Paramétrage des prêts
Créer les modes de gestion des prêts
Back-Office > Paramètres > Établissements > Mode de gestion des prêts
Cette commande permet de définir les différents types de gestion des prêts.
Notez que si les valeurs ci-dessous sont renseignées à 0, elles ne seront pas prises en compte.
Champs |
Description |
Code et Libellé |
Code sur 3 caractères alphanumériques, et libellé sur 35 caractères. |
Nombre de jours par défaut Nombre de jours maximum |
Nombre de jours de prêt par défaut, qui sera repris en en-tête de document de prêt. Ce nombre de jours est modifiable par les utilisateurs qui en ont les droits, et ne peut pas dépasser le nombre maximum de jours paramétré. |
Nombre d’articles maximum par prêt |
Il s'agit du nombre d’articles maximum par document de prêt. |
Nb d’articles maximum par client |
Nombre d’articles maximum prêtés pour chaque client (dans le cas où plusieurs documents de prêt sont saisis pour un même client). Après saisie du client dans un prêt, une recherche est effectuée pour contrôler si le client a déjà des prêts en cours, voire des prêts arrivés à échéance. Cette information est affichée à l’écran sous forme de message pour avertir le vendeur. Lors de la validation, un contrôle est effectué et permet de contrôler que le nombre maximum de prêts par document et par client n’est pas dépassé. |
Conditions générales |
Zone de saisie libre. |
Une fois cette étape effectuée, il vous faut définir le mode de gestion des prêts qui sera utilisé par défaut dans les paramètres société comme expliqué ci-après.
Définir le mode de gestion par défaut
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société
Ouvrez la branche Administration > Distribution.
Dans la branche CRM et clienteling, le pavé Gestion des prêts affiche le paramètre Modèle de gestion par défaut.
Sélectionnez le modèle de gestion que vous souhaitez utiliser par défaut et validez.
Notez que le paramètre Gestion des prêts est coché et grisé automatiquement, suite à l'opération de sérialisation.
Créer les motifs de mouvements
Back-Office > Paramètres > Documents > Motifs de mouvements
La gestion des prêts impose de gérer des motifs de mouvements.
Pour créer un nouveau motif
de mouvement, appuyez sur le bouton [Nouveau], et renseignez les informations
demandées.
Dans les types de mouvements proposés, seuls les trois types suivants sont liés à la gestion des prêts : Prêts, Perte de prêts, et Retour de prêts.
Ils ne sont utilisables que pour la nature de document PRT, en en-tête et à la ligne.
Attention !
Le motif de mouvement Perte du prêt doit impérativement avoir la valeur Sortie exceptionnelle également cochée dans les types de mouvements, afin que la sortie exceptionnelle correspondante soit correctement créée.
Activer la gestion des motifs de mouvements sur les documents
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures
La nature de document PRT – Prêt permet de saisir des documents de prêts. Ouvrez l’onglet Stock, et cochez le paramètre Gestion des motifs de mouvements.
Paramétrer la gestion des prêts
Dans les dépôts
Back-Office > Données de base > Établissements > Dépôts
Le dépôt utilisé pour les prêts doit être de type Prêt. Pour cela, ouvrez la fiche Dépôt de votre choix et sélectionnez l’onglet Coordonnées.
Dans le champ Type, sélectionnez l’option Prêt et validez.
La gestion des prêts est basée sur l’existence d’un type de dépôt particulier dans les établissements : les dépôts de prêt.
Tous les articles présents dans ces types de dépôts sont considérés comme prêtés.
Une opération spéciale permet d’alimenter ce dépôt de prêt, en effectuant un transfert de marchandises entre le dépôt d’origine et le dépôt de prêt. La sortie de la marchandise du dépôt de prêt est effectuée par diverses opérations : retour, vente ou perte.
Dans les établissements
Back-Office > Données de base > Établissements > Établissements
Ouvrez la fiche Établissement de votre choix et sélectionnez l’onglet Divers.
En cas de gestion des prêts, l’option Gestion des prêts doit être activée par établissement, avec le renseignement du dépôt d’émission du prêt par défaut. Un autre dépôt de prêt est spécifié, permettant de renseigner le dépôt à alimenter lors du retour du prêt. Les articles en prêt peuvent ainsi être gérés de manière spécifique, ou passer dans un statut de vérification avant de revenir dans la surface de vente.
Le mode de gestion des prêts défini précédemment doit être renseigné. Des motifs de perte, prêt et retour de prêt par défaut pourront être renseignés pour faciliter la saisie. Renseignez également les paramètres liés à l'impression du bon de retour des prêts.
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisses
Un paramètre est présent sur chaque caisse pour spécifier que la caisse gère les prêts. Il sera ainsi possible dans une boutique de spécifier les caisses qui effectuent ces opérations.
Pour activer cette option, ouvrez la fiche Caisse de votre choix et sélectionnez l’onglet Services. Cochez l’option Gestion des prêts et validez.
Notez qu'il est possible de définir pour chaque caisse une alerte sur les prêts dont la date de retour théorique est dépassée. Pour activer cette possibilité, ouvrez la fiche Caisse de votre choix et sélectionnez l’onglet Journées. Cochez l’option Alerte sur prêts échus et validez. Ce paramètre permettra l’affichage en ouverture de journée d’une alerte sur les prêts dont la date de retour est arrivée à échéance. Il est également possible de générer une alerte sur les prêts dont la date de retour est dépassée afin d’envoyer cette liste à un responsable. Ce paramétrage s'effectue dans le Back-Office > Administration > Indicateurs et alertes. Il s’agit de l’alerte standard CEG-PRETS.
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès
Les droits d’accès suivants doivent être activés pour les groupes utilisateurs de votre choix.
Menu Concepts (26) - Gestion commerciale / Saisie documents
Les lignes suivantes sont à activer pour les groupes d’utilisateurs concernés par ces fonctionnalités :
Autoriser la modification du dépôt d’émission d’un prêt
Autoriser la modification du nombre de jours de prêt
Autoriser la perte d’un prêt
Autoriser la modification du dépôt de retour d’un prêt
Modifier la date de retour d’un prêt
Menu Ventes (102) - Prêts
Les lignes de menus suivantes sont à activer pour les groupes d’utilisateurs concernés en Back-Office :
Saisie
Retour
Perte
Consultation
Consultation détaillée
Tableau de bord
Menu Paramètres (105) - Établissements
La ligne de menu Mode de gestion des prêts est à activer pour les groupes d’utilisateurs concernés en Back-Office.
Menu Clients (109) - Prêts
Les lignes de menus suivantes sont à activer pour les groupes d’utilisateurs concernés en Front-Office :
Saisie
Retour
Perte
Consultation
Consultation détaillée