Mailings clients

La fonctionnalité des mailings permet de gérer les diverses actions de publipostage menées, à partir du fichier des clients ou du fichier des contacts, grâce à la création d’une fiche mailing.

Une fiche mailing concerne une sélection de clients ou de contacts, et donne lieu à la création d’un fichier d’export (à usage interne ou bien à destination d’un "routeur" chargé du publipostage), ou bien, via une maquette de publipostage créée par Microsoft Word, d’une lettre-type pour chaque client avec envoi éventuel dans un e-mail.

Cette fiche mailing peut être un simple recueil d’informations relatives à une action commerciale donnée (date d’envoi, dates de validité, etc.) mais peut aussi être en mesure de chiffrer le retour de l’opération, en rattachant les ventes saisies dans le Front-Office aux actions commerciales à l’origine du passage du client.

Paramétrages préalables

Paramètres société

Back-office > Administration > Société > Paramètre société

Ouvrez la branche Gestion commerciale > CRM. Pour afficher le menu Mailing client, désactivez l'option Gestion des opérations commerciales et des collectes d’informations.

Droits d'accès

Back-office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d’accès

La gestion des droits d'accès liés aux mailings peut être effectuée à partir des menus suivants :

Menu Concepts (26) > Gestion commerciale > Mailings clients : Gestion des mailings, Création, Modification - Suppression.
Menu Données de base (110) > Clients > Mailings clients : Liste des mailings, Mailings par client, Mailing par contact.

Zoom sur la fiche Mailing

Back-Office > Données de base > Clients > Mailing Clients > Liste des mailings

Cette commande permet d’afficher la liste des fiches mailings existantes, suivant les critères de tri sélectionnés dans l’entête de fenêtre.

Notez que la gestion des mailings n’est pas disponible dans le Front-Office, sauf pour lier une vente à un mailing particulier lors de la saisie d’un ticket.

Barre d'outils

Le bouton [Exporter la liste] permet de créer un fichier contenant les mailings de la liste affichée, afin de le récupérer à l’aide d’un outil bureautique, par exemple Excel ou Word.

Le bouton [Ouvrir] permet d’accéder à la fiche mailing courante. Un double clic sur une ligne ouvre également la fiche concernée.

Il est possible de créer une nouvelle fiche mailing à l’aide du bouton [Nouveau].

Onglet Caractéristiques

Cet onglet affiche les données essentielles relatives à l’opération de mailing comme le code, le descriptif, la validité et la date prévue de l’envoi. Il permet aussi d’indiquer dans quel type de document le mailing sera exploité (généralement les tickets du Front-Office) afin d’en mesurer la portée.

L’activation de l’option Stockage liste des envois permet de conserver dans la base de données la liste des clients destinataires de ce mailing. Cette option doit obligatoirement être cochée pour pouvoir mesurer la portée de l’opération commerciale. En effet, si cette option est désactivée, il ne sera pas possible de lier les ventes à un mailing dans la saisie des tickets du Front-Office et par conséquent, aucune mesure de retour ne pourra être calculée dans la partie Portée de cet onglet.

Le bouton [Calculer les retours et le taux de réussite] permet d’actualiser les mesures de portée : nombre d’envoi, de retours, et le taux de réussite.

Le bouton [Liste des clients] permet de consulter la liste des clients (ou contacts) destinataires de ce mailing. Ce bouton est disponible uniquement si l'option Stockage liste des envois a été activée sur le multicritère.

Onglet Envoi

Cet onglet permet d’effectuer le routage des destinataires des mailings. Il ne doit pas nécessairement être renseigné lors de la création de la fiche mailing. Il est possible de ne donner les caractéristiques de l’envoi qu’au moment du lancement du mailing concerné. Cependant, les informations indiquées dans cet onglet seront reprises automatiquement et par défaut lors du lancement du mailing.

Champs	Description
Export	Permet d’indiquer les caractéristiques de création d’un fichier d’export personnalisé portant sur la liste des clients destinataires de l’opération (cf. Exportation des données).
Mailing et e-mailing	Permet d’indiquer la maquette Word de publipostage utilisée, ainsi que le document final obtenu. Le bouton [Création / Modification de maquettes] permet d’accéder aux fonctions de publipostage de Word (cf. Création d’un mailing ci-après).
Export pour routage	Permet d’indiquer le répertoire de stockage d’un fichier d’export simple comportant la liste des clients ou contacts destinataires de l’opération. Les informations relatives à chaque client dépendent de celles affichées dans la présentation du tableau multicritère.

