Importation / Exportation du SAV

Le module Exportation de données permet d’interfacer Cegid Retail Y2 avec d’autres systèmes. Au sein de Cegid Retail Y2, les types d’exportation de données suivants sont disponibles :

Listes d’exportation : certains états peuvent être exportés directement. Il suffit pour cela de cocher l'option Liste d’exportation dans l’onglet Mise en Page de l’état concerné, et que l’état soit exportable dans sa conception. Exemples : le palmarès des achats, le journal de caisse, la synthèse des ventes, etc.
Exportation directe vers Microsoft Excel : toutes les listes disposant du bouton [Exporter la liste] peuvent être exportées vers Microsoft Excel d’un simple clic. Il s’agit par exemple des écrans de consultation de documents, des listes de tiers, et plus généralement de tous les écrans de type multicritère.
Module d’exportation spécifique, qui permet d’exporter toutes sortes de données, notamment les fiches SAV qui vont être traitées dans cette rubrique.

Le module Importation de données permet d’interfacer Cegid Retail Y2 avec d’autres systèmes. Il permet, par exemple, de rapatrier dans l'application des articles avec leurs paramètres associés (familles, dimensions, fournisseurs, etc.), des documents, des stocks, des clients, des tarifs, etc.

Pour chacun de ces types de données à importer correspond un format d’importation par défaut, détaillé dans cette rubrique.

Cliquez ici en savoir plus sur le fonctionnement des échanges de données.

Paramétrages préalables

Sérialisation

Back-Office > Administration > Société > Sérialisation > Activation des modules

Pour utiliser cette fonctionnalité, activez la sérialisation du module Foundation Integration Management et validez.

Droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès

Dans le menu Échanges de données (1), activez les droits d’accès pour les groupes utilisateurs de votre choix.

Exportation des fiches SAV

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Exportation des fiches SAV

Les champs des tables ETABLISS (Établissements), ARTICLE (Articles), MSAVLIG (Prestations liées aux fiches SAV), MSAVENT (Opérations de SAV) et TIERS (Tiers) sont disponibles.

Une option d’exportation, disponible dans l’onglet Statut, permet de n’exporter que les en-têtes de fiches.

Il existe également des champs spécifiques, identifiés par le préfixe $$. Pour les afficher, lors du paramétrage du code d'exportation (onglet Paramétrages), indiquez $$ dans le champ Filtre :

Importation des fiches SAV

Back-Office > Échanges de données > Reprise de données > Importation de données

Préambule

L’assistant d’importation permet de reprendre les fiches SAV.

Compte tenu de la structure de ces documents, le paramétrage part de la table MSAVENT et utilise de nombreux champs spécifiques $$_ pour alimenter la table MSAVLIG. Cette dernière ne doit jamais être renseignée directement par l’assistant d’importation.

La création de fiches est possible, et plusieurs possibilités de modification sont offertes. Les contrôles d’obligation, d’existence et de cohérence sont effectués en fonction des informations fournies dans le fichier d’importation. Du fait de la complexité du déroulement du processus SAV, il est possible d’effectuer des modifications de fiches SAV, mais celles-ci sont restreintes et très encadrées. Ces modifications dépendent du champ $$_MAJPARTIELLE :

Mise à jour des références
Devis valorisation atelier - Annule/remplace prestation
Devis Réponse client
Feu vert atelier
Réparation atelier effectuée - MAJ prestation
Réparation atelier impossible
Réexpédition atelier réparation effectuée - MAJ prestation
Réexpédition atelier réparation impossible
Réexpédition atelier réparation effectuée - Annule/remplace prestation

Notez que les prix d’achat devis, prix d’achat final et prix de vente peuvent être non modifiables après importation si cette demande est spécifiée lors de l’importation.

Le format d’importation a été volontairement limité, les champs suivants permettent de définir la clé :

Numéro de SAV,
Référence SAV externe : obligatoire si le Numéro n’est pas renseigné, car cette zone est essentielle pour identifier la fiche.

Deux lignes appartenant à une même fiche SAV doivent être consécutives et avoir le même identifiant. Il est possible en création de ne créer que l’en-tête de fiche SAV, sans lignes de prestation. Celles-ci devront par la suite être ajoutées lors des modifications permettant un annule/remplace des prestations.

