Ouverture et fermeture de caisse

Ouverture et fermeture de caisse

Les procédures d’ouverture et de fermeture de journée dépendent du paramétrage de caisse préalablement effectué. Par conséquent, il est possible que certaines étapes décrites ci-dessous n’apparaissent pas, notamment les étapes suivantes :

• les différentes alertes concernant les caisses ouvertes ou les propositions de transfert par exemple (cf. Paramètres de caisse, onglet Journées, pavé Alertes),

• la gestion des événements de la journée comme la saisie de la météo du jour par exemple (cf. Paramètres de caisse, onglet Journées, pavé Ouverture/Fermeture de journée),

• la saisie du fonds de caisse avec le détail des pièces et billets (cf. Paramètres de caisse, onglet Journées, pavé Contrôle caisse).

Pour en savoir plus sur ces divers paramétrages, consultez la rubrique des paramètres de caisse (onglets Journées et Fonds de caisse notamment), ainsi que celle relative aux droits d'accès.

Notez que la calculette disponible dans tous les écrans permet de saisir les montants directement sur le pavé. Dans ce cas, les montants doivent être validés avec le bouton approprié de la calculette.

Ouverture de la caisse

Front-Office > Encaissement > Journées > Ouverture

Avant de pouvoir commencer à encaisser, la caisse doit être ouverte. Notez que dans le cas où le magasin dispose de plusieurs caisses, l’opération d’ouverture de caisse doit être répétée sur chacune des caisses. Chaque caisse disposant ainsi de son propre fonds de caisse, il ne faut jamais prélever des espèces d’une caisse pour les mettre dans une autre.

Sélection du vendeur

La première fenêtre permet de sélectionner le vendeur qui ouvre la caisse, soit en cliquant sur le bouton correspondant du pavé tactile, soit en le sélectionnant dans la liste qui s’ouvre par le bouton […], ou bien encore en le saisissant directement dans la zone Vendeur. Appuyez ensuite sur le bouton [Suivant].

Rappel des opérations en attente

Cette fenêtre affiche les informations relatives aux opérations restant à effectuer, telles que les annonces de livraison ou de transfert à valider, les réservations ou commandes clients disponibles, les chèques différés à encaisser, etc. Appuyez ensuite sur le bouton [Suivant].

Saisie du fonds de caisse initial

L'écran Fonds de caisse permet de saisir le montant disponible à l’ouverture de journée. Celui-ci peut être saisi :

• soit par un montant global dans le haut de l’écran,

• soit par le détail des pièces et billets dans la partie inférieure de l’écran.

Le fonds de caisse saisi à l'ouverture de journée est supposé être identique à celui saisi lors de la fermeture de caisse, mais pour gérer les écarts de fonds de caisse éventuels Cegid Retail Y2 propose les paramétrages complémentaires suivants :

• Justifier l'écart de fonds de caisse : un paramètre de caisse permet de demander au caissier de justifier l'écart de fonds de caisse éventuel (cf. Onglet Fonds de caisse / Gestion des écarts sur fonds de caisse).

• Afficher ou masquer le montant de l'écart : un droit d'accès permet d'afficher ou de masquer le montant de l'écart, qu'il soit positif et/ou négatif (cf. Voir les écarts de caisse négatifs/positifs).

Pour gérer ces écarts, le caissier voit s'afficher la fenêtre Traitement de l'écart qui lui permet de modifier le détail de sa saisie ou bien de valider l'écart, et en fonction des droits d'accès concernant les écarts de caisse, le montant de l'écart est affiché en positif, en négatif ou masqué.

Le bouton [Suivant] permet de valider la saisie, et de passer à l’étape Actions complémentaires.

Saisie des actions complémentaires

Le bouton [Fin] permet de valider toutes les saisies précédentes. Un ticket est imprimé avec le montant d’entrée du fonds de caisse.

Fermeture de la caisse

Front-Office > Encaissement > Journées > Fermeture

Sélection du vendeur

La procédure de sélection du vendeur est identique à celle d'ouverture de journée.

Les tickets toujours en attente sont mentionnés dans la fenêtre de fermeture, et peuvent être visualisés en cliquant sur la ligne correspondante. Notez que tous les tickets en attente seront supprimés à l’issue de la fermeture de journée.

Appuyez sur le bouton [Suivant].

Rappel des opérations en attente

Cette fenêtre affiche des informations relatives aux opérations restant à effectuer (cf. Ouverture de caisse).

Appuyez ensuite sur le bouton [Suivant].

Saisie du fonds de caisse final

L'écran de contrôle des modes de paiement est divisé en deux parties :

• La grille d'en tête (partie supérieure de l'écran) permet d'indiquer le montant global compté en caisse pour chaque mode de paiement.

• La grille de détail (partie basse de l'écran) affiche, pour chaque mode de paiement sélectionné dans la grille d'en-tête, le détail des montants.

