Inventaire des articles avec numéros de série
Cegid Retail Y2 permet un suivi des articles par numéro de série dans les différents modules de l’application.
Le fonctionnement décrit ci-dessous est actif uniquement pour les dossiers gérant les numéros de série, c’est-à-dire les dossiers pour lesquels le paramètre société Gestion des numéros de série est coché. Ce paramètre est disponible depuis les Paramètres société > Gestion commerciale > Articles, et n’est visible que si la gestion des numéros de série est sérialisée.
Cette rubrique explique comment régulariser les numéros de série à partir des écarts d'inventaire. A partir de la liste des numéros de série en stock théorique, le module permet de les supprimer ou d'en ajouter à concurrence de la quantité en écart.
Paramétrage de la recherche par numéro de série
Back-Office > Paramètres > Articles > Priorités de recherche
La recherche par numéro de série requiert le paramétrage préalable des priorités de recherche.
Les priorités de recherche des articles sont prises en compte par les modules de transmission TPI et d’inventaire inventoriste, et il est possible de scanner des numéros de série. Par conséquent, pour que les numéros de série soient pris en compte dans ces traitements, l’une des priorités de recherche doit contenir la valeur Numéro de série. Notez que la priorité de recherche des articles doit également être indiquée dans les Paramètres société> Gestion commerciale> Articles. Pour en savoir plus sur la gestion des priorités de recherche, veuillez consulter la rubrique Priorités de recherche.
Génération de la liste d’inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Début d’inventaire > Génération d’une liste
Front-Office > Gestion > Inventaire > Début d’inventaire > Génération d’une liste
Dans la fenêtre de génération d’une liste d’inventaire, un message affiché en rouge indique que les listes d’inventaire comportant des articles gérés avec numéros de série doivent être créées à l’instant T.
Inventaires transmis avec numéros de série
Transmission TPI
Back-Office > Stocks > Inventaire > Inventaires transmis > Saisie-Consultation
Front-Office > Gestion > Inventaire > Inventaires transmis > Saisie-Consultation
Les listes de transmission sont consultables et modifiables. Une nouvelle liste peut également être entièrement saisie depuis ce menu. Si l’opérateur a scanné des numéros de série et non pas des codes-barres article, les priorités de recherche article des paramètres société sont utilisées afin de retrouver l’article auquel appartient le numéro de série scanné. Pour assurer un bon fonctionnement des recherches basées sur le numéro de série, ces derniers doivent être uniques dans le référentiel. En cas de doublon, c’est le premier numéro de série qui sera ramené dans le traitement.
Numéros de série rejetés
Back-Office > Stocks > Inventaire > Inventaires transmis > Correction CAB en erreur
Front-Office > Gestion > Inventaire > Inventaires transmis > Correction CAB en erreur
Les numéros de série rejetés sont consultables dans la liste des CAB en erreur. Le traitement des anomalies s’effectue de la manière suivante :
Article inconnu : la référence article transmise n’a pas permis de retrouver l’article dans Cegid Retail Y2.
Quantité erronée : dans le cas d’article géré avec numéro de série, la quantité inventoriée est différente de 1.
Intégration du fichier inventoriste
Back-Office > Stocks > Inventaire > Inventaires transmis > Intégration du fichier inventoriste
Front-Office > Gestion > Inventaire > Inventaires transmis > Intégration du fichier inventoriste
Le format d’import d’une liste d’articles inventoriés permet de renseigner le numéro de série des articles. On distinguera les cas présentés ci-après.
Le fichier ne comporte pas de numéro de série : les numéros de série devront être renseignés manuellement.
Le fichier contient un code-barres et un numéro de série : les numéros de série importés seront automatiquement associés à l’article correspondant au code-barres.
Le fichier ne comporte qu’un numéro de série : les priorités de recherche seront utilisées afin de retrouver l’article auquel appartient le numéro de série.
Attention !
Seuls les numéros de série référencés dans la base de données seront reconnus, les autres seront rejetés en anomalie.
