Paramétrages généraux du planning

Définir les paramètres société

Depuis la webapp Company Settings > Liaison modules Next > HR Optimisation

Selon le mode de fonctionnement souhaité, renseignez les champs décrits ici et validez.

Paramétrer les établissements

Back-Office > Données de base > Établissement > Établissements

Procédure

Ouvrez la fiche Établissement de votre choix, et sélectionnez l’onglet Collaborateurs magasins.
Cochez la case Activer la gestion de planning prévisionnel.
Si vous souhaitez gérer les visas sur les plannings, cochez la case Activer la gestion des visas.
Saisissez les plages horaires de l’établissement afin d’établir les horaires de jour et de nuit. Cette information est obligatoire si vous établissez vos paies sur la base des plannings exportés, afin de respecter les différences de salaire entre les horaires de jour et de nuit.
Indiquez les horaires d’une journée type. Cette notion est obligatoire si vous gérez les ½ journées, afin de définir quels sont les horaires d’une ½ journée dans votre établissement.
Renseignez le Coût moyen quotidien de votre établissement. Le coût moyen quotidien de l’établissement est utilisé lors du calcul de la rentabilité des établissements dans l’édition Rentabilité des établissements.
Le champ Lien vers la paie permet d’indiquer les caractéristiques d’export du planning. Pour en savoir plus sur l’export du Planning et les caractéristiques à renseigner, veuillez consulter le chapitre Export du planning vers Cegid Paie.

Paramétrer les commerciaux

Back-Office > Données de base > Commerciaux > Commerciaux

Dans la fiche du commercial, l’onglet Contrat regroupe toutes les informations relatives au contrat du salarié, et qui peuvent avoir un impact sur la gestion du planning ou de l’activité. Outre certains renseignements d’ordre général tels que l'adresse ou le code salarié, cette fiche permet de saisir :

la fonction du salarié.
son type de contrat de travail.
si le vendeur est à temps partiel : le temps partiel est limité à 35h par semaine. En saisie de planning, si ce seuil est dépassé, une alerte se déclenche vous informant que le salarié ne doit pas travailler plus de 35h par semaine.
le nombre d’heures de travail hebdomadaire.
le nombre d’heures maximum par semaine : en saisie de planning, si le seuil indiqué ici est dépassé, une alerte se déclenche vous informant que le contrat du salarié est de XX heures par semaine.
la date de début et de fin de son contrat : l’affichage du vendeur sur le planning tient compte de ces dates. Un vendeur ne sera pas affiché sur le planning en dehors de ces dates.
les établissements dans lesquels il peut travailler : cette notion sera utile pour proposer, par exemple, un vendeur dit de remplacement lors de l’absence d’un vendeur habituel de la boutique. Elle sera également utilise lorsqu’un salarié travaille dans plusieurs établissements.

Notez qu'il est possible de définir la fonction de chaque salarié (responsable, vendeur, etc.) et son type de contrat de travail (CDI, CDD, etc.).

Ces deux listes sont totalement paramétrables grâce aux boutons [Paramétrer la tablette] situés à droite de chacune de ces listes, ou depuis les commandes suivantes :

Paramètres > Commerciaux > Fonctions
Paramètres > Commerciaux > Types de contrats.

