Paramétrage et lancement de la clôture comptable
Création des éléments de clôture comptable
Back-Office > Administration > Liaison comptable > Clôtures comptables
Il est possible de sélectionner les établissements ou des regroupements d’établissements pour lesquels la clôture est lancée. Seuls les établissements pour lesquels la clôture comptable a été activée sont proposés (cf. Paramétrage de la fiche établissement). La date de clôture doit également être sélectionnée.
Champs |
Description |
Génération automatique d’une image de stock |
Cette option permet de calculer automatiquement une image de stock à la date de la clôture comptable. Si elle n’est pas cochée, l’image de stock préexistante et datée de la date de clôture comptable sera utilisée pour la valorisation du stock. Comme pour la création classique d’une image de stock, il faut indiquer :
|
Prise en compte des annonces de transfert |
Cette option permet de spécifier si les annonces de transfert doivent ou non être prises en compte pour les écritures de stock. Si c’est le cas, elles seront comptabilisées sur l’établissement (émetteur ou récepteur) spécifié dans les paramètres société. |
Génération des écritures sur factures non parvenues |
La case à cocher permet de lancer la génération de ces écritures dans le traitement de clôture comptable. |
Planifier la clôture
Le lancement de la clôture
comptable peut être planifié grâce au bouton [Planification].
Lancer la clôture
La clôture est lancée grâce au bouton [Exécuter la clôture comptable].
En fin de traitement, l’onglet Rapport
fournit le détail du traitement effectué et, éventuellement des anomalies
rencontrées.
Les fichiers sont nommés selon le format "STOCK-aaaammjjhhmm.TRA", et stockés dans le Répertoire d’export spécifié dans les paramètres société.
Attention !
La phase d’import dans la base comptable doit être effectuée manuellement.
Effacer le rapport
Le rapport peut être effacé
grâce à ce bouton.
De nombreux contrôles sont effectués avant toute clôture comptable.
Liste des contrôles effectués
Un premier traitement permet de contrôler la présence de documents antérieurs à la date de dernière clôture, mais non encore comptabilisés. C’est le cas, par exemple, pour une facture en litige au moment de la clôture (donc non comptabilisée avant celle-ci), dont le litige est résolu après la clôture. Ces documents doivent être envoyés en comptabilité avec une date de comptabilisation à la date de clôture + 1 jour.
Toutes les caisses ont leur journée fermée pour cette date (pas de journées ouvertes avant cette date). Ce contrôle est non bloquant si l’utilisateur possède le droit d’accès correspondant.
Aucun inventaire ne doit être en cours dans la boutique à la date de clôture. Ce contrôle est non bloquant si l’utilisateur possède le droit d’accès correspondant. Si le contrôle est outrepassé, un message s'affichera pour signaler qu’un document d’écart d’inventaire sera généré à date de clôture + 1 jour. Notez qu'un inventaire peut être supprimé en central, afin de pouvoir forcer la clôture.
En cas de génération des FNP, tous les établissements sélectionnés doivent avoir une date de clôture comptable précédente identique. Dans le cas contraire, les établissements doivent être clôturés séparément. Ce contrôle est bloquant.
Tous les documents qui doivent passer en comptabilité, et antérieurs à la date de clôture doivent avoir été transférés en comptabilité. Ce contrôle est bloquant.
Une ligne est intégrée dans le journal des événements avec la liste des documents en anomalie.
En cas de traitement interactif, et en fonction de leur nature, les contrôles aboutiront à un résultat qui permettra à l’utilisateur de :
Maintenir la clôture,
Suspendre la clôture.
Dans tous les cas, ces traitements sont inscrits dans un journal d’événements.
Suppression de la clôture comptable
Il est possible de supprimer la clôture comptable. Un message précise à l’utilisateur que les écritures comptables devront être supprimées manuellement de la base comptable. La clôture comptable est notée comme supprimée, et l’utilisateur de suppression est mémorisé.
Effets comptables de la clôture (stock et FNP)
Le lancement d’une clôture comptable va permettre de valoriser le stock de l’entreprise à une date donnée. Les factures fournisseurs non parvenues pourront aussi être prises en compte. Une fois la clôture effectuée, aucun document antérieur à cette clôture ne pourra plus être créé ou modifié.
Les documents pris en compte sont les documents vivants antérieurs à la date de clôture et postérieurs à la clôture précédente.
Une double écriture est générée :
La première à la date de la clôture,
La seconde : extourne de la première écriture au lendemain de la date de clôture.
