Pré-répartition des achats par établissement

Les achats effectués par le siège peuvent être issus du besoin des boutiques. Même si la commande passée au fournisseur représente le cumul de ces besoins, la pré-répartition par boutique peut exister et doit être conservée.

Exemple :

Une quantité de 500 articles est commandée au fournisseur, dont : 5 pour Boulogne, 8 pour Rennes, 12 pour Paris Lafayette, etc. 500 articles sont ainsi commandés pour l’ensemble des boutiques. Cette pré-répartition peut être envoyée au fournisseur, de manière à livrer directement chaque boutique.

Paramétrages préalables

Paramètres société

Back-Office > Administration > Société > Paramètres société > branche Gestion commerciale

Cliquez ici pour connaître les champs à renseigner dans le pavé Pré-répartition par établissement.

Visas par document

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents / Nature

Ce paramétrage permet d’apposer un visa à la proposition d’achat en contrôlant le montant prévu pour chaque boutique. Dès qu’une boutique est en dessous du montant requis, la proposition d’achat complète nécessite un visa.

Sélectionnez la nature de document Proposition d'achat (DEF), puis ouvrez l’onglet Généralités. Cochez le paramètre Visa pour activer la gestion des visas pour ce type de document.

Si le paramètre Visa est coché, et que le paramètre Visa par établissement si pré-répartition est :

décoché : la proposition d'achat sera soumise à visa si le montant global du document entre dans la fourchette définie.
coché : la proposition d'achat devra être visée si la pré-répartition pour un ou plusieurs établissements entre dans la fourchette des visas.

Notez que ce paramétrage peut également se faire dans la fiche tiers (client ou fournisseur), dans le menu Exception à la gestion de document.

Droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès

Menu Achats (101) : La branche Génération / Pré-répartition par établissement permet d'autoriser l'accès au menu de la pré-répartition dans le menu Achats / Génération.
Menu Suivi des actions (113) - Achats - Génération achats - Génération de pré-répartition : Le suivi des actions offre la possibilité de pouvoir tracer les diverses opérations et manipulations liées à la génération de pré-répartition effectuées par les collaborateurs. Ces actions pourront ensuite être visualisées depuis le Journal des événements.

Saisir une proposition d’achat

Back-Office > Achats > Saisie > Proposition d'achat fournisseur

La pré-répartition est gérée uniquement au niveau des propositions d’achat (nature DEF). Elle permet de saisir un document pour le compte d’un établissement, qui comprend le besoin cumulé des boutiques. Chaque proposition d’achat est ensuite éclatée en commandes fournisseurs ou en annonces de livraison, avec un document par boutique.

Avec des articles non confiés

Une pré-répartition peut être saisie sur chaque ligne du document, pour les articles uniques ou dimensionnés (pas les génériques).

Après avoir saisi l’article, cliquez sur le bouton [Actions complémentaires], et sélectionnez l’option Pré-répartition par établissement.

Attention ! S’il s’agit d’un article dimensionné, placez le curseur sur la taille voulue avant d’utiliser ce bouton.

La fenêtre de pré-répartition s’affiche permettant de saisir des quantités différentes par établissement.

La saisie peut aussi être effectuée par groupe d’établissements, en utilisant l’un des critères proposés par le champ Regroupement.

La zone Quantité permet de saisir la quantité voulue.

Le bouton [Détails du regroupement] placé entre les deux tableaux permet de détailler les regroupements, afin d’agir de manière plus fine sur chaque établissement faisant partie du regroupement.

Dès validation de la ligne, les répartitions sont enregistrées par établissement, afin de fixer définitivement les pré-répartitions de chacun.

Lorsque l’écran de pré-répartition est validé, la proposition d’achat réapparaît.

Chaque ligne concernée par une pré-répartition est alors identifiée par une icône bleue.

Avec des articles confiés

Pour permettre la saisie d'une proposition d'achat de type Confié et de générer la pré-répartition, les règles suivantes sont appliquées :

Si le premier article saisi dans le document est confié, et le premier dépôt choisi dans la fenêtre de pré-répartition est de type Confié, alors le document sera de type Confié.
Dans ce cas, la fenêtre de pré-répartition ne proposera que des dépôts de type Confié.
Aucun article non confié ne pourra être saisi dans la proposition d'achat.
Les documents générés seront également de type Confié.

Suivre une proposition d’achat

Modifier une proposition d’achat

Back-Office > Achats > Modification > Proposition d’achat fournisseur

Tant que les propositions d’achat n’ont pas été générées, elles peuvent être modifiées.

Dupliquer une proposition d’achat

Back-Office > Achats > Duplication > Proposition d’achat fournisseur

La duplication d’un document avec pré-répartition duplique la pré-répartition du document d’origine.

Épurer les propositions d’achat

Back-Office > Achats > Traitements > Épuration des propositions d’achat

Les propositions d’achat devenues obsolètes peuvent être supprimées via la commande Épuration.

Consulter le tableau de bord

Back-Office > Achats > Analyses > Tableau de bord

Le tableau de bord permet de travailler sur la totalité des lignes saisies dans la proposition d’achat, avec présence éventuelle des boutiques de répartition.

Générer la répartition par établissement

Lors de la saisie de la proposition d’achat

Back-Office > Achats > Saisie > Proposition d'achat fournisseur

Au moment de valider la proposition d’achat, un message s’affiche proposant à l’utilisateur de générer la répartition par établissement.

Si l’utilisateur accepte, il est invité à sélectionner le type de document à générer : commande fournisseur, annonce de livraison, ou proposition d’achat. Une fois ce choix effectué, les documents sont générés pour chaque établissement.
Si l’utilisateur refuse, il pourra générer la répartition ultérieurement (cf. paragraphe suivant).

Après la saisie de la proposition d’achat

Back-Office > Achats > Génération > Pré-répartition par établissement

Cette commande permet de générer la répartition par établissement a posteriori. Ceci afin de vous permettre d’effectuer des modifications ou des vérifications éventuelles avant toute répartition définitive. Notez que la modification d’une proposition d’achat se fait depuis Achats > Modification > Proposition d’achat fournisseur.

Viser la proposition d’achat

Back-Office > Achats > Traitements > Visa des documents

A ce stade, et selon le paramétrage défini, la proposition d'achat peut être soumise à visa. Dans ce cas, il faudra d'abord viser la proposition d'achat pour que les commandes fournisseurs ou annonces de livraison puissent être générées. Notez que les commandes fournisseurs ou annonces de livraison peuvent elles-mêmes être soumises à visa (cf. La gestion des visas).

A partir de la commande Réassortiment et Répartition

Back-Office > Stocks > Réassortiment magasins > Réassortiment et répartition

Le réassortiment effectue un calcul des besoins par boutique et permet de générer une proposition d’achat avec pré-répartition par boutique.

Ouvrez une fiche de réassort de type Document d’achat.
Cliquez sur le bouton [Traitement], puis sélectionnez l’option Génération des documents d’achat. L’écran Génération des achats s’affiche.
Dans le pavé Génération, cochez l’option Y2, puis sélectionnez Proposition d’achat.
Cochez l’option Pré-répartition pour générer une proposition d’achat avec une pré-répartition par boutique, puis validez.

Veuillez consulter la rubrique Réassortiment pour en savoir plus sur les différentes options du menu.