Gestion des règlements non actifs

Par règlements non actifs, on entend les cartes cadeaux et les bons d'achat non encore activés. Ce sont généralement des bons et des cartes pré-enregistrés par le siège, et envoyés ensuite dans les magasins, et dont le paramètre Pré-enregistré est coché dans l'onglet Caractéristiques de l'opération de caisse.

Pré-enregistrement des bons d'achat et des cartes cadeaux

Back-Office > Ventes > Ventes détail > Règlements non actifs > Pré-enregistrement

L’assistant de pré-enregistrement offre la possibilité d’affecter des bons/cartes cadeaux dans plusieurs établissements :

Étape 1

Champs	Description
Type de bon/carte	Sélectionnez le type souhaité : bon d’achat ou carte cadeau. Les éléments disponibles sont les opérations de caisse pour lesquelles l'option Pré-enregistré est cochée.
Établissement d'affectation	Champ obligatoire. Correspond à l’établissement qui va vendre le bon ou la carte.
Utilisation dans plusieurs établissements	Permet de renseigner un groupe d’établissements dans lesquels ces bons d’achat et les cartes cadeaux seront utilisables. Un déclencheur établissement doit être renseigné (un déclencheur établissement avec une portée d’utilisation "bons / cartes cadeaux" doit avoir été préalablement créé depuis les Paramètres > Généralités).
Affectation dans les établissements d’utilisation	Permet d’indiquer que les établissements d’affectation seront les mêmes que les établissements d’utilisation. Si ce champ est : coché : l’établissement d’affectation est grisé et affiche la valeur Établissements d’utilisation. Les bons/cartes ainsi créés auront la valeur "…" dans l’établissement, et pourront être vendus dans l’un des établissements du déclencheur sélectionné dans "Utilisation dans plusieurs établissements". décoché et pas d’établissement d’affectation sélectionné : les bons d’achat/cartes cadeaux seront générés sans établissement, et ne pourront pas être vendus tant qu’un établissement d’affectation ne leur aura pas été affecté (via les commandes Affectation des bons/cartes et Réaffectation des bons/cartes). décoché et établissement d’affectation sélectionné : les bons d’achats/cartes cadeaux seront générés sur l’établissement d’affectation sélectionné. Ils ne pourront être vendus que sur cet établissement.
Type d'utilisation	Permet de définir si le bon ou la carte cadeau est utilisé comme mode de paiement ou comme remise.
Date de validité / Nombre de jours de validité	Ces deux informations sont calculées les unes en fonction des autres. On peut spécifier : une date de début de validité + un nombre de jours : la date de fin est calculée automatiquement. une date de début + date de fin : le nombre de jours de validité est calculé automatiquement. Le nombre de jours seul peut être saisi.
Date maximale d'affectation	Indique la date la plus tardive où le bon ou la carte peuvent être vendus et émis.
Valeur des bons/cartes cadeaux	Valeur qui sera créditée sur la carte ou valeur faciale du bon ou carte cadeau.
Coût unitaire	Permet de saisir une valeur correspondant au coût unitaire réel pour l’établissement. La devise est reprise de celle de la valeur de la carte. Cette information est indicative. Elle ne sera pas utilisée par Cegid Retail Y2, mais disponible dans les écrans de consultation, ou dans la fonction d’export des cartes cadeaux.
Remise maximum (%)	Indiquez le % de remise maximum autorisé pour le bon ou la carte. Ex. : 50% de remise, signifie qu'un bon de 60 € ne pourra être utilisé que sur un ticket de plus de 120 €.
Période d'exclusion	Permet de définir des périodes pendant lesquelles les bons ou cartes ne pourront être utilisés par le client. Vous devez avoir préalablement créé vos périodes d'exclusion depuis les Paramètres > Généralités.
Textes libres	3 champs libres de 35 caractères sont disponibles permettant de saisir différentes informations qui seront reprises dans chaque carte ou bon d’achat créé. Le titre de ces 3 zones est paramétrable par dossier (Paramètres > Gestion > Zones libres). Ces informations sont indicatives, disponibles dans les écrans de consultation, ou d’export des cartes et bons d’achat.
Paramétrage de la numérotation des bons	Permet de déterminer comment sera généré le code barres des bons et cartes.
Méthode d'attribution des numéros de bon	Saisie d'une plage de numéros : vous saisirez le premier et le dernier numéro d'une plage. Saisie d'une liste de numéros : vous saisirez la liste des numéros de bons.

