Paramétrage du pointage des vendeurs
Activer la gestion du pointage
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société > Liaison modules .Next > HR Optimisation
Pour activer le pointage, cochez la case Gestion du pointage. Les options suivantes, quant à elles, sont facultatives :
Champs |
Description |
Dépointage automatique en clôture de caisse |
En cochant cette option, si les vendeurs n’ont pas effectué leur pointage de sortie avant de quitter la boutique, celui-ci sera fait lors de la fermeture de la dernière caisse encore ouverte. Lorsque le vendeur qui ferme cette caisse aura réalisé son dépointage de façon manuelle, alors les autres vendeurs seront dépointés automatiquement. La liste de ces derniers s’affichera alors à l’écran. |
Nombre d'heures au-delà duquel... |
Indiquez ici le nombre d’heures maximum que le vendeur est autorisé à travailler avant d’être automatiquement dépointé. Si vous indiquez 4, cela signifie que 4h après avoir pointé, le vendeur est automatiquement dépointé. Lorsque le vendeur effectuera un nouveau pointage d’entrée, le message suivant s’affichera : "Vous avez pointé depuis plus de 4 heures. Vous avez été déconnecté automatiquement". Le vendeur validera le message pour effectuer son nouveau pointage d’entrée. |
Arrondir les heures pointées |
Si vous souhaitez mettre en place une gestion automatique des arrondis d’heures pointées, indiquez ici vos paramètres. Ces arrondis seront répercutés automatiquement dans la saisie d’activité en masse (cf. Collaborateurs magasin). |
Paramétrer les établissements concernés
Back-Office > Données de base > Établissement > Établissements
Le pointage est gérable à l’établissement. Chaque fiche établissement doit donc être paramétrée en conséquence afin de déterminer si l’établissement gère ou non cette fonctionnalité.
Ouvrez la fiche Établissement pour laquelle vous souhaitez gérer le pointage et sélectionnez l’onglet Collaborateurs magasins.
Champs |
Description |
Activer la gestion du pointage |
Cochez cette case pour que la gestion du pointage s’applique à l’établissement. |
Type d’authentification |
Sélectionnez à partir de cette liste déroulante la méthode d’identification du vendeur :
Pour en savoir plus sur l’authentification des vendeurs, veuillez consulter la rubrique Authentification des vendeurs. |
Paramétrer les plages d'activité
Back-Office > Collaborateurs magasin > Paramétrages > Plages
Le paramétrage des plages de présence ou d’absence permet d’affiner la gestion du pointage.
Appuyez sur le bouton [Nouveau]
pour créer une nouvelle plage. La fiche Plage
s’affiche permettant la création de plages d’absence ou de présence.
Exemple :
Champs |
Description |
Plage et Libellé |
Indiquez la plage que vous souhaitez créer, ainsi que la description. Par exemple : Présence en magasin, Formation, Présence en réserve, Congés, etc. |
Type de plage |
Sélectionnez à partir de cette liste déroulante si vous créez une plage de type Présence ou Absence. |
Famille de restriction |
Si nécessaire, indiquez une famille de restrictions (cf. Restrictions utilisateurs). |
Type par défaut |
Cochez cette option si vous souhaitez que cette plage soit celle proposée en priorité lors de la saisie du pointage. |
Surface de vente |
Cochez cette option si vous souhaitez que cette plage soit prise en compte dans le calcul de capacité de vente des articles. |
Paramétrage des plages (prévisionnelle et réalisée) |
Cette partie inférieure de l’écran permet de paramétrer la présentation de l’affichage des plages (prévisionnelle et réalisée), en indiquant une couleur de fond, une couleur de texte, ainsi que la police de caractères. |
Restreindre la liste des vendeurs aux vendeurs qui ont pointé
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisses / Onglet Préférences
Dans le cadre du pointage, un vendeur est considéré présent lorsqu’il a pointé. Lors de l’affichage du pavé dynamique des vendeurs, il est possible de limiter les vendeurs affichés aux seuls vendeurs présents dans la boutique.
Pour mettre en place cette restriction d’affichage, dans l’onglet Préférences des paramètres de caisse, cochez l’option Uniquement les vendeurs ayant pointé sur le pavé tactile. En encaissement, le pavé tactile des vendeurs n’affichera que les vendeurs ayant effectivement pointé.
Dans un environnement multicaisse par boutique, la liste des vendeurs est chargée en mémoire, permettant d’optimiser l’affichage du pavé dynamique.
Notez que l’écran d’encaissement offre la possibilité de rafraîchir les boutons des vendeurs présents.
Pour cela, appuyez sur le
bouton [Actions diverses] et sélectionnez l’option Mettre
à jour le pavé tactile des vendeurs présents.
Paramétrer une alerte sur les utilisateurs non dépointés
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisses > Onglet Journées
Si vous souhaitez être alerté sur la présence d’utilisateurs qui n’auraient pas effectué de pointage de sortie, cochez l’option Alerte sur utilisateurs non dépointés. Les alertes sont ensuite consultables depuis l'Encaissement > Journées > Opérations à effectuer, ainsi que depuis les écrans d’ouverture et de fermeture de caisse.
Back-office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d’accès
Les droits d’accès permettent de définir les groupes utilisateurs qui auront le droit ou non d’utiliser les fonctions liées au pointage.
Menu Concepts (26) > Gestion commerciale > Collaborateurs magasins
Forcer le pointage
Le responsable de magasin peut parfois être amené à forcer le pointage, dans le cas par exemple d’un oubli de pointage d’entrée ou de sortie de l’un de ses vendeurs. Les commandes impactées par ce droit d’accès sont situées dans le Front-Office :
Encaissement > Pointage > Forcer le pointage.
Collaborateurs magasins > Analyses > Présence des vendeurs : après avoir choisi Historique des présences comme type d’analyse, les boutons permettant de modifier le pointage seront visibles ou non selon que le droit d’accès est octroyé ou refusé.
Menu Encaissement (107) > Pointage
Pointage d’entrée
La commande impactée par ce droit d’accès est située dans le Front-Office > Encaissement > Pointage > Pointage d’entrée.
si l’utilisateur y est autorisé, il peut utiliser la fonction sans restrictions.
si le droit est refusé, la commande est rendue invisible.
Pointage de sortie
La commande impactée par ce droit d’accès est située dans le Front-Office > Encaissement > Pointage > Pointage de sortie.
si l’utilisateur y est autorisé, il peut utiliser la fonction sans restrictions.
si le droit est refusé, la commande est rendue invisible.
Forcer le pointage
Le responsable de magasin peut parfois être amené à forcer le pointage, dans le cas par exemple d’un oubli de pointage d’entrée ou de sortie de l’un de ses vendeurs. La commande impactée par ce droit d’accès est située dans le Front-Office > Encaissement > Pointage > Forcer le pointage.
si l’utilisateur y est autorisé, il peut utiliser la fonction sans restrictions.
si le droit est refusé, la commande est rendue invisible.