Interface comptable
Cegid Retail Y2 est compatible avec Finance V9/Y2. Cette rubrique recense les différents éléments à prendre en compte pour gérer les différentes compatibilités :
Y2 / Finance V9
Y2 / Finance Y2 (hors gestion de la nouvelle analytique)
Y2 / Comptabilité externe
L’interface s’effectue via des fichiers TRA au format V9/Y2 en respectant le paramétrage comptable de la base Cegid Retail Y2 : longueur des comptes, gestion de l’analytique, paramétrage analytique, etc. Ces fichiers sont générés dans la phase d’exportation des écritures par l’outil de communication comptable "Communications Sx V9" alias "ComSx".
Cet outil est intégré dans les kits dans une version compatible avec la version de CBP associée à Cegid Retail Y2.
Notez les points suivants :
Le transfert ne se fait plus directement de base à base.
La sélection de la base de données dans le transfert comptable n'a pas d'incidence.
Comptabilité Y2
Migration Comptabilité Y2
La mise en place de la version Finance Y2 n’impose pas une migration de l’analytique si l’analytique conserve son ancienne structure. Cette migration est effectuée par un outil externe à Finance. Tant que celle-ci n’est pas effectuée, le smart client "Finance Y2" ne pourra pas se connecter sur le dossier. Cette migration remplace la gestion des sections analytiques par une gestion de plans et de sous plans.
Gestion de l’analytique
L’évolution de la structure analytique est optionnelle. Par défaut, elle n’est pas activée. Le paramètre société SO_NEWANALYTIQUE vaut « - ».
Les sections sont alors gérées dans le seul sous plan 1 configuré dans le dossier. Ce paramètre société est décoché et invisible depuis Cegid Retail Y2 (il est situé dans la branche Comptabilité, Paramétrage avancé, Nouvelle version analytique).
La mise à jour du MCD est tout de même indispensable : l’export est effectué en se basant sur de nouvelles tables même si le format du fichier d’interface (.TRA) est inchangé.
L’activation de la nouvelle structure analytique permet de gérer jusqu’à 6 niveaux de sous plans.
Attention !
Pour rester compatible avec Cegid Retail Y2, ce paramètre doit rester inactif.
Fichier TRA V10
Le format du fichier TRA est composé ainsi :
L’entête du fichier est complété par un nouvel indicateur : nouvelle analytique. Position 148 du premier enregistrement du fichier.
En cas d’activation de la nouvelle analytique, les évolutions suivantes sont mises en place :
Ventilations analytiques
Suppression de l’enregistrement VEN
Ajout de l’enregistrement VAE pour les ventilations analytiques entête
Ajout de l’enregistrement VAD pour les ventilations analytiques détail
Sections analytiques
Suppression de l’enregistrement SAT
Ajout de l’enregistrement NSA pour les nouvelles sections analytiques
Ajout de l’enregistrement SPA pour les sous plans analytiques
Identifiant créancier SEPA – Enregistrement ICS
Mandat – Enregistrement MDT
Lignes écriture
Ajout du champ ICS - Identifiant créancier SEPA
Ajout du champ RUM - Mandat
Pour les dossiers sans activation de la nouvelle analytique, seule l’évolution de l’entête du fichier est nécessaire. La ComSx Y2 est alors capable d’intégrer des fichiers TRA comportant les mêmes enregistrements que le format V9.
Types de configuration
Configuration Cegid Retail Y2 / COMPTA externe
Le paramètre société Comptabilité externe, présent dans la branche Gestion commerciale / Passation comptable permet de gérer l'interface Y2 avec une comptabilité externe. Les dossiers gérés en liaison avec une comptabilité externe conservent les type et format des enregistrements du fichier TRA utilisés dans les versions précédentes.
Attention, le fichier étant généré par la nouvelle ComSx Y2, l’enregistrement d’entête sera complété !
Configuration Cegid Retail Y2 / COMPTA V9
Cegid Retail Y2 est configuré avec une comptabilité CEGID (non externe).
Le paramètre société Gestion de l'analytique par document, présent dans la branche Gestion commerciale / Passation comptable est désactivé par défaut.
L’interface comptable et le paramétrage de l’analytique sont inchangés.
Seul l’enregistrement d’entête est complété par le nouvel indicateur Gestion de la nouvelle analytique Y2.
Configuration Cegid Retail Y2 / COMPTA Y2 – Même structure analytique
Idem que la configuration précédente.
Process serveur CgiComSx
Le process serveur CgiComSx génère le fichier d’interface comptable (.TRA) puis le sauvegarde dans la base de données (table YEDMFILES). Les données de cette table concernant l’interface comptable sont identifiables par la restriction : YEF_CUSTOMTYPE="COMSX".
Récupération du dernier fichier généré
Le bouton [Extraction du fichier] relance l’extraction du dernier fichier généré par l’interface. Le fichier est mis à disposition dans le répertoire configuré.
A noter, cette extraction est automatiquement effectuée lors de l’exécution de l’interface. Cette action permet d’extraire le dernier fichier généré sans exécuter à nouveau l’interface complète.
Épuration des fichiers
Le paramètre société Nombre de jours maximal de conservation des fichiers en base disponible dans la branche Gestion commerciale / Passation comptable définit le délai de conservation des fichiers dans la base (table YEDMFILES). Lors de l’exécution de toute interface comptable, depuis un smart client ou en tâches planifiées, l’épuration des fichiers en base est exécutée. Notez que lorsque ce paramètre est positionné à 0, l’épuration n’est pas effectuée. Par défaut, ce paramètre est positionné à 365.
Table INTERCOMPTAENT
La table INTERCOMPTAENT évolue par ajout du champ MIE_FILEID (GUID). Lorsque l’interface est exécutée, ce champ est alimenté par l’identifiant GUID de l’enregistrement stocké en base : YEDMFILES.YEF_ID. L’épuration concerne les enregistrements "ComSx" de cette table :
SELECT * FROM YEDMFILES WHERE YEF_CUSTOMTYPE="COMSX" AND YEF_CREATIONDATE<NOW()-365
Compte rendu d’interface
Le compte rendu, disponible dans l’onglet Rapport et le journal des événements, est complété par les informations fournies par le process serveur CgiComSx.
Exemple de trace :
COMPTE RENDU D'EXPORTATION
*** Début de l'export le 03/09/2015 à 11:25
Critères de sélection
Journaux : CAI;VED;
Établissements) : 104
Période du : 03/09/2015 au 03/09/2015
Comptes généraux
Journaux : CAI;VED;
Chargement des écritures
Écritures du journal : CAI
Écritures du journal : VED
Total mouvements débiteurs : 505,00
Total mouvements créditeurs : 505,00
Export des écritures
*** Export terminé le 03/09/2015 à 11:25