Présentation de l'exportation des données
Les exportations de données permettent d’interfacer l'application avec d’autres systèmes. Cegid Retail Y2 possède plusieurs modes d’exportation des données détaillés ci-après.
Avertissements
Les exportations (standards ou libres) permettent d’interroger et de traiter des volumes de données importants. Il convient ainsi de prendre en compte un certain nombre de précautions dans leur utilisation.
Types de caractères
Pour exporter des données, il est conseillé d'utiliser un chemin de fichier (dossier) sans caractères UNICODE. Il est préférable d'opter pour des caractères ANSI.
Base de données
Les requêtes effectuées peuvent fortement solliciter le moteur et altérer le fonctionnement des autres utilisateurs. Il convient de :
Filtrer les données exportées à partir des informations principales comme les établissements, une période pour les mouvements, et les dépôts pour les stocks.
Utiliser les index présents, ou rajouter des index en cas de nécessité.
Privilégier des requêtes simples, voire effectuer plusieurs exportations plutôt qu’une exportation complexe avec de nombreuses jointures. La réconciliation se fera dans un système BI externe sans altérer la production.
Lancer les exportations coûteuses en dehors des heures de production, pour limiter les interactions avec le fonctionnement des caisses.
Proscrire toute récurrence multiple des exportations, souvent inutile, en privilégiant un lancement en dehors de la période de production.
Réseau
Le volume des informations exportées peut charger le réseau, ainsi que la CPU du IIS qui effectue le stockage. Il convient de :
Limiter les données exportées à celles nécessaires, que ce soit au niveau du nombre d’enregistrements, que du nombre de champs extraits.
Stocker les fichiers d’export sur les serveurs du central, puis de les compresser avant tout transfert.
Proscrire toute récupération de fichier volumineux sur les postes clients.
Topage
S’il est possible de marquer les enregistrement exportés, cette fonctionnalité doit être utilisée dans un cadre très restreint d’impotence. La requête d’exportation étant relancée à la fin du traitement d’exportation, elle doit mettre à jour les mêmes enregistrements.
Exemple à proscrire : exportation des ventes de la journée. Rien ne permet de certifier qu’entre le début et la fin de l’exportation, des ventes ne seront pas ajoutées.
Les exportations doivent être effectuées sur des données intègres. Par exemple, n’exporter les ventes d’une journée d’encaissement que lorsque cette journée est fermée. L’exportation se fait sur une notion fiable : la journée de vente dont la fermeture empêche tout ajout.
Présentation des différentes exportations
Les listes d’exportation
Certains états peuvent être exportés directement. Il suffit pour cela de cocher Liste d’exportation dans l’onglet Mise en Page de l’état concerné, et que l’état soit exportable dans sa conception.
Exemples : Le palmarès des achats, le journal de caisse, la synthèse des ventes, etc.
L’exportation directe vers Microsoft Excel
Toutes les listes disposant de ce bouton peuvent être exportées vers Microsoft
Excel d’un simple clic.
Il s’agit par exemple des écrans de consultation de documents, des listes de tiers, et plus généralement de tous les écrans de type multicritère.
Module d’exportation libre
Un module d’exportation libre est également disponible (cf. Fonctionnement des exportations libres).
Module d’exportation spécifique
Ce module permet d’exporter toutes sortes de données, notamment :
les articles,
les clients,
les stocks,
les images de stock,
les documents (achats, ventes, tickets, mouvements de stocks),
les documents omnicanal (ventes, retours),
les règlements,
les photos,
les détaxes,
les dépôts,
les plannings,
les temps de présence.
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Les droits d’accès se trouvent dans le menu Échanges de données (1) > Exportation de données et Exportation omnicanal. Ils permettent de définir les données qui peuvent être exportées (articles, clients, stocks, ventes retours, etc.).