Référencement des articles avec numéro de série

Référencement des articles avec numéro de série

Le référencement des numéros de série est optionnel ; il permet d’identifier l’ensemble des mouvements d’entrée / sortie des articles composés de tout ou partie de métaux précieux (or, argent, platine). Au sein de Cegid Retail Y2, il permet de :

• Stocker, à date, le poids total, or, argent, platine pour chaque pièce (# série).

• Prévoir d’enregistrer des informations libres au numéro de série (Ex : le # de gravure).

• Imprimer le numéro de série et les poids réels de chaque document (à la date du document), sur les factures détail, et sur les étiquettes.

Paramétrage du référencement

Activer le référencement

Depuis la webapp Company Settings > Gestion commerciale > Articles

Cette gestion doit être préalablement activée à l’aide du paramètre société Référencement des numéros de série. Une fois coché, ce paramètre permet d’utiliser les fonctions relatives au référencement. Si en plus du référencement vous souhaitez gérer les poids et composants des articles avec numéro de série, activez le paramètre Gestion des poids et composants au numéro de série.

Paramétrer la nature de document

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Nature

Pour chaque nature de document de type Entrée de stock, vous devez indiquer le type de référencement dans l’onglet Stock (cf. Paramétrer les natures de document).

Paramétrer les attributs libres

Back-Office > Paramètres > Articles > Titres zones

Cette table permet de stocker des informations libres propres à chaque numéro de série. Les éléments suivants peuvent être paramétrés :

• Libellés libres numéro de série,

• Dates libres numéro de série,

• Boites à cocher numéro de série,

• Valeurs libres numéro de série.

Ils sont ensuite utilisables depuis les Stocks > Consultation > Numéros de série > Référencement des numéros de série.

Gérer les composants

Back-Office > Paramètres > Gestion > Composants

Cette commande permet de saisir les différents composants des articles gérés avec numéro de série (ex. : Or, argent, platine, diamant, etc.).

Notez qu'un composant ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé pour un article avec numéro de série.

Gérer les unités de mesure

Back-Office > Paramètres > Gestion > Unités de mesure

La table des unités de mesure de Cegid Retail Y2 peut être utilisée afin de stocker l’unité de mesure de la quantité de composants. Une unité de mesure ne pourra pas être supprimée si elle est utilisée par un composant.

Saisie d’un référencement

Back-Office > Stocks > Consultation > Numéros de série > Référencement des numéros de série

Cette commande permet de consulter, créer ou modifier les référencements des numéros de série, en dehors de tout mouvement de stock. Ce référencement utilise une table existante (STKFICHETRACE), complétée de champs libres utilisateurs. Le critère Référencement sans composant permet de filtrer sur les référencements saisis avec ou sans composant.

1. Appuyez sur le bouton [Nouveau] afin d'ouvrir la fenêtre Référencement des numéros de série.

2. Saisissez les informations d’en-tête (code article, n° de série, etc.).

3. Appuyez sur le bouton [Nouveau composant] pour saisir le composant du numéro de série, ainsi que son poids.

4. La date et le champ Fermé permettent de suivre l’évolution du poids d’un composant dans le temps (cas d’un polissage d’une pierre, suppression d’un maillon d’un collier), conservant ainsi l’historique de la valeur du produit. Par défaut, il n’y a qu’une ligne non fermée pour un composant donné.

Exemple :

Bague OR          Art 000566          n° 45645645678/
Composant	001 – OR	4.45g    01/08/2012       Fermé à –
Composant	500 – Diamant	2 Ct      01/08/2012       Fermé à –
Modification du poids de la bague, on crée un nouvel enregistrement OR à 4g : (inverser pour afficher les non fermés en haut)
Composant	001 – OR	4.45g    01/08/2012      Fermé à X
Composant	500 – Diamant	2 Ct       01/08/2012      Fermé à –
Composant	001 – OR	4.0g      01/10/2012      Fermé à –
Chaque enregistrement stocke la date de pesée, la date de création avec l’heure, l’utilisateur ayant créé un nouvel enregistrement de poids.

Notez que si le composant est déjà saisi, il est possible de le modifier en effectuant un double-clic sur la ligne, mais cette modification est soumise au droit d’accès Autoriser la modification du poids des composants des numéros de série (cf. Gestion des droits d’accès). L’utilisateur a la possibilité de :

• modifier le poids d’un composant existant,

• ajouter un autre composant,

• changer le poids d’un composant à date. Dans ce cas, si l’utilisateur modifie une composition déjà existante sur le numéro de série, si la date de pesée est :

  • identique : l’utilisateur est bloqué, et doit modifier le référencement déjà existant.

  • inférieure : l’utilisateur est également bloqué.

  • supérieure : la pesée existante est fermée et un nouvel enregistrement est ajouté.

Les mêmes contrôles sont implémentés dans l’import des composants liés à un numéro de série.

Importation de la table de référencement

Back-Office > Échanges de données > Reprise de données > Importation de données

S’il est possible de saisir l’ensemble des référencements, il est également envisageable d’importer ces éléments. Il existe deux formats de fichiers :

• Fichier d’importation d’un référencement (identifiant de l’enregistrement SER),

• Fichier d’importation d’un composant (identifiant de l’enregistrement COM).

L’importation permet de gérer la création et la mise à jour du référencement. De même pour les compositions, on peut récupérer des mises à jour de compositions (mise à jour du poids sur une date déjà enregistrée, ou nouvelle mesure sur une nouvelle date). La règle reste un poids par composant actif (la mesure précédente d’un composant doit être fermée par l’import), et la liste des composants doit être modifiable.

Attention !

Prendre en compte le format des numéros de série. Si le numéro de série est déjà référencé, l’importation le met à jour.