Pour chaque mode de paiement, dans la zone Total compté saisissez le montant réel compté en caisse. Si le montant est égal à celui affiché dans la zone Total calculé, un signal vert apparaît dans la zone État. Si le montant est différent de celui qui apparaît dans la zone Total calculé, la fenêtre Traitement de l’écart s’affiche, et selon les droits d'accès accordés, le montant de cet écart peut être affiché ou masqué (cf. Voir les écarts de caisse négatifs/positifs).

Trois options sont proposées pour gérer le traitement de l'écart :

• Modifier le détail : permet de revenir sur la saisie initiale. Un signal rouge s’affiche le temps de la modification, puis redevient orange ou vert selon l’écart constaté.

• Valider l’écart : permet de valider un écart constaté. Pour chaque mode de paiement affichant un écart, un ticket sera édité en fin de procédure.

• Annuler : permet d’abandonner la saisie du fonds de caisse, après confirmation.

Pour les modes de paiement de type Espèces, et selon le paramétrage caisse effectué, le détail des pièces et billets peut être saisi dans la grille de détail. La zone Montant sera automatiquement calculée.

Pour les modes de paiement de type Chèques, il est également possible de saisir le détail des écarts (cf. Gestion des écarts de chèques lors du contrôle de caisse).

Appuyez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape Événements de la journée / Mentions particulières.

Saisie des événements de la journée

Cette étape est facultative ; elle permet de saisir les événements marquants de la journée, et des commentaires éventuels. Appuyez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape Actions complémentaires.

Saisie des actions complémentaires

Cette étape permet de sélectionner les états de fin de journée à imprimer. Appuyez sur le bouton [Fin], sinon le bouton [Suivant] permet d’accéder à l’étape Remise en banque, si celle-ci a été configurée dans les paramètres de caisse.

Remise en banque

Cette étape permet de sélectionner les paiements qui doivent être remis en banque (cf. Remise en banque).

Clôture de la caisse

Appuyez sur le bouton [Fin] pour clôturer la caisse et permettre l’impression des différents tickets. Éteignez l’écran.

Fermeture accélérée

La fermeture accélérée permet de travailler la nuit, sans être perturbé par une fermeture de journée, tout en affectant la vente sur la bonne journée calendaire. Cette fonctionnalité permet de reporter les opérations longues à une date ultérieure.

Mise en place

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisses

Front-Office > Paramètres > Caisses > Caisses

Dans l’onglet Journées des paramètres de caisse, l’option Fermeture accélérée permet d’activer ou non cette fonctionnalité. Par défaut la case n’est pas cochée. L’activation de la fonctionnalité modifie le traitement des tickets saisis en fin de journée.

Fonctionnement

Lorsque l’option est cochée, un ticket peut démarrer sur le jour J. Lorsque l’utilisateur valide le ticket, la date de création du ticket est contrôlée. Dans le cas où cette date n’est pas conforme à la date de la journée de vente, une action est insérée avant l’enregistrement du ticket. La journée courante est fermée, avec un statut "Fermeture accélérée". Ce statut signifie que le contrôle caisse n’a pas eu lieu et demandera un traitement ultérieur. Une nouvelle journée est ouverte à la date système de la caisse. Le ticket courant se met à jour avec cette nouvelle date, et s’enregistre. Il est imprimé (avec les données présentes en mémoire, ou via une requête) avec la nouvelle date de la journée.

Ouverture sur une date antérieure

Actuellement, sous réserve du droit d’accès correspondant, une journée peut être ouverte à une date antérieure afin de rattraper un retard de saisie par exemple. La fermeture automatique de caisse est une fonctionnalité incompatible avec des saisies sur une date antérieure. Un message bloquant interdira donc une ouverture sur une date antérieure pour toute caisse paramétrée en fermeture accélérée automatique. Les retards de saisie devront donc se faire sur une caisse dédiée.

Contrôle de la caisse & gestion des caissons

Le contrôle de la caisse sera effectué lors de la prochaine fermeture manuelle de la caisse, en cumulant les règlements des journées avec fermeture accélérée. En cas de gestion des caissons, le caisson ouvert de la caisse passe dans un statut "Interrompu".

Fonction de fermeture accélérée

Cette fonction permet de forcer la fermeture accélérée de la caisse.

Exemple : cas du caissier qui part sans fermer la caisse. Un responsable force la fermeture accélérée, le caissier du jour effectuera le double contrôle.

Imprimante fiscale

La fermeture accélérée de la caisse ne doit pas être autorisée en cas de gestion d’une imprimante fiscale ne permettant pas ce mode de saisie.

Ouverture de journée au lendemain

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d’accès

Il est possible d’ouvrir une caisse sur une date postérieure à la date du jour. Cette fonctionnalité est conditionnée par le droit d’accès "Ouvrir sur une date postérieure à une date système". Ce droit est accessible dans le menu Encaissement (107) dans la branche Ouverture/Fermeture de journée.

Elle permet d’enregistrer les ventes de la date courante sur la journée suivante (par exemple les ventes du jeudi de 23h à 00h seront enregistrées sur la journée du vendredi.)