Présentation du cycle des achats
Les méthodes d'approvisionnement
Avec les logiciels de la gamme ORLI
Le cycle des achats peut être alimenté par le progiciel Orliweb :
les commandes clients Orliweb sont redescendues dans Cegid Retail Y2 en tant que commandes fournisseurs,
les livraisons Orliweb sont redescendues dans Cegid Retail Y2 en tant qu'annonces de livraison ou réceptions fournisseurs au choix.
A l'aide du réassort ou de la pré-répartition
Une commande fournisseur peut également être créée à partir :
du réassort automatique présent dans le Back-Office > Stocks > Réassortiment magasins > Réassortiment et répartition.
des commandes de réassort saisies directement par les boutiques, puis générées par le siège en commandes fournisseurs.
des propositions d'achat saisies par le siège, puis générées en commandes fournisseurs par le biais de la pré-répartition.
des suggestions de réapprovisionnement, présentes dans le Back-Office > Achats > Génération > Réapprovisionnement des commandes clients > Suggestions de réapprovisionnement.
Directement dans le Back-Office
Une commande fournisseur peut également être simplement saisie directement dans le Back-Office > Achats > Saisie > Commande fournisseur. Il est ainsi possible de saisir :
des commandes centralisées sur le siège pour le compte de l'ensemble des boutiques,
des commandes par boutique.
Le cycle d'approvisionnement
Les différents documents d'achat
La proposition d'achat (DEF) : Ce document est en quelque sorte une précommande fournisseur. Il s'agit de saisir au siège un seul document regroupant l'ensemble des besoins des boutiques pour un fournisseur donné, puis de générer autant de commandes fournisseurs qu'il y a de boutiques concernées (cf. Pré-répartition des achats par établissement).
La commande fournisseur (CF) : Il s'agit d'un document créé pour un établissement unique et un fournisseur unique, qui peut être saisi directement, ou provenir de la génération d'autres documents.
L'annonce de livraison (ALF) : L'annonce de livraison est un document destiné à annoncer à la boutique la livraison des articles commandés. C'est donc un document intermédiaire entre la commande et la réception. La boutique doit valider chaque jour ses annonces de livraison en fonction de la marchandise reçue. L'annonce de livraison ainsi validée est alors transformée en réception.
La réception (BLF) : Ce document permet de prendre acte d'une livraison fournisseur. Il peut être soit saisi directement, soit généré à partir d'une commande fournisseur ou d'une annonce de livraison. Ce type de document impacte le stock physique. Notez que la validation d'une annonce de livraison (ALF) en Front-Office a pour effet de générer une réception (BLF).
L'annonce de facture financière (AFF) : Ce document est constitué de toutes les ventes et de tous les retours d'articles confiés. Le traitement de Facturation des ventes génère un document de type Annonce de facture financière par fournisseur et par établissement, afin de permettre une affectation analytique de l'achat à la bonne boutique. Ces annonces de factures seront reprises et envoyées à chaque fournisseur d'articles confiés, avec le détail des articles vendus par boutique, puis générées en facture fournisseur financière lors de la réception de la facture (cf. Gestion des articles confiés).
La facture fournisseur (FF) : Elle correspond à une facture classique validant la commande de marchandises à un fournisseur, et impacte le stock.
La facture fournisseur financière (FFF) : Elle ne correspond pas physiquement à un échange de marchandises, et n'impacte donc pas le stock. Il peut s'agir par exemple d'un complément de facturation faisant suite à une erreur dans la facture initiale.
Le retour fournisseur (BFA) : Le retour fournisseur fait suite à un retour de marchandises au fournisseur après réception et/ou facturation. Ce type de document impacte le stock.
L'avoir fournisseur sur stock : Il correspond à un avoir classique, donnant suite à une facture fournisseur. Ce type de document impacte le stock.
La demande d'avoir financier (AAF) : Ce document précède l'avoir financier dans le cycle des achats, et n'impacte pas le stock. Il est utilisé notamment dans la gestion des litiges.
L'avoir fournisseur financier (AF) : Ce document est le pendant de la facture financière. Il peut par exemple correspondre à une correction de facturation n'impactant que le prix et non la quantité des articles.