Les entrées en lot

Cette rubrique explique comment saisir manuellement des lots sur des documents alimentant le stock physique.

Saisie de document d'entrée en stock

Back-Office > Stocks > Saisie > Mouvements exceptionnels

Après saisie de l'article, l'écran Ventilation des lots est affiché :

Soit en ouverture automatique, si la nature de document pour la gestion des lots contient Obligatoire ou Proposition.
Soit sur demande via le bouton [Actions complémentaires], puis Détail des lots.

Les composants du lot sont saisis à l’aide de l’écran de ventilation des lots.

Zoom sur l'écran Ventilation des lots

L'écran se divise en deux parties. Le haut de l'écran reprend les informations liées à la ligne du document :

Code article et le libellé de l’article,
Dépôt : reprise du dépôt du document,
Saisie : reprise des quantités,
Total ventilé : somme de la quantité des lignes de la partie basse de l’écran.

Le bas de l'écran reprend les informations suivantes :

Champs	Description
Lot interne	Il s'agit de la référence interne du lot. Si la formule de la référence interne est automatique la colonne est cachée par défaut. Le bouton [Formule lot] donne accès à la saisie de la référence. La saisie effectuée dans cette zone est prioritaire et est conservée à la validation du document.
Lot externe	Il s'agit de la référence externe du lot.
Lot suivi	Zone de suivi pouvant contenir par exemple une référence de votre fournisseur. Zone disponible si le paramètre société Gestion de la référence de suivi des lots est activé.
Date d’entrée	Zone pré-alimentée par la date du document.
Date de péremption	Saisie de la date de péremption. Zone disponible si le paramètre société Gestion des dates de péremption est activé.
DLU	Saisie de la date limite d’utilisation. Zone disponible si le paramètre société Gestion des dates limite d’utilisation est activé.
Quantité	Quantité correspondante.

Les actions suivantes sont disponibles :

Ce bouton permet de supprimer la ligne active.
Ce bouton alimente la zone Lot interne de la ligne active à partir de la formule du lot interne rattachée à l’établissement.

Attention !

La zone est alimentée avec les informations saisies au moment où l’action est effectuée. Par exemple, si la formule fait référence à une donnée non encore saisie (date de péremption, suivi lot, référence externe, date limite d’utilisation), la référence interne ne peut donc pas contenir cette dernière non encore saisie et ne sera pas mise à jour par une modification ultérieure. Si la référence externe saisie dans la ventilation existe déjà pour l’article, un message vous informe qu’elle est liée à une référence interne et propose de prendre en compte ces informations pour la ventilation en cours pour affecter ce mouvement à ce lot.

Règles de validation

Règles liées à la quantité : la quantité ventilée ne peut pas être supérieure à la quantité de la ligne de document. La saisie de quantité négative n’est pas autorisée. Si le mode de saisie de la nature de document est obligatoire, toutes les quantités de la ligne doivent être ventilées pour le valider. Dans le cas contraire, le message "Toutes les quantités n’ont pas été ventilées"s’affiche.
Règles liées aux lots : les zones Lot interne, Lot externe et Lot suivi doivent être renseignées. Seuls les caractères alphanumériques, l’espace, les caractères spéciaux . _ - sont autorisés dans ces zones. Cependant, la zone Lot interne n’est pas obligatoire si la formule référence interne est cochée avec l’option Attribution automatique (cf. Formule de référence interne) car elle est alimentée à la validation du document avec les éléments de la formule.
Règles génériques : si un code article comporte plus d’une ligne avec le même lot interne et le même lot externe (ou le même lot suivi), le message suivant s’affiche : Le lot externe (ou lot interne) XXX pour l’article YYY est ventilé sur plusieurs lignes.

Modification d'un document

Lors de la modification d’un document, la suppression ou la modification des quantités n'entraîne pas suppression de la saisie d’origine mais un ajustement dans le détail des lots. Lors de la modification d’un document lié à un autre document mouvementant le stock physique :

La consultation de la ventilation des lots se fait à partir du document d’origine et un message en informe l’utilisateur,
La quantité d’un article géré en lot ne peut pas être supérieure à la quantité du document d’origine.

Génération d’un document

Génération manuelle

Si la nature du document précédent gère les lots en obligatoire et mouvemente le stock physique, alors pour le document en cours et pour les articles liés à un lot les informations suivantes s'appliquent :

La quantité ne peut pas être supérieure à la quantité du document d’origine,
L’accès à la ventilation du lot se fait à partir du document d’origine. Un message vous en informe si l’accès se fait sur le document en cours.

Notez que l’ajout de ligne d’article reste possible même pour les articles gérés en lot, et la ventilation par lot est à saisir avant validation du document.

Par exemple, la génération d’une Facture fournisseur à partir d’une réception affiche le message "Les lots sont gérés sur le document précédent" lors de l’accès au détail du lot pour les lignes provenant de la réception. Si pour un article A, la quantité réceptionnée est de 10, alors la quantité ne peut pas être supérieure à 10 sur la facture générée.

Génération automatique

Si le document à créer gère les lots en obligatoire et s’il contient au moins un article géré par lot, la génération automatique n’est pas autorisée pour ce document. Dans ce cas, le message suivant s’affiche : Le document XX contient des articles gérés par lots : génération automatique impossible.