Les différents types de saisie d'un retour

Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d’un ticket

Saisir une quantité négative

Dans l’écran d’encaissement, après la saisie d’un article, il est possible de saisir directement une quantité négative dans la colonne Quantité. Dans ce cas, aucune recherche n’est effectuée sur la vente d’origine, mais des informations sur la vente d’origine doivent être renseignées dans l’écran Informations de la vente d’origine qui s’affiche.

Les informations sont pré-renseignées avec celles saisies dans la ligne du ticket, sauf le numéro et la date du ticket d’origine qui sont en saisie libre, mais obligatoires. La fenêtre des motifs de retour s’ouvre ensuite, dans le cas où les motifs sont gérés sur les tickets (cf. Paramétrage des retours).

Saisir le retour d'une ligne article sans contrôle

Après la saisie d’un article, appuyez sur le bouton [Actions sur les lignes / Ligne de retour sans contrôle] pour saisir directement une ligne en négatif, sans autre formalité. Si la gestion des motifs de mouvements est activée, il conviendra de sélectionner un motif de retour dans l’écran qui s’affiche.

Annuler la saisie du retour sans contrôle

Notez que si vous effectuez la même opération une seconde fois, le message suivant apparaît : "Voulez-vous vraiment annuler le retour de cet article ?", permettant ainsi d’annuler la saisie du retour sans contrôle.

Saisir le retour d'une ligne article avec contrôle

Il est possible de saisir un retour en allant chercher la vente d’origine, permettant ainsi de lier le retour à la vente d’origine.

Attention !

Selon le paramétrage effectué précédemment (cf. Paramétrer le mode de recherche des retours), différents écrans sont susceptibles d'être affichés.

Sans saisir de ligne de vente, l’utilisation du bouton [Actions sur les lignes / Ligne de retour] permet de lancer la recherche de la vente d’origine via l'écran Liste des articles vendus.

Ce multicritère est optimisé grâce à un paramètre société présent dans la branche Administration / Performance qui permet de définir le nombre d'enregistrements maximum retournés par la requête.

Dans l'écran Liste des articles vendus, si aucune des lignes proposées ne correspond à l’article retourné, le bouton [Fermer] permet d’ouvrir une nouvelle fenêtre de saisie manuelle des informations de la vente d’origine :

Attention !

L’affichage de cette fenêtre dépend des droits d’accès attribués à l’utilisateur. En l’occurrence, il s’agit du concept Outrepasser le contrôle des retours de marchandises (Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès) :

Si le concept est à vert, cette fenêtre s’affiche.
Si le concept est à rouge, cette fenêtre ne s’ouvre pas, et le retour n’est pas possible.

Lignes déjà retournées

L’onglet Compléments, disponible dans l’écran Liste des articles vendus, permet d’obtenir la liste des articles déjà retournés, en cochant le critère Lignes déjà retournées. Par défaut, les articles déjà retournés ne sont pas affichés.

Notez également que la colonne Statut de cet écran affiche un bouton de couleur :

Vert, pour indiquer que l’article n’a jamais été retourné.
Rouge, pour signaler que l’article a déjà été retourné.

Restrictions utilisateurs

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Utilisateurs

Notez que les ventes sont recherchées dans les boutiques en fonction des restrictions utilisateurs définies dans la fiche Utilisateur (onglet Restrictions, champ Retours des articles).

Saisir le retour d'un ticket et le dupliquer

Saisir le retour d’un ticket complet

Il est possible de procéder au retour d’un ticket complet avec toutes ses lignes articles.

Pour cela, appuyez sur le bouton [Actions sur les lignes / Retour de tickets] pour sélectionner le ticket.

Saisir le retour d’un ticket et le dupliquer

Il est possible de procéder au retour d’un ticket et de le dupliquer. Cette fonctionnalité est utilisée dans des cas particuliers où il est nécessaire de retourner le ticket complet et de recréer le ticket de vente pour procéder à des modifications.