Voici un exemple des écritures générées :
Écritures sur stock – Décembre 2009
Au 01/12/2009, la précédente clôture faisait ressortir un stock valorisé 8 000 euros. Il convient de l’annuler au 31/12/2009, puis de constater le solde valorisé au 01/01/2010 :
|
Compte |
Débit |
Crédit |
|
Annulation du stock au 31/12/2009 |
Variation |
6037xxx |
|
8000 |
Stock |
370xxx |
8000 |
|
|
Constatation du stock au 01/01/2010 |
Variation |
6037xxx |
10000 |
|
Stock |
370xxx |
|
10000 |
|
Écritures sur FNP – Décembre 2009
Des réceptions d’un montant TTC de 120 n’ont pas encore été facturées :
|
Compte |
Débit |
Crédit |
|
Constatation des FNP au 31/12/2009 |
Fournisseur |
408xxx |
|
120 |
Achat |
608xx |
100 |
|
|
TVA |
44586x |
20 |
|
|
Extourne des FNP au 01/01/2010 |
Fournisseur |
408xxx |
120 |
|
Achat |
608xx |
|
100 |
|
TVA |
44586x |
|
20 |
|
La facture sera ensuite comptabilisée normalement lorsqu’elle sera reçue.
Notez que lors du premier lancement de clôture, seule l’écriture de constatation sera générée. La valorisation du stock annulé vaut 0.
Implications dans le Back-Office
Lors de la création d’un document, après la saisie de la date du document, la date d’effet s’alimente de la manière suivante :
Si la date du document est antérieure à la date de la dernière clôture comptable, la date d’effet est initialisée : date de la clôture comptable + 1 jour,
Si la date du document est postérieure à la date de la dernière clôture comptable, la date d’effet reprend la date du document.
Par exemple, soit établissement A avec date de dernière clôture comptable : 30/09/2012
Le 05/10/2012, création d’une réception en date du 28/09/2012 => date d’effet du document au 01/10/2012 (date comptable + 1 jour).
Le 05/10/2012, création d’une réception en date du 04/10/2012 => date d’effet du document au 04/10/2012.
Lors de la saisie d’une date de document antérieure à la dernière clôture comptable, le concept Outrepasser la confirmation en cas de saisie d’un document à une date antérieure est pris en compte. Si ce concept n’est pas autorisé, un message vous demande de confirmer la date du document. Dans le cas contraire, l’ajustement de la date d’effet est automatique.
En modification de document, les documents dont la date d’effet est inférieure à la date de clôture comptable ne sont pas disponibles. Ces documents sont disponibles dans les commandes de consultation de document.
Notez que les documents qui ne passent pas en comptabilité restent modifiables.
Gestion des inventaires
Les inventaires doivent tous être validés (ou supprimés) lors de la clôture de la période. Dans le cas contraire, un message non bloquant apparaît lors de la clôture (un concept permet de gérer ce contrôle). Le document d’écart sera alors positionné à la date de clôture de stock + 1 jour.
Lors de la validation d’inventaire, si celle-ci est effectuée pour une date d’inventaire antérieure à la date de clôture, ce contrôle s’applique aussi, et cette action est enregistrée dans le journal des événements.
Lors de la création d’une liste d’inventaire, il n’est pas possible de saisir une date d’inventaire antérieure à la date de clôture.
Importation de données
L’importation de données peut accepter des documents antérieurs à la date de clôture. Un mécanisme est créé afin de pouvoir intégrer ces documents dans le système d’information, de la manière suivante :
GP_DATEPIECE : Date du document contenue dans le fichier d’import.
GP_DATEEFFET : Le même mécanisme de l’alimentation de cette date est identique à la méthode appliquée en saisie de document. Le concept Outrepasser la confirmation en cas de saisie d’un document à une date antérieure n'est pas pris en compte lors d’un import.
GP_DATEREFEXTERNE : date du document émis par le tiers. Renseignée uniquement si la date du document est antérieure à la date de clôture.
Reprise de l’historique
Lorsqu’elle est vide, la date de référence externe doit être mise à jour avec la date du document. Une requête de mise à jour sera fournie ; elle devra être passée manuellement pour les documents à traiter. La modification de cette date de référence externe est possible, conditionnée par un droit d’accès. Ce mécanisme concerne uniquement les documents passant en comptabilité.
Transfert comptable des documents
Le transfert comptable des documents permet de sélectionner les documents intégrés après clôture. Cette option, soumise à droit d’accès, est présente pour les seuls utilisateurs autorisés.
Tickets saisis en mode autonome
Les tickets saisis en mode autonome sont récupérables avec leur date de vente réelle. Dans le cas où une clôture est effectuée après la saisie du document, une ligne est intégrée dans le journal des événements avec la liste des documents en anomalie. Ce cas devra être traité manuellement dans la comptabilité. Il devrait n’impacter que les boutiques qui restent en mode autonome longtemps (risque faible, ou maîtrisé).
Exemple :
15 avril – 15 mai : Démarrage de la boutique de Paris Montaigne en mode autonome
9 mai : Clôture comptable du siège en date du 1er mai
Les ventes de la boutique de Paris Montaigne sont enregistrées manuellement en comptabilité pour la période du 15/04 au 30/04
16 mai : récupération de la ligne de communication :
Récupération des tickets sans blocage mais avec une information dans le journal des événements
L’état comptable des ventes est positionné à Intégré après clôture : elles seront ainsi exclues du transfert comptable.
Implications dans le Front-Office
Lorsque les tickets du Front-Office passent en comptabilité, un nouveau contrôle vérifie en ouverture de journée que la date d’ouverture n’est pas antérieure à la date de dernière clôture pour l’établissement.