Paramétrage de l'envoi de tickets par e-mail

Paramétrage de l'envoi de tickets par e-mail

Configurer l'envoi des e-mails

Dans les paramètres société

Depuis la webapp Company Settings

Un paramétrage du dossier est nécessaire, sachant qu’il existe plusieurs méthodes d'envoi : SMTP, Outlook et Notes.

1. Ouvrez la branche Gestion commerciale / Envoi de mail.

2. Dans le champ Méthode d'envoi des mails, sélectionnez la méthode de votre choix : SMTP, Outlook ou Notes.

3. Pour en savoir plus sur ce paramétrage, cliquez ici.

Dans les paramètres de caisse

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse

Renseignez les paramètres de caisse suivants, qui ont un impact sur l'envoi ou non du ticket par e-mail :

• Onglet Ticket de caisse : champ Confirmer l'impression.

• Onglet Ticket (suite) : champ Envoi du ticket par e-mail.

Renseigner les adresses e-mail

Les adresses e-mail sont à renseigner dans la fiche établissement et dans la fiche client.

Dans la fiche établissement

Back-Office > Données de base > Établissements > Établissement > Onglet Coordonnées

Le champ e-mail permet de saisir l’adresse mail de l’établissement sur lequel on va saisir des factures afin de les envoyer par mail aux clients. Il s’agit de l’adresse électronique de l’émetteur du mail. En cas d’absence de cette adresse, l’adresse mail SMTP des paramètres société est utilisée.

Dans la fiche client

Back-Office > Données de base > Clients > Clients > Onglet Général

Le champ e-mail permet de saisir l’adresse e-mail du client qui sera utilisée pour l’envoi des tickets/factures. Si le client souhaite recevoir ses tickets par e-mail, cochez l’option Reprise des e-mails.

Créer et lier les profils d'e-mail

Le profil d'e-mail permet de définir la structure du mail qui sera envoyé (objet, corps, modèle d'impression). Une fois le profil créé, il doit être rattaché à une caisse paramétrée pour envoyer les mails.

Étape 1 : Créer les profils d'e-mail

Back-Office > Paramètres > Documents > Profil d’e-mail

La notion de profil d'e-mail permet de définir les informations par défaut qui seront envoyées dans l'e-mail à la validation de la transaction.

Pour construire un e-mail par défaut, Cegid Retail Y2 met à votre disposition plusieurs balises qui peuvent être utilisées dans l'objet et/ou dans le corps du mail.

Exemples de mails par défaut :

• Dans l'objet du mail : Facture de votre commande en date du <DOCDATE>.

• Dans le corps du mail : Le magasin <STORE> vous remercie pour votre achat en date du <DOCDATE>. Votre n° de ticket est le suivant : <DOCNO>.

Pour connaître les différentes balises proposées, veuillez consulter les paramètres société > branche Gestion commerciale > Envoi de mail.

Étape 2 : Lier le profil à une caisse

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse

Pour lier le profil d'e-mail à la caisse de votre choix, ouvrez l’onglet Ticket (suite), et sélectionnez le profil dans le champ Profil d'e-mail.

Paramétrer la langue d'impression du ticket

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures

Cette étape permet de paramétrer la langue dans laquelle le ticket sera édité.

Sélectionnez la nature de document FFO – Ticket, et dans l’onglet Mise en forme, cochez le paramètre Impression dans la langue du tiers, puis validez.

La langue d’impression du ticket sera alors celle définie dans la fiche du client (onglet Général, pavé Identification).

Gérer les droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès

Activez les droits d'accès suivants pour les groupes utilisateurs de votre choix.

• Ouvrez la branche Paramètres (105) > Documents, et activez le droit d’accès Profils d’e-mail.

• Ouvrez la branche Administration (106) > Tâches planifiées, et activez le droit d’accès Envoi des tickets par mail.

Paramétrages complémentaires liés aux clients fictifs (ou de passage)

Certains clients non identifiés (dits fictifs), peuvent aussi demander l'envoi du ticket par e-mail. Dans ce cas, veuillez effectuer les paramétrages précédents ainsi que ceux décrits ci-après :

Paramétrage de caisse

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse

Dans la fiche Caisse, vérifiez les champs suivants :

Onglet	Champs
Onglet Généralités	Client par défaut : un client de passage doit avoir été défini. Saisie du client : la case doit être cochée.
Onglet Préférences	Enreg. adresse si vente à livrer : la case doit être décochée.

Nature de document

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures

Sélectionnez la nature de document FFO – Ticket, et dans l’onglet Tiers, vérifiez que la case Gestion des adresses est cochée.