Pour cela, appuyez sur le bouton [Actions sur les lignes / Retour de tickets et duplication] pour sélectionner le ticket.

Saisir un retour dans le cadre du contrôle de la rupture de stock

Contexte

En saisie de ticket, Cegid Retail Y2 permet de contrôler l’existence en stock (physique ou disponible) de l’article saisi afin notamment d’alerter le caissier en cas de stock insuffisant, voire d’empêcher la validation de la quantité saisie afin d’éviter la génération de stock négatif (quitte à bloquer et empêcher une vente en cas de stock incorrect).

Fonctionnement en caisse

Dans les versions précédentes, en cas de retour article, lorsque le paramètre document Suppression de la ligne si rupture était activé, il n’était pas possible d’ajouter l’article dans le panier car la ligne était automatiquement supprimée. Pour rappel, ce paramètre est disponible dans l'onglet Stock des natures de document (nature FFO).

En effet, lors de la saisie d'un article avec un stock négatif, un message signalait la rupture de stock, et supprimait la ligne avant même que le caissier ait pu indiquer qu’il s’agissait d’une ligne de retour.

Désormais, même si ce paramètre document est activé, la ligne de retour n'est plus supprimée, et le message "Voulez-vous retourner l'article ?" est proposé au caissier. S'il répond :

Non : la ligne est supprimée.
Oui : la ligne est ajoutée avec une quantité égale à -1, et le stock mis à jour.

Remarques

Ce fonctionnement s’applique aux articles uniques et dimensionnés, aux articles gérés par lot, aux nomenclatures assortiment et aux nomenclatures macro.
Il ne s’applique pas aux nomenclatures d’assemblage (pas de contrôle du stock des articles composants).
En mode autonome, le fonctionnement n’est pas applicable, car le contrôle de stock n'est pas géré.

Rappel non exhaustif des paramétrages permettant de contrôler l'existence en stock

Les paramètres ci-dessous permettent de contrôler l'existence en stock des produits :

Nature de document FFO, onglet Stock	Nature de document FFO, onglet Valorisation	Paramètres de caisse, onglet Gestion
Calcul ruptures de stock : Physique. Suppression de la ligne si rupture : coché.	Documents valorisés à 0 autorisés : coché.	Contrôler les retours de marchandises : décoché.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces paramètres, veuillez consulter les rubriques suivantes :

Natures de document (onglet Stock et onglet Valorisation).
Paramètres de caisse (onglet Gestion).

Saisir le retour d'un article avec numéro de série

Attention !

Le choix de la méthode de saisie des lignes d'articles gérés en numéros de série a un impact sur la saisie des retours de telles lignes de vente.

Il est fortement recommandé, en cas de vente de plusieurs numéros de série associés à un seul code article Y2, de saisir une ligne de vente pour chaque numéro de série vendu.

Cela afin de faciliter la saisie éventuelle du retour d’un seul des numéros de série.

En effet, l’affichage de la liste des articles vendus propose une ligne de quantité 1 pour chaque numéro de série vendu, et l’utilisateur peut sélectionner la ligne correspondant au numéro de série à retourner.

Dans le cas contraire, l’affichage de la liste des articles vendus propose plusieurs lignes de quantité >1 et en cas de sélection d’une des lignes le message bloquant suivant est affiché : "Vous ne pouvez pas sélectionner une ligne associée à plusieurs numéros de série".

Cas des retours sans contrôle des articles avec numéro de série

Lors d'un retour sans contrôle, une fenêtre de saisie s'ouvre pour entrer le numéro de série de l'article à retourner.

Cependant, le système ne vérifiera pas si ce numéro de série a déjà été retourné, puisque par définition ce type de retour ne fait aucun contrôle.

Pour les articles gérés en numéros de série, il est recommandé de n'effectuer que des retours avec contrôle, ou au minimum, de restreindre les retours sans contrôle à une catégorie spécifique d'utilisateurs via les droits d'accès.