Gestion des visas

La gestion des visas permet à tout document d'être soumis à validation lorsque son montant est plus faible ou plus fort qu'une fourchette prédéfinie. Par exemple :

Visa pour les livraisons clients inférieures à 100 € (pour cause de frais de port trop importants),
Visa du responsable des achats pour les commandes fournisseurs supérieures à 1000 €.

Il est également possible de demander l’application d’un visa en fonction du risque client. Ce cas est traité en fin de rubrique.

Paramétrage des visas

Activer la gestion des visas sur les natures de document

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures

Sélectionnez la nature de document de votre choix, puis ouvrez l’onglet Généralités. Pour autoriser les visas sur la nature de document, cochez l’option Visa, puis renseignez les zones ci-dessous :

Au-dessous de : les documents dont le montant est inférieur au montant défini doivent être visés. Pour ne pas gérer de visa inférieur, le montant doit être à zéro.
Au-dessus de : les documents dont le montant est supérieur au montant défini doivent être visés. Pour ne pas gérer de visa supérieur, le montant doit être à zéro.

Si les deux montants sont nuls, tous les documents sont soumis à un visa si la case Visa est cochée. Le contrôle se basera sur les montants exprimés dans la devise dossier, en HT ou TTC.

Activer la gestion des visas sur les tiers

Back-Office > Données de base > Fournisseurs / Clients

Le paramétrage précédent est également disponible dans les fiches Tiers, depuis le bouton [Données complémentaires].

Sélectionnez l’option Exception à la gestion sur documents, puis renseignez les options liées au visa.

Gérer les droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès

Le menu Achats (101) > Traitements > Visa des documents permet d'autoriser ou non l'accès à la commande Visa des documents (disponible dans le module Achats / Traitements du Back-Office).
Le menu Ventes (102) > Génération > Visa des documents permet d'autoriser ou non l'accès à la commande Visa des documents (disponible dans le module Ventes / Génération du Back-Office).
Le menu Stocks (103) > Traitements > Visa des documents permet d'autoriser ou non l'accès à la commande Visa des documents (disponible dans le module Stocks / Traitements du Back-Office).
Dans le menu Concepts (26) > Gestion commerciale > Saisie documents, le concept Autoriser le visa en validation de document permet d'autoriser ou non de viser directement un document lors de sa validation.

Saisie d’un document soumis à visa

Accès > depuis la saisie de document pour lequel le visa est activé

Lors de la validation d'un document soumis à visa, l'utilisateur se voit proposer l'application du visa selon les options détaillées ci-dessous. Suite à l’application du visa sur un document, le document est réimprimé et l’envoi automatique du document peut se faire. Les options proposées sont les suivantes :

Viser le document maintenant

Ce choix permet de viser un document directement lors de sa saisie, au moment de la validation du document. Notez que le concept Autoriser le visa en validation de document doit être activé.

Retourner dans le document

Ce choix permet de revenir dans le document sans le valider. Notez qu’un document non visé ne peut pas être exporté par le module des échanges avec les fournisseurs.

Viser le document plus tard

Back-Office > Achats ou Stocks > Traitements > Visa des documents

Back-Office > Ventes > Génération > Visa des documents

Une fois la saisie du document terminée, ouvrez la commande Visa des documents pour afficher la liste des documents en attente de visa.

A l’aide de la barre d’espace, sélectionnez les documents à viser puis appuyez sur le bouton [Viser tous les documents], puis confirmez le message.

Le bouton [Tout sélectionner] permet de sélectionner l’ensemble des lignes affichées dans le multicritère. Notez que tant que le document n'a pas été visé, l'impression du document affiche la mention EN ATTENTE DE VISA.

Visa et risque client

Dans le cadre du contrôle du risque client, il est possible de demander un visa sur les documents, et ce, en fonction du risque client. L’application de ce visa nécessite les paramétrages spécifiques suivants.

Activer la gestion étendue du risque client

Back-Office > Administration > Société > Paramètres société

Ouvrez la branche Gestion commerciale > Clients-Fournisseurs, et dans la partie Règlements clients cochez les options Gestion des règlements négoce et Gestion étendue du risque client.

Paramétrer la prise en compte du risque client

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures

Sélectionnez la nature de document de votre choix, puis ouvrez l’onglet Tiers. Cochez le paramètre Prise en compte du risque client, et selon l’état du risque client (orange ou rouge) sélectionnez Document à viser. Si on choisit de poser un visa, celui-ci sera posé indépendamment de l’état du paramètre Visa disponible dans l’onglet Généralités.

Gérer les droits d’accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès

Dans le menu Concepts (26) > Gestion commerciale, ouvrez la branche Saisie documents et activez le concept Autoriser la création d’un document pour les clients à risque.