mode de règlement proposé en premier lieu est par défaut celui indiqué dans l’onglet Règlement de la fiche du client concerné.
Dans la fenêtre Répartition
des échéances, ce bouton permet d’accéder au paramétrage des plans
de financement.
Notez que l’information Mnt perçu n’est disponible que lorsque le paramètre société Gestion des règlements négoce a été activé.
Ce bouton permet de répartir les échéances sur les modes de paiement présents.
Saisir un règlement hors document
Back-Office > Ventes > Ventes négoce > Saisie d'un règlement
Cette commande permet de saisir un règlement en dehors de toute saisie de document commercial.
La fenêtre de saisie des règlements et échéances est alors proposée afin de compléter la saisie initiale réalisée lors de la saisie des documents. Dans ce mode de saisie, les règlements sont par défaut considérés comme perçus.
Attention !
La saisie directe de règlements a pour conséquence le rattachement de cette action à une nature de document fictive de code FIC.
Liste des règlements en génération de facture
Back-Office > Ventes > Génération > Facture
Lorsque l’option Gestion des règlements négoce est activée dans les paramètres société, au moment de la validation de la génération de la facture du client, l’écran Liste des règlements du client est automatiquement affiché.
Il est alors possible de sélectionner tout ou partie des règlements déclarés comme perçus lors de la saisie des documents qui précèdent la facture.
Consultation de l'encours commercial du client
(cf. Gestion des clients, rubrique Encours).
Lettrage / Délettrage des règlements
Back-Office > Ventes > Ventes négoce > Lettrage / Délettrage
Cegid Retail Y2 permet de réaliser une correspondance entre les factures et les règlements d’un client.
Après sélection d’une ligne dans le tableau, cliquez sur ce bouton pour
visualiser en bas d’écran les informations du document sans pour autant
ouvrir celui-ci.
La partie gauche affiche les informations relatives aux articles, et la partie droite celles relatives aux règlements.
Le bouton [Zoom] permet de
basculer sur la visualisation de la fiche du client, ou du document.
La sélection des lignes se fait à l’aide de la barre d’espace, ou à l’aide du bouton [Tout sélectionner].
Un certain nombre de contrôles sont réalisés lors du lettrage ou du délettrage. Ces contrôles sont généralement liés aux règlements, et selon les contextes les messages suivants sont susceptibles d’être affichés :
La somme des règlements ne peut être supérieure à la somme des factures.
Le règlement de la facture n° XX est lié à plusieurs factures. Voulez-vous délettrer les autres factures ou annuler ce délettrage ?