Remarques générales
Les numéros de série récupérés grâce au TPI ou par l’import sont pré-renseignés dans la fenêtre de saisie. Ils sont affichés dans la liste de droite. Ceci est possible uniquement si l’article correspondant au numéro de série a été identifié dans le fichier d’import ou dans la base de données.
La longueur des codes importés est portée à 35 caractères. En cas d’utilisation de TPI, attention aux éventuelles limitations des TPI.
Les numéros de série ne sont pas obligatoires à ce stade. Une transmission peut être intégrée malgré une saisie incomplète des numéros de série ; ils pourront alors être renseignés dans la phase de saisie / modification des listes d’inventaire.
Si l’inventaire est fait par code-barres (sans numéro de série) et si la quantité inventoriée correspond au nombre de numéros de série présents en stock, alors les numéros de série sont automatiquement inventoriés. La ligne d’inventaire est alors automatiquement cochée comme saisie.
Si le nombre de numéros de série inventoriés et la quantité inventoriée sont :
Identiques : la ligne est considérée comme saisie. En cas d’ouverture de la fenêtre de détail des numéros de série, les numéros de série du stock sont automatiquement basculés à droite.
Différents : la ligne est considérée comme non saisie. En cas d’ouverture de la fenêtre de détail des numéros de série, les numéros de série du stock restent à gauche.
Saisie / modification d'un inventaire avec numéros de série
Back-Office > Stocks > Inventaire > Saisie / Modification inventaire
Front-Office > Gestion > Inventaire > Saisie / Modification inventaire
Lors de la saisie de l’inventaire, l’écran Saisie inventaire permet de renseigner les numéros de série inventoriés, dans la colonne N° série. Cette liste concerne des articles dimensionnés et uniques.
Cette saisie sera obligatoire uniquement sur les lignes signalées en écart.
Une information est existante pour chaque ligne, afin d’indiquer si la ligne concerne un article géré avec numéro de série. Cette information dépend non seulement de l’article, mais aussi de l’établissement et des exceptions par établissement à la gestion des numéros de série. La fenêtre de saisie des numéros de série s’affiche :
par double-clic sur une ligne d’article géré avec numéro de série,
via le menu Détails des numéros de série du bouton [Fonctions supplémentaires].
La partie haute de l’écran Numéros de série présente l’article concerné et sa quantité inventoriée. Cette fenêtre comporte un indicateur d’origine du numéro de série :
Rouge : numéro de série présent en stock mais non inventorié.
Vert : numéro de série présent dans le stock et inventorié.
Jaune : numéro de série absent du stock mais inventorié.
Back-Office > Stocks > Inventaire > Validation
Front-Office > Gestion > Inventaire > Validation
Lors de la validation de l’inventaire, un contrôle supplémentaire est effectué afin de s’assurer qu’aucune information ne manque concernant les articles gérés en numéro de série. Lors de la validation, les numéros de série en stock sont supprimés ou ajoutés en fonction des écarts constatés :
Suppression des numéros de série du stock pour les articles existants dans la copie d’inventaire ET n’existant pas dans les numéros de série inventoriés.
Ajout des numéros de série inventoriés n’existant pas dans la copie d’inventaire.
Si des numéros de série ont un statut particulier (Annonce, préparation client, etc.), cet état est conservé.
Consultation des écarts d’inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Écarts d’inventaire générés > Consultation
Front-Office > Gestion > Inventaire > Écarts d’inventaire générés > Consultation
En consultation des écarts d’inventaire, la fenêtre d’affichage des numéros de série est uniquement accessible en consultation.
Back-Office > Stocks > Inventaire > Annulation de la validation
En annulation d’inventaire, le document d’écarts d’inventaire est supprimé. La mise à jour des numéros de série en stock est effectuée en relatif par rapport aux écarts annulés.
En suppression des listes d’inventaires, via le multicritère de saisie d’inventaire ou depuis le traitement de fin d’inventaire, une demande de confirmation avertit que la liste ne pourra pas être recréée à la même date car elle contient des numéros de série. Si la suppression est confirmée, les numéros de série de la liste d’inventaire et les numéros de série de la photo du stock sont supprimés.