Étape 2/Étape 3

Saisissez la plage ou la liste des numéros de bons/cartes, et appuyez sur ce bouton. Lancez la génération en appuyant sur le bouton [Exécuter]. Les bons et cartes cadeaux sont pré-enregistrés. Ils peuvent être éventuellement modifiés depuis la commande Ré-affectation.

Affectation des bons et des cartes cadeaux pré-enregistrés non actifs

Back-Office > Ventes > Ventes détail > Règlements non actifs > Affectation des bons/cartes cadeaux

Cette commande permet d’affecter des bons/cartes cadeaux dont l’établissement d’affectation est nul et ne contient pas la valeur Établissements d’utilisation. Cette modification n’est autorisée que si un déclencheur est sélectionné ou que les bons/cartes ont déjà un déclencheur associé.

Notez que la saisie d’un déclencheur établissement (zone Établissements d'utilisation) est obligatoire dès lors que l’établissement d’affectation affiche la valeur Établissements d’utilisation.

Ré-affectation des bons d'achat et des cartes cadeaux pré-enregistrés non actifs

Back-Office > Ventes > Ventes détail > Règlements non actifs > Ré-affectation des bons/cartes cadeaux

Cette commande permet de modifier certains éléments et de ré-affecter de nouvelles informations. Cette phase permet principalement l’affectation d’un bon/carte à un établissement, ou la modification de cet établissement. Notez que par Non actif on entend non encore vendu à un client.

Sélectionnez la ou les lignes à modifier, puis validez la sélection. La fenêtre Affectation/ Ré-affectation s'affiche permettant de modifier les éléments de votre choix.

Consultation des bons d'achat et des cartes cadeaux pré-enregistrés non actifs

Back-Office > Ventes > Ventes détail > Consultation des bons et cartes cadeaux

Les commandes ci-dessous permettent de consulter les bons d'achat et les cartes cadeaux non actifs, c'est-à-dire pas encore vendus, ou pas encore utilisés :

Bons d'achat,
Cartes cadeaux,
Bons d'achat de fidélité / condition commerciale.

Modification des bons d'achat et des cartes cadeaux pré-enregistrés non actifs

Back-Office > Ventes > Ventes détail > Modification des bons et cartes cadeaux

Cette commande permet de modifier certains éléments et de ré-affecter de nouvelles informations (date, montant, établissement par exemple).

Généralités

Utilisation des bons d'achat et des cartes cadeaux

L’utilisation des bons/cartes cadeaux est possible dans les établissements correspondant au déclencheur renseigné au niveau du bon / carte. Pour ceux qui n’ont pas de déclencheurs, ils seront utilisables dans les établissements correspondant aux restrictions utilisateurs (fiche Utilisateur > onglet Restrictions > champ Règlements en attente).

Importation

En importation, il est possible de créer ou modifier des bons d’achats et des cartes cadeaux avec un établissement d’affectation à ‘…’.

Il n’est par contre pas possible d’importer des tickets de caisse dans lesquels le client achète ou paye avec un bon d’achat ou une carte cadeau, car la liaison des règlements n’est pas gérée via l’import pour les documents qui ne sont pas Omnicanal.

Récapitulatif des cas d'utilisation

Paramètre "Affectation dans les établissements d’utilisation"	Valeur de l'établissement d'affectation	Déclencheur établissement d'utilisation	Affectation	Utilisation
-	Nul	Nul	Non vendable, non utilisable, phase d’affectation obligatoire	Possible après affectation
-	Établissement X	Déclencheur Y	Uniquement sur établissement X	Utilisable dans les établissements du déclencheur Y
-	Établissement X	Nul	Uniquement sur établissement X	Utilisable dans les établissements correspondant aux restrictions de la fiche utilisateur (champ Règlements en attente).
x	...	Déclencheur Y	Affectation possible sur tous les établissements du déclencheur Y	Utilisable dans les établissements du déclencheur Y
x	...	Nul	INTERDIT : bloqué dans les commandes de pré-enregistrement, d'affectation, de réaffectation, de modification des bons/cartes cadeaux, et d'import (en création ou modification de bon / carte)