Notez qu’il est également possible de créer une fiche SAV sans prestation (avec $$_MAJPARTIELLE non renseigné). Il existe ensuite deux solutions pour ajouter des prestations :

En saisie manuelle,
En importation pour la valorisation atelier ($$_MAJPARTIELLE = 002) sous réserve que la fiche soit à l'état "Devis à valoriser" ou "Réparation sans devis". Les lignes existantes sont alors annulées puis remplacées par celles du fichier d'importation.

Création des fiches SAV

Vous trouverez ci-après la liste des champs disponibles. Notez que pour certains champs, un des modes d’identification est obligatoire.

Liste des champs disponibles
MSA_ETABLISSEMENT	Établissement de l'opération de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
MSA_REFSUIVI	Référence de suivi
MSA_REFINITIALE	Référence initiale
MSA_TIERS	Code client
MSA_TELEPHONE	Téléphone
MSA_TELEX	Téléphone n°2
MSA_EMAIL	E-mail
MSA_REPRESENTANT	Vendeur
MSA_FOURNISSEUR	Atelier
MSA_IDSERIE	Numéro de série
MSA_ARTAREPARE	Référence article à réparer. Le champ MSA_ARTAREPARE correspond à GA_ARTICLE.	Obligatoire
$$_CODEDIMGPAO 1 à 5	Code dimension 1 à 5 dans GPAO	Obligatoire
$$_CODEBARRE	Code-barres de l’article à réparer	Obligatoire
MSA_PRIXACHATART	Prix de vente de l'article
MSA_DATEACHAT	Date de vente
MSA_GARANTIE	Sous garantie
MSA_COUTGARANTIE	Coût de la garantie
MSA_MOTIFGARANTIE	Motif garantie
MSA_INFOTYPESAV	Type de SAV
MSA_DEVISDEMANDE	Devis demandé
MSA_DEVISFORCE	Devis forcé
MSA_DATELIVPREV	Livraison prévue le
MSA_MOTIFIMP	Motif réparation impossible
MSA_MOTIFSOL	Motif prestation soldée
MSA_BOOLLIBRE 1 à A	Décision libre SAV 1 à 10
MSA_LIBREPR 1 à A	Table libre SAV 1 à 10
MSA_LIBELLE	Libellé de la prestation. Remarque : Ce libellé peut être modifié en cours de prestation, en cas de changement par l’atelier par exemple.
MSA_DESCRIPTION1 et MSA_DESCRIPTION2	En complément de MSA_LIBELLE, permet de saisir le problème dans d'autres langues.
$$_PRESTATION	Code article Cegid Retail Y2 de la prestation.	Obligatoire
$$_CODEBARREPRESTA	Code-barres de l’article prestation	Obligatoire
$$_ACOMPTE	Acompte versé
$$_PRIXACHAT	Prix d’achat
$$_DEVISEPA	Devise du prix d’achat (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_PRIXVENTE	Prix de vente
$$_DEVISEPV	Devise du prix de vente (Par défaut, devise de l’établissement)

La fiche SAV gérant les champs utilisateurs, ceux-ci sont présents dans le format d’importation grâce aux champs $$_ dans la liste des champs disponibles :

$$_CHAMPUTILISATx (Champ utilisateur)
$$_CHAMPVALEURx (Valeur du champ utilisateur)

Si l’un de ces deux champs est basculé à droite dans le format d’importation, le second champ associé bascule également à droite, et un numéro leur est attribué :

$$_CHAMPUTILISAT1
$$_CHAMPVALEUR1
$$_CHAMPUTILISAT2
$$_CHAMPVALEUR2
$$_CHAMPUTILISAT3
$$_CHAMPVALEUR3
…

Pour chacun des champs $$_CHAMPUTILISATx, l’utilisateur doit indiquer le champ utilisateur concerné :

Lors de l’importation, les valeurs des champs $$_CHAMPVALEURx sont contrôlées afin de respecter les caractéristiques du champ utilisateur :

Booléen,
Valeur,
Chaîne,
Liste de choix.

Afin de ne pas complexifier les contrôles, les restrictions utilisateurs sont désactivées dans les phases de paramétrage et d’importation.

En importation, le type de fiche est toujours initialisé à SAV. L’état de la prestation dépend de la présence ou non dans le fichier de l’atelier. Ainsi, une fiche sans atelier est dans un état à qualifier ; elle est dans l’état "Initiale" si celui-ci est présent.

