Paramétrages spécifiques du planning

Paramétrer les plages d’activité

Back-Office > Collaborateurs magasins > Paramétrages > Plages

Cet écran permet de définir les différents types de plages nécessaires à l’établissement des plannings :

Les plages de présence, telles que la présence en magasin, en réserve, les formations, etc.
Les plages d’absence, telles que les congés, les pauses, etc.
Les autres plages : le choix Autre permet de gérer des éléments quantitatifs et non pas des heures comme c’est le cas pour les plages de présence et d’absence. Vous pouvez ainsi gérer les tickets restaurant ou les primes de panier acquis par le collaborateur et calculés sur la base des horaires effectués.

Ci-après sont détaillés les champs indispensables de la fiche Plage.

Champs	Description
Type de plage	Cette zone permet de définir si les heures de la plage doivent ou non être comptabilisées comme étant des heures travaillées. Ce sera par exemple le cas pour une plage Présence, mais pas pour une plage Absence, ni pour une plage Autre.
Rubrique de paie	Cette zone n’est à renseigner que si vous souhaitez exporter les plannings. Pour en savoir plus sur l’export des plannings, veuillez lire le chapitre Exporter le planning vers Cegid Paie.
Familles de restriction	Il est également possible d’ajouter des restrictions sur les plages. Ces restrictions se définissent depuis Administration > Utilisateurs & Accès > Restrictions utilisateurs > Familles de restriction. Il s’agit de la portée d’utilisation Collaborateurs magasins. Sur le planning on pourra alors consulter les plages qui n’appartiennent pas aux familles de restrictions de l’utilisateur mais on ne pourra ni les modifier, ni les dupliquer, ni les supprimer. Ces restrictions peuvent être mises en place sur les menus Planning, Duplication planning et Saisie activité. Pour en savoir plus sur les familles de restrictions, veuillez consulter la documentation relatives aux Restrictions utilisateurs.
Gestion du nombre de jours et des 1/2 journées	Afin de gérer plus facilement les congés et les RTT, les boîtes à cocher Gestion en nombre de jours et Gestion des demi-journées permettent de comptabiliser les plages saisies en jour ou en ½ journée plutôt qu’en heure. Cette gestion n’est pas accessible pour les plages de type Présence.
Accessible depuis la saisie d'activité	Permet de définir si ce type de plage peut être saisi directement dans le suivi d’activité, le suivi d’activité permettant de gérer le planning réalisé.
Représentation graphique des plages	Pour une meilleure lecture visuelle, il est possible de définir les éléments de la représentation graphique de la plage en définissant une couleur du fond, une couleur de police, le style de la police, etc. Cette gestion des éléments de représentation graphique vous permettra de distinguer aisément une plage prévisionnelle d’une plage réalisée.

Paramétrer les modèles de planning

Back-Office > Collaborateurs magasins > Paramétrages > Modèles

Cet écran permet de définir les différentes représentations graphiques des plannings.

Onglet Caractéristiques

Champs	Description
Planning par défaut	Ce modèle de planning sera affiché à l’ouverture.
Actif	Les modèles actifs seront disponibles en saisie de planning.
Cadencement	Permet de définir l’échelle de visualisation du planning (journée, heure, quart d’heure, demi-heure).
Format d’affichage	Permet de paramétrer le format d’affichage des heures sur le planning. Il appartient à l’utilisateur de paramétrer un format cohérent avec le reste du paramétrage.
Heure début – Heure fin	Permet de définir la plage horaire de visualisation du planning. Si ces informations ne sont pas renseignées, la plage horaire d’ouverture de l’établissement en cours de saisie sera automatiquement reprise.
Amplitude de visualisation	Permet de définir si le planning doit être affiché sur la semaine ou sur le mois.
Rafraîchissement	Détermine la fréquence de rafraîchissement du planning.
Hauteur des lignes / Largeur des colonnes	Permet de définir les dimensions du planning.
Forme graphique	Détermine la forme de la représentation graphique des plages sur le planning.
Contenu de la forme	Permet de paramétrer les informations qui apparaissent sur la plage.
Contenu de l’info-bulle	Permet de paramétrer les informations qui apparaissent dans l’info-bulle de la plage.
Ordre et tri	Définir dans quel ordre apparaissent les commerciaux sur le planning et si besoin faire des regroupements.

Onglet Mise en forme

Champs

Description

En-tête de colonne fixe

Définir les informations relatives aux commerciaux qui seront présentes sur le planning (nom, prénom, fonction, etc.). Il est possible de paramétrer jusqu’à 6 colonnes. Avant de sélectionner une colonne à afficher, indiquez dans le champ Colonne fixe à gauche le nombre de colonnes que vous souhaitez voir sur le planning. Les champs présents ici sont des champs issus de différentes fiches (contrat, commercial, etc.) :

Le champ Contrat affichera sur le planning le nombre d’heures de travail hebdomadaire du collaborateur indiqué dans sa fiche.
Le champ Total affichera sur le planning le total planifié (absence, présence, mais pas les plages de type Autres).
Le champ Travail affichera sur le planning les heures travaillées.

Mise en forme

Paramétrer les couleurs affichées pour le fond du planning et les sélections effectuées, ainsi que pour les jours de la semaine.

Onglet Informations analytiques

Permet d’afficher le CA et la fréquentation de la semaine précédente ainsi que l’objectif de la semaine sur le planning, et de choisir le modèle graphique d’affichage. Ces données seront visualisables sur la partie inférieure du planning lors de sa saisie, et présentées dans les couleurs définies lors du paramétrage.

Champs	Description
Affichage de l’objectif	Cochez cette option si vous souhaitez afficher l’objectif sur le planning. Les objectifs journaliers doivent avoir été préalablement activés depuis les paramètres société > Gestion commerciale > Paramètres par défaut. Le paramétrage des objectifs se fait depuis le Front-Office > Encaissement > Ventes > Objectifs journaliers.
Affichage du commentaire	Permet lors de la saisie du planning d’afficher une zone de saisie libre associée à la boutique / semaine.
Affichage du CA	Permet de visualiser en saisie de planning le CA sur la période de son choix, HT ou TTC.
Affichage de la fréquentation	Permet de visualiser en saisie de planning la fréquentation sur la période de son choix. Pour cela, il vous faut établir une connexion avec un système de comptage d’entrées.
Affichage des cumuls	Cet affichage n’est disponible que pour les plannings en heure et en jour. Il permet lors de la saisie du planning de visualiser le cumul par tranche horaire et par vendeur. Notez que ce bouton permet d’avoir un aperçu direct du paramétrage en cours.

Paramétrer des événements spéciaux

Back-Office > Collaborateurs magasins > Paramétrages > Calendriers

Ce paramétrage n’est pas obligatoire, mais si vous le souhaitez il est possible de créer des événements spéciaux tels que des jours fériés, une braderie, des soldes, etc. et de les afficher sur le planning. Ces événements spéciaux doivent être préalablement créés dans le calendrier, puis associés à une ou plusieurs fiches établissements, via l’onglet Collaborateurs magasins.

Une fois ces deux opérations effectuées, ces événements seront automatiquement affichés sur le planning des établissements concernés.