Gestion du planning réalisé (suivi d'activité)

L’objectif du suivi d’activité est de renseigner de façon précise les horaires effectués par le personnel. On n’est plus ici dans une gestion de planning prévisionnel, mais bien dans une gestion de planning réalisé. Cela permettra par la suite de comparer la présence initialement prévue avec la présence réelle, de justifier les écarts et de transmettre, si besoin, les heures de présence à un système de paie.

Deux saisies des temps de présence sont disponibles :

Une saisie simple de manière unitaire, en fermeture de journée, ou en masse,
L’utilisation d’un système de pointage.

Saisir l’activité de manière unitaire

Back et Front-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Saisie d’activité

Cette fonctionnalité permet la saisie des temps réalisés en différé par rapport à la fermeture de journée. Le principe est de saisir pour chaque plage prévisionnelle les horaires réellement effectués. Le total des heures prévues, des heures réalisées ainsi que l’écart sont automatiquement calculés lors de la saisie, et réactualisés sur l’en-tête de l’écran. Il vous faudra tout d’abord sélectionner la journée et l’établissement de votre choix. L’écran est divisé ainsi :

la partie supérieure de l’écran, qu’on appellera ici grille d’en-tête, présente les heures d’entrée et de sortie prévisionnelles de chaque collaborateur.
la partie inférieure de l’écran, qu’on appellera ici grille de détail, permet de saisir les temps réellement effectués pour chacun des collaborateurs.

Pour saisir les temps d’activité de chacun des collaborateurs, sélectionnez le vendeur de votre choix dans la grille d’en-tête. La grille de détail affiche alors les informations liées à l’activité prévisionnelle de ce vendeur : type d’activité, heures de début et de fin prévues, et calcul du temps total prévu.

Saisir les temps réalisés

Si les heures réalisées correspondent aux heures prévues et que vous avez les droits d’accès correspondants (cf. Appliquer les heures prévues sur les heures réalisées), vous pouvez utiliser ce bouton pour alimenter automatiquement le réalisé à partir du prévisionnel. Cela aura pour effet d’éviter toute ressaisie inutile si les temps réalisés sont conformes aux temps prévisionnels.

Si vous n’avez pas ces droits d’accès, ou si les informations prévisionnelles ne correspondent pas au temps effectivement réalisé, vous pouvez effectuer votre saisie du temps réalisé dans les zones laissées à blanc, et prévues à cet effet : type d’activité, heures de début et de fin retenues. Le calcul du temps retenu se fera automatiquement.

Notez qu’il est également possible de saisir :

une activité réalisée qui n’était pas prévue,
une absence dans le suivi d’activité, pour peu qu’elle ait été définie comme étant Accessible depuis la saisie d’activité lors du paramétrage des plages.

Répétez l’opération pour chacun des vendeurs affichés dans la grille d’en-tête.

Actions diverses

Lors de la saisie de l'activité de manière unitaire, plusieurs actions sont possibles :

Renseigner les motifs d’écart

S’il y a écart entre le temps prévu et le temps réalisé, ou entre la plage prévue et la plage réalisée, et si vous avez opté pour la saisie obligatoire du motif d’écart (cf. Paramètres société, saisie du justificatif d’écart) une fenêtre s’affichera au moment de la validation vous permettant d’indiquer le motif de cet écart.

Les écarts non justifiés affichent ce bouton.

Vous pouvez également utiliser ce bouton pour saisir ou modifier le justificatif d’écart pour la ligne sélectionnée.

Supprimer une ligne d’activité

Si vous souhaitez supprimer une ligne d’activité après l’avoir enregistrée, il vous suffit de revenir sur la journée concernée, et vous replacer sur la ligne à supprimer. Remettez alors à blanc toute la ligne et validez : l’enregistrement de l’activité est supprimé. Dans le cas où cette ligne d’activité est liée à du pointage, celui-ci peut de nouveau être modifié : il est repassé dans un statut modifiable et n’est plus bloqué.

Ajouter un commercial

Utilisez ce bouton pour ajouter un commercial qui ne serait pas dans la liste.

Saisir l’activité lors de la fermeture de journée

Front-Office > Encaissement > Journées > Fermeture

Cette fonctionnalité permet de saisir le planning réalisé au moment de la fermeture de caisse. Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez au préalable activer le paramètre Saisie des temps en fin de journée disponible depuis le :

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisses > fiche caisse > onglet Journées.
Front-Office > Paramètres > Caisses > Caisses > fiche caisse > onglet Journées.

Ensuite, lors de la fermeture de caisse, après avoir passé l’étape de saisie des événements de la journée, la fenêtre permettant la saisie d’activité s’affiche, positionnée par défaut sur la date du jour et sur l’établissement lié à la caisse.

La procédure de saisie d’activité est la même que celle détaillée au chapitre précédent "Saisir l’activité de manière unitaire". Veuillez vous y référer si besoin.

Saisir l’activité en masse

Back-Office et Front-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Saisie d’activité en masse

Cette saisie d’activité en masse permet de valider le planning et le pointage d’une période donnée pour un ensemble de collaborateurs. Les lignes qui s’affichent contiennent le cumul par collaborateur des temps prévus, pointés et retenus pour la période sélectionnée.

Le critère Temps validé permet de filtrer les données en fonction des éléments qui ont déjà été validés ou non.

D'autre part, si vous avez activé la gestion du pointage :

le critère Écart entre le prévu et le pointé supérieur ou égal à xxx heures est disponible afin de permettre la sélection de l’activité en fonction de l’écart saisi en heure. Sinon, il est masqué. Notez que ce critère n’est pris en compte que si une valeur est renseignée dans la zone heure.
le critère Retenir le temps prévu (au lieu du temps pointé) doit être coché si on veut prendre les temps prévus à la place des temps pointés. Si vous n’avez pas activé la gestion du pointage, ce critère est masqué car ce sont toujours les temps prévus qui sont pris en compte.

Depuis l’écran de saisie d’activité en masse, il est possible de saisir les informations "Début retenu" et "Fin retenue" pour chaque plage, pour effectuer des ajustements par rapport au planning ou au pointage.

Notez que si vous gérez le pointage et la gestion des arrondis des heures pointées, c’est dans cet écran que les arrondis des heures sont appliqués.

Pour en savoir plus sur l’arrondi des heures pointées, veuillez consulter la documentation relative au pointage des vendeurs.