Gestion du planning prévisionnel
Back-Office et Front-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning
Notez que la saisie effectuée ici, dans la commande Planning, permet d’enregistrer le planning dit Prévisionnel.
Concernant le planning dit Réalisé, il reste consultable depuis la commande Planning (les plages réalisées seront alors affichées dans les couleurs définies au chapitre Représentation graphique des plages), mais sa gestion se fera à partir de la commande Suivi d’activité.
Dès l’ouverture de la commande Planning il vous est demandé de saisir une date et un établissement. La liste des établissements proposés prend en compte les restrictions par défaut, et le fait que la gestion du planning soit activée ou non dans ces établissements. Chaque onglet correspond à un modèle paramétré. Il est donc très facile de naviguer dans les différentes représentations existantes.
Saisir une ou plusieurs plages prévisionnelles
Saisir une plage prévisionnelle
Pour créer une plage, il suffit de faire glisser la souris sur la plage horaire souhaitée du commercial de votre choix, puis d’effectuer un clic-droit, option Création. Une fenêtre apparaît alors, permettant de sélectionner le type de plage à créer. Les dates et les heures sont automatiquement reprises, et la durée est calculée. Si le type de plage sélectionné est géré en jours, alors une zone calculant l’équivalent en nombre de jours apparaît. Si vous souhaitez gérer les ½ journées, reportez-vous au chapitre Paramétrer les plages d’activité (champ Gestion du nombre de jours et des ½ journées).
Saisir plusieurs plages prévisionnelles
Il est possible de saisir plusieurs plages en une seule opération. Pour cela, vous devez avoir activé l’option Saisie multi-plages dans les paramètres société. Pour effectuer une saisie multi-plages, il suffira alors de faire glisser la souris sur la plage horaire souhaitée du commercial de votre choix, puis d’effectuer un clic-droit, option Saisie multi-plages. La fenêtre Saisie multi-plages s’affichera permettant ainsi de saisir plusieurs plages pour un même collaborateur.
Le bouton [Nouveau] situé dans la partie supérieure gauche de la fenêtre permet de créer une nouvelle plage pour le collaborateur, sans quitter l’écran.
Utilisez le bouton [Supprimer] pour supprimer une plage.
Modifier une plage prévisionnelle
Une fois la plage créée, pour la modifier il suffit de se positionner sur l’heure de début ou de fin de la plage afin d’afficher une double flèche.
Celle-ci vous permettra de déplacer la plage, ou bien de la réduire, la dupliquer ou l’étirer. Il est également possible d’effectuer un clic droit sur la plage afin d’ouvrir un menu contextuel qui vous permettra au choix de modifier la plage ou de la supprimer. Si la plage est de type multi-plages, effectuez un clic droit et sélectionnez Saisie multi-plages pour effectuer des modifications sur l’une des plages existantes.
Ajouter un salarié d’un autre établissement
Les plages horaires sont affectées aux salariés existant dans la base de données et rattachés à l’établissement. On peut cependant ajouter sur le planning des salariés d’autres établissements. Pour cela, vous pouvez au choix :
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lister dans la fiche du commercial (onglet Contrat, champ "Établissements annexes") les établissements dans lesquels il est susceptible d’intervenir,
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utiliser ce bouton dans la saisie du planning pour sélectionner les commerciaux à afficher sur le planning. Notez que cette fonctionnalité permet d’accéder à la fiche du commercial, y compris d’accéder à l’onglet Contrat. Si vous souhaitez rendre invisible cet onglet Contrat car il contient des données confidentielles, veuillez consulter le chapitre traitant du droit d’accès Accès aux contrats des commerciaux.
Afficher des informations sur le planning
Afficher des informations d’aide à la décision
Pour aider l’utilisateur à établir les plannings, il est possible de faire apparaître directement certaines informations sur le planning :
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Le chiffre d’affaires N-1
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La fréquentation N-1
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L’objectif de vente de la journée
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Le cumul des heures travaillées comptabilise les plages pour lesquelles la coche Cumul des heures travaillées est cochée (cf. Paramétrage des plages)
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Un commentaire
L’affichage de ces informations dépend du paramétrage effectué dans les modèles de plannings (cf. Onglet Informations analytiques), ainsi que de l’attribution ou non des droits d’accès suivants : Visualisation de l’objectif et Visualisation du CA sur le planning.
Notez que lorsque le CA est affiché sous forme de graphe dans le planning, les heures affichées sont comprises dans la plage allant de H à H+59 minutes. Par exemple, la plage visualisée sera celle de 18h à 18h59. Pour faire afficher un CA enregistré à 19h dans la base, il faudra donc afficher le planning jusqu'à 20h.
Afficher une zone de commentaire sur le planning
Il est possible d’afficher une zone de texte à la semaine, qui sera reprise dans l’édition du planning. Ce commentaire peut être affiché en permanence, ou bien à la demande :
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Afficher le commentaire en permanence : pour afficher cette zone de texte en permanence, il vous faut activer l’option Afficher le commentaire, option disponible dans le modèle de planning (cf. Onglet Informations analytiques). Une fois l’option activée, une zone de commentaire permettant de saisir des informations est affichée en permanence dans le milieu de l’écran du planning.