Gérer les droits d'accès

Back-office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d’accès

Concepts (26) – Gestion commerciale – Collaborateurs magasins

Concept	Description
Accès aux contrats des commerciaux	Autoriser ou interdire l’accès à l’onglet Contrat de la fiche du commercial depuis le bouton [Ajouter un commercial], disponible en Saisie de planning ou Saisie d’activité (cf. Ajouter un salarié d’un autre établissement). Si l’utilisateur y est autorisé, il accède à la fiche Commercial dans sa globalité, et accède librement à l’onglet Contrat. Sinon la fiche Commercial reste accessible, mais l’onglet Contrat est rendu invisible.
Autoriser la modification des plannings	Autoriser ou interdire l’utilisateur de créer et modifier les plannings des collaborateurs du ou des magasins. Si l’utilisateur y est autorisé, il peut modifier le planning. Sinon, le clic droit sur le planning n’est pas actif et ne permet donc aucune modification.
Appliquer les heures prévues sur les heures réalisées	Autoriser ou interdire l’utilisateur de pouvoir appliquer, lors de la saisie d’activité, les heures prévues sur les heures réalisées (cf. Saisir les temps réalisés). Si l’utilisateur y est autorisé, le bouton [Appliquer automatiquement les heures] est disponible lui permettant de répercuter les heures prévues sur les heures réalisées. Sinon, le bouton [Appliquer automatiquement les heures] est rendu invisible, obligeant l’utilisateur à saisir les heures réalisées.
Visualisation de l'objectif sur le planning	Autoriser ou interdire l’utilisateur de visualiser l’objectif, si celui-ci a été paramétré pour être affiché sur le planning (cf. Paramétrer les modèles de planning - onglet Informations analytiques). Si le droit est octroyé, l’objectif journalier est affiché sur le planning. Sinon, l’information est rendue invisible.
Visualisation du CA sur le planning	Autoriser ou interdire l’utilisateur de visualiser le CA, si celui-ci a été paramétré pour être affiché sur le planning (cf. Paramétrer les modèles de planning - onglet Informations analytiques). Si le droit est octroyé, le CA est affiché sur le planning. Sinon, l’information est rendue invisible.
Autoriser la modification des plages après export	Autoriser ou interdire l’utilisateur de pouvoir modifier les plannings une fois exportés. Pour rappel, La saisie et/ou modification des plannings se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning (clic droit sur la plage). L’export des plannings se fait depuis le Back-Office > Échange de données > Exportation de données > Exportation des plannings. S’il y est autorisé, après avoir exporté les plannings, l’utilisateur peut revenir les modifier, en effectuant un clic droit sur la plage à modifier. Sinon, le clic droit permettant de modifier la plage du planning est inopérante.
Imprimer le planning	Autoriser ou interdire l’utilisateur d’imprimer le planning prévisionnel (cf. Imprimer le planning prévisionnel). Si le droit lui est octroyé, l’utilisateur peut utiliser le bouton [Imprimer] pour imprimer le planning. Si le droit lui est refusé, l’utilisateur qui tente d’imprimer le planning verra un message s’afficher lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à utiliser cette fonction.
Exporter le planning vers Excel	Autoriser ou interdire l’utilisateur d’exporter le planning vers Excel (Exporter le planning vers Excel). Si le droit lui est octroyé, l’utilisateur peut utiliser le bouton [Excel] pour exporter le planning. Si le droit lui est refusé, l’utilisateur qui tente d’exporter le planning verra un message s’afficher lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à utiliser cette fonction.
Forcer le pointage	Dans les boutiques, la gestion du pointage permet de gérer les temps d’activité des vendeurs. Le responsable de magasin peut parfois être amené à forcer ce pointage, dans le cas par exemple d’un oubli de pointage d’entrée ou de sortie de l’un de ses vendeurs (cf. Pointage).
Initialisation des mots de passe	Autoriser ou interdire l’utilisateur de créer un mot de passe dans la fiche Commercial. Il s’agit ici de la création d’un mot de passe et non pas de son changement. D'autre part, le commercial ne doit pas avoir eu de mot de passe au préalable. L'accès principal se fait via le bouton [Confidentialité – Initialiser le mot de passe] disponible depuis la fiche Commercial. Si l’utilisateur y est autorisé, le bouton [Confidentialité – Initialiser le mot de passe] est disponible permettant d’initialiser le mot de passe du commercial. Sinon, l’option Initialiser le mot de passe est rendue invisible ne permettant pas la création du mot de passe.
Autoriser la modification des plannings après visa	Autoriser ou interdire l’utilisateur de modifier les plannings, une fois le visa attribué (cf. Valider des visas). Si le droit est octroyé, les plannings peuvent être modifiés via un clic droit sur la plage, même si le visa a été accordé. Sinon, le clic droit sur la plage est inopérant.

Collaborateurs magasins (104)

Les commandes impactées par ces droits d’accès sont situées dans le Back Office > Collaborateurs magasins, et plus particulièrement les menus Saisie, Paramétrages et Analyses. Dans ces menus :

Si l’utilisateur y est autorisé, il peut utiliser les commandes concernées sans restrictions.
Si le droit lui est refusé, la commande concernée est rendue invisible ne permettant pas à l’utilisateur d’y accéder.

Paramètres – Commerciaux (105)

Ces droits d’accès ont un impact direct sur les fiches des commerciaux. Pour rappel, le paramétrage des fiches des commerciaux se fait depuis Paramètres > Commerciaux. Il s’agit donc ici de donner ou non le droit à certains groupes utilisateurs de pouvoir gérer les paramètres des commerciaux et plus particulièrement les paramètres suivants : Titres zones libres, Tables libres, Zones commerciales, Fonctions, Type de contrat, Stratégie de mot de passe, Badges.