Création d'un mailing

Back-Office > Données de base > Clients > Mailing Clients > Liste des mailings

Dans l'onglet Envoi de la fiche Mailing, le bouton [Création / Modification des maquettes] permet d’accéder aux fonctions de création et de modification d’une maquette Word de publipostage :

Créer une nouvelle maquette

Ce choix permet d'accéder à la fonction du publipostage Word.

Gestion des maquettes

Ce choix ouvre la fenêtre Modèles d'édition Word, qui affiche la liste des maquettes déjà créées.

Le bouton [Nouveau document externe] permet de créer une nouvelle maquette en sélectionnant un document Word stocké sur le poste pour l’intégrer à la base de données.

Une fois le document sélectionné, à partir de la nouvelle maquette, le bouton [Traitement sur le document / Prendre le document pour modification] permet de rapatrier sur le poste local un document existant dans la base de données, afin de le modifier.

Une fois les modifications effectuées, le document doit être réintégré dans la base de données via le bouton [Traitement sur le document / Intégrer le document modifié].

L’intégration rend la maquette sélectionnée indisponible pour toute utilisation. Il est donc indispensable de la rendre à nouveau disponible en modifiant le champ État de la maquette de "Non disponible" à "Disponible". En effet, la maquette n’est utilisable pour créer un mailing que si son état est "Disponible". Si l’état est :

Non disponible, la maquette ne sera pas visible dans la base.
En cours de conception, la maquette sera visible mais non utilisable pour créer des mailings.

Gestion des différents mailings

Mailings par client

Back-Office > Données de base > Clients > Mailing Clients > Mailings par client

Cette commande permet de sélectionner les fiches clients pour lesquelles une opération de mailing doit être réalisée.

Il est possible de consulter une fiche client à l’aide du bouton [Afficher le tiers].

Le bouton [Tout sélectionner] permet de sélectionner automatiquement l’ensemble des fiches clients de la liste. La barre d’espacement du clavier permet une sélection discontinue fiche par fiche.

Le bouton [Extraction des clients] permet de lancer le traitement sur une sélection de clients. Les caractéristiques saisies dans la fiche de l’opération commerciale sont proposées par défaut, mais restent modifiables à ce stade.

Le bouton [Création/Modification de maquettes] reprend les fonctionnalités de création et de gestion des maquettes expliquées précédemment (cf. Création d'un mailing).
Le bouton [Exporter] permet de lancer la création du fichier d’export ou des lettres-types de publipostage, ou encore des e-mails. Il convient de renseigner le mailing associé, et le chemin d’accès du fichier à générer.
Le champ [Maquette] permet de visualiser la liste des maquettes disponibles dans la base et d’en sélectionner une.
Le bouton [Imprimer] permet d’éditer la sélection de maquettes restituée.
Le bouton [Voir le document] permet de contrôler les lettres types générées, dans le cas d’un simple mailing.

Une fois l’export terminé, le message Export client terminé s’affiche.

Notez que dans le cas d’un mailing, une fois Word ouvert, il faut utiliser le bouton [Fusionner avec un message électronique] de la barre d’outils Fusion et publipostage de Word.

Mailings par contact

Back-Office > Données de base > Clients > Mailing Clients > Mailings par contact

Cette commande permet, sur la base des critères de tri indiqués, de sélectionner des fiches contacts pour lesquelles une opération de mailing doit être réalisée. Le fonctionnement est identique à celui des Mailings par client.

Mailings à partir du tableau de bord des clients

Back-Office > Données de base > Clients > Tableau de bord

Pour le fonctionnement du tableau de bord avancé des clients, se reporter à la rubrique Analyses clients.

Le bouton [Génération liste des opérations commerciales] permet d’afficher la même fenêtre que celle utilisée pour le paramétrage des mailings par client ou contact, mais cette fois pour l’export de la liste des clients restituée par le tableau de bord en fonction des critères sélectionnés dans le multicritère.

Utilisation des mailings dans le Front-Office

La gestion des mailings n’est pas disponible dans le Front-Office, sauf pour lier une vente à un mailing particulier lors de la saisie d’un ticket.

Dans la mesure où l’option Stockage de la liste d'envoi a été cochée lors de la création de la fiche mailing, et si la nature de document dans laquelle le mailing est exploité est bien la nature FFO, il est alors possible de lier une vente d’un client destinataire à l’opération de mailing engagée.

A la fin de la saisie du ticket, après la validation du paiement, une boîte de dialogue s’ouvre automatiquement et propose la liste des opérations de mailings en cours. Ce lien entre la vente et le mailing permet notamment de générer des statistiques spécifiques au succès du mailing (cf. paragraphe Onglet Caractéristiques, vu précédemment).