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Afficher le commentaire à la demande : si vous préférez que cette zone de commentaire ne soit disponible que sur demande, aucun paramétrage n’est nécessaire. Sur le planning, le bouton [Afficher le commentaire] est disponible et permet d’ouvrir la zone de texte prévue à cet effet. Ce bouton n’est présent que si l’option précédente n’est pas activée.
Cette zone de commentaire est une zone de saisie libre affichée dans le bas de l'écran. Vous pouvez effacer ou valider vos commentaires à l’aide des boutons suivants :
Effacer le commentaire.
Valider le commentaire.
Pour éviter les ressaisies inutiles, il est possible de dupliquer un planning à l’aide du bouton [Dupliquer]. Cette fonctionnalité permet :
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La duplication sur plusieurs semaines à la fois,
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La duplication du planning d’un vendeur vers un ou plusieurs autres vendeurs,
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La duplication de plages sélectionnées,
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La suppression du planning d’origine à l’issue de la duplication (pour permettre de gérer les intérimaires au travers d’un vendeur modèle).
Notez que la duplication du planning peut également être effectuée en dehors de la commande Planning. Vous pouvez utiliser la commande Duplication du planning disponible dans le module Collaborateurs magasins > Saisie.
Zoom sur la fenêtre Duplication du planning
Une fois les informations ci-dessous saisies, validez pour lancer la duplication :
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Champs |
Description |
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Établissement |
Sélectionnez l’établissement de votre choix. Notez que sur le Front-Office, l’établissement de la caisse est indiqué par défaut. |
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Planning d’origine |
Indiquez la semaine ou le jour à recopier. |
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Planning de destination |
Indiquez la période à alimenter. |
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Vendeurs d'origine |
Si vous souhaitez dupliquer tous les vendeurs, cochez l’option Tous les vendeurs. Si vous souhaitez effectuer une duplication vendeur par vendeur, cochez l’option Par vendeur. Vous devrez alors sélectionner le vendeur d’origine, puis le vendeur de destination dans la fenêtre qui s’affichera sur la partie droite de l’écran. L’option Couper/Coller permet de supprimer le planning d’origine à l’issue de la duplication. La colonne Sélection permet de vérifier les vendeurs qui seront dupliqués. Dans tous les cas, un clic sur la ligne du vendeur suffira à le sélectionner ou le désélectionner. Notez qu’il est possible d’intégrer des vendeurs d’autres établissements en cochant l’option prévue à cet effet. |
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Plages d'origine |
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Imprimer le planning depuis la saisie de planning
Les deux fonctionnalités ci-dessous offrent la possibilité d’imprimer le planning prévisionnel et/ou réalisé à partir de la commande Planning. Si vous préférez éditer un comparatif Prévisionnel/Réalisé, utilisez plutôt la commande Édition du planning, disponible depuis la commande Analyses.
Imprimer le planning prévisionnel
Pour des raisons légales, le planning prévisionnel doit être édité et affiché dans les boutiques. Une représentation et une édition graphiques du planning de la boutique sont disponibles grâce au bouton [Imprimer] disponible en saisie de planning. Si la gestion des visas est activée, les mentions En attente de validation, Validé ou Non validé apparaîtront sur l’édition.
Attention !
L’impression du planning est soumise au droit d’accès Imprimer le planning.
D'autre part, dans la fiche Utilisateur (Administration > Utilisateurs et accès > Utilisateurs) il est recommandé de cocher l'option Impression couleur, disponible dans l'onglet Divers.
Imprimer le planning réalisé
Pour imprimer le planning réalisé, utilisez le bouton du même nom [Imprimer le réalisé].
Actions diverses sur le planning
Se déplacer sur le planning
Utilisez les boutons représentant des flèches pour vous déplacer d’une semaine à l’autre, ou d’une journée à l’autre.
Revenir à l’écran de sélection de la date et de l’établissement
Le bouton [Accès au calendrier] permet en un clic de choisir une nouvelle date et un nouvel établissement.
Saisir des congés
Il est possible de saisir directement les congés des salariés dans le planning, en saisissant une plage de type Absence.
Notez que ces éléments ne sont en aucun cas sujets à des contrôles ou des blocages (sur le nombre de jours de congés restants par exemple).
Réinitialiser une période
Le bouton [Réinitialiser une période] permet d’effacer les données du planning. Une fenêtre s’affiche afin de choisir la période et le vendeur à réinitialiser.
Attention !
Seules les périodes prévisionnelles non validées peuvent être effacées.
Afficher la légende
Cliquez sur le bouton [Légende] afin de connaître la légende utilisée. Celle-ci reprend les couleurs et polices définies dans les paramétrages de plage (cf. champ Représentation graphique des plages).
Rafraîchir le planning
Utilisez le bouton [Rafraîchir] pour mettre à jour le planning en fonction des données enregistrées dans la base (notamment si plusieurs utilisateurs gèrent un même planning). Le planning est par défaut mis à jour automatiquement en fonction du paramétrage effectué dans le modèle de planning, onglet Caractéristiques.
Exporter le planning vers Excel
Utilisez le bouton [Excel] pour exporter le planning. Le chemin d’exportation doit avoir été préalablement indiqué dans les paramètres société (cf. Export des plannings).
Attention !
L’exportation du planning est soumise au droit d’accès Exporter le planning vers Excel.
Dupliquer un planning depuis la saisie de planning
Afin d’accélérer la saisie de planning il est possible de le dupliquer en utilisant le bouton [Dupliquer].