Les champs articles, comme le fournisseur de l’article à réparer, les décisions et tables libres sont initialisés à partir de la fiche article.

Remarques :

Une fiche SAV est intégrée en totalité ou pas du tout.
Toutes les informations nécessaires au SAV non présentes dans le format d’importation sont mises à jour par défaut par l’assistant d’importation.
Ces informations ne doivent pas forcément toutes être présentes dans le fichier, car elles peuvent être initialisées par défaut.

Suivi des fiches SAV

La maintenance consiste en la modification d’une fiche déjà intégrée. Le champ $$_MAJPARTIELLE de type combo indique que :

La mise à jour est partielle, seuls quelques champs peuvent être mis à jour.
L’étape est mise à jour par l’importation.

Les cas de modifications possibles sont décrits ci-après.

Mise à jour des références

Pour le type de mise à jour "001", Cegid Retail Y2 met à jour les références externes et/ou de suivi à partir du n° de la fiche SAV.

Cette mise à jour peut se faire à tout moment du process SAV.

$$_MAJPARTIELLE = 001

Seuls les champs références externes et/ou de suivi sont traités dans le fichier d’importation.

Devis valorisation atelier – Annule/remplace les prestations

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, exportée vers le système externe qui valorise la réparation.

Cegid Retail Y2 récupère cette valorisation et passe la fiche SAV en statut "Client à appeler".

Les champs disponibles pour le type de mise à jour "002" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_PRESTATION	Code article Cegid Retail de la prestation
$$_CODEBARREPRESTA	Code-barres de l’article prestation

Notez qu’un des modes d’identification de la prestation de réparation est obligatoire : code article Cegid Retail ou code-barres.

Liste des champs disponibles
$$_ACOMPTE	Acompte versé
$$_PRIXACHAT	Prix d’achat
$$_DEVISEPA	Devise du prix d’achat (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_PRIXVENTE	Prix de vente
$$_DEVISEPV	Devise du prix de vente (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_MAJPARTIELLE = 002

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Devis à valoriser" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = AVA ou RDS).
L’import fait un annule et remplace de toutes les lignes de prestations : toutes les prestations doivent être envoyées dans le fichier. Celles initialement présentes et non renvoyées sont perdues.
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Client à appeler (champ MSA_SAVETAT = CAA).
Mise à jour de la date de retour devis atelier (MSA_DATEDEVISATEL).

Devis réponse client

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, valorisée. On attend la réponse du client pour lancer ou non la réparation, la fiche SAV passe à l’étape suivante : Réponse Client au devis. Cette mise à jour consiste à importer la réponse client. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "003" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_REPDEVISCLIENT	Réponse du client : CLA – Devis accepté, CLR – Devis refusé
MSA_INFOREPCLI	Type d'accord du client
MSA_INFOREFUSCLI	Info. refus devis client
$$_MAJPARTIELLE = 003

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’une des étapes ci-dessous :

Client à appeler - CAA
Client à appeler, impossible - CAI
Devis accepté, attente de confirmation - CAC
Devis client informé, attente réponse - CAF
Devis accepté - CAC
Devis refusé - CLR

Elle passe à l’une des étapes suivantes :

Devis accepté : champ MSA_SAVETAT = CAC
Devis refusé : champ MSA_SAVETAT = CLR
Devis accepté validé : CHAMP MSA_SAVETAT = CLA

Mise à jour de la date de réponse client (MSA_DATEREPCLI).

Feu vert atelier

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, valorisée, le client a accepté, la réparation est lancée. Cette mise à jour consiste à importer le feu vert atelier. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "004" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_MAJPARTIELLE = 004

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Devis accepté" (champ MSA_SAVETAT = CAC)
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réponse client devis accepté validé transmis à l’atelier (champ MSA_SAVETAT = CLA).
Mise à jour de la date de retour devis atelier (MSA_DATEREPTRANS).

Réparation atelier effectuée – MAJ des prestations

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, valorisée, le client a accepté, la réparation lancée. Cette mise à jour consiste à importer l’étape "Réparation atelier effectuée" ainsi que la valorisation finale de la réparation. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "005" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_PRESTATION	Code article Cegid Retail de la prestation
$$_CODEBARREPRESTA	Code à barres de l’article prestation

Notez qu’un des modes d’identification de la prestation de réparation est obligatoire : code article Cegid Retail ou code-barres.

Liste des champs disponibles
$$_ACOMPTE	Acompte versé
$$_PRIXACHAT	Prix d’achat
$$_DEVISEPA	Devise du prix d’achat (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_PRIXVENTE	Prix de vente
$$_DEVISEPV	Devise du prix de vente (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_MAJPARTIELLE = 005

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Devis accepté", "Initiale" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = CLA/INI/RDS).
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réparation atelier effectuée (champ MSA_SAVETAT = RAE).
Mise à jour de la date de retour atelier (MSA_DATEREPARE).

Réparation atelier impossible

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, valorisée, le client a accepté ou non, la réparation est impossible. Cette mise à jour consiste à importer l’étape : Réparation atelier impossible. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "006" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_MAJPARTIELLE = 006

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Devis accepté et validé", "Devis refusé", "Initiale" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = CLA/CLR/INI/RDS).
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réparation atelier impossible (champ MSA_SAVETAT = RAI).
Mise à jour de la date de réparation interne (MSA_REPAREDATE).

Réexpédition atelier réparation effectuée – MAJ des prestations

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, la réparation est effectuée. Cette mise à jour consiste à importer l’étape : Réexpédition atelier réparation effectuée. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "007" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_PRESTATION	Code article Cegid Retail de la prestation
$$_CODEBARREPRESTA	Code-barres de l’article prestation

Notez qu’un des modes d’identification de la prestation de réparation est obligatoire à code article Cegid Retail ou code-barres.

Liste des champs disponibles
$$_ACOMPTE	Acompte versé
$$_PRIXACHAT	Prix d’achat
$$_DEVISEPA	Devise du prix d’achat (Par dé faut, devise de l’établissement)
$$_PRIXVENTE	Prix de vente
$$_DEVISEPV	Devise du prix de vente (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_MAJPARTIELLE = 007

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Initiale", "Devis client accepté" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = INI/CLA/RDS).
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réexpédition atelier réparation effectuée (champ MSA_SAVETAT = REA).
Mise à jour de la date d’expédition (MSA_DATEEXPEDITION).
La fiche SAV est valorisée.

Réexpédition atelier réparation impossible

La fiche SAV est créée dans Cegid Retail Y2, valorisée, le client a accepté ou non, la réparation est impossible. Cette mise à jour consiste à importer l’étape : Réexpédition atelier réparation impossible. Les champs disponibles pour le type de mise à jour "008" sont les suivants :

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_MAJPARTIELLE = 008

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Devis accepté et validé", "Devis refusé", "Initiale" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = CLA/CLR/INI/RDS).
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réexpédition atelier réparation impossible (champ MSA_SAVETAT = REI).
Mise à jour de la date d’expédition (MSA_DATEEXPEDITION).

Réexpédition atelier réparation effectuée – Annule/remplace les prestations

Liste des champs disponibles
MSA_NUMSAV	Numéro de SAV
MSA_REFEXTERNE	Référence externe
$$_PRESTATION	Code article Cegid Retail de la prestation
$$_CODEBARREPRESTA	Code-barres de l’article prestation

Notez qu’un des modes d’identification de la prestation de réparation est obligatoire : code article Cegid Retail ou code-barres.

Liste des champs disponibles
$$_ACOMPTE	Acompte versé
$$_PRIXACHAT	Prix d’achat
$$_DEVISEPA	Devise du prix d’achat (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_PRIXVENTE	Prix de vente
$$_DEVISEPV	Devise du prix de vente (Par défaut, devise de l’établissement)
$$_MAJPARTIELLE = 009

Les conditions et mises à jour effectuées sont les suivantes :

La fiche SAV doit être à l’étape "Initiale", "Devis client accepté" ou "Réparation sans Devis" (champ MSA_SAVETAT = INI/CLA/RDS).
L’import fait un annule et remplace de toutes les lignes de prestations : toutes les prestations doivent être envoyées dans le fichier. Celles initialement présentes et non renvoyées sont perdues.
La fiche SAV passe à l’étape suivante : Réexpédition atelier réparation effectuée (champ MSA_SAVETAT = REA).
Mise à jour de la date d’expédition (MSA_DATEEXPEDITION).
La fiche SAV est valorisée.