La gestion des litiges sur les documents d'achat
Déclarer un litige en saisie de document
Back-Office > Achats > Saisie
Pour une ligne article
Lors de la saisie d’un nouveau document, aucun litige n’existe, ni sur l’en-tête, ni sur les lignes. Pour le vérifier, le champ Litige présent sur l’en-tête et les lignes articles du document affiche "Pas de litige".
Pour déclarer un litige ligne, sélectionnez la ligne article concernée
(ou la dimension), puis cliquez sur le bouton [Actions complémentaires
/ Litige ligne]. Un nouvel écran s’affiche permettant de saisir un ou
plusieurs litiges rattachés à la ligne en cours.
Il est également possible d'accéder à cette fenêtre en effectuant un double-clic directement dans la cellule litige de l'article unique ou dimensionné.
Champs |
Description |
Motif de litige |
Le motif de litige doit être choisi dans la liste proposée, qui est une liste prédéfinie et non modifiable. Les motifs proposés sont : Aucun, Article non prévu, Autre, Prix unitaire net inférieur, Prix unitaire net supérieur, Prix à confirmer, Quantité inférieure, Quantité supérieure. |
Litige |
Cette zone propose les valeurs suivantes :
|
Texte explicatif |
Permet d’ajouter des éléments complémentaires. |
Motif de résolution |
Cette zone est obligatoire si le litige est considéré comme traité. Une fois cette étape renseignée, le statut du litige de la ligne devient alors Litige traité (cf. Définir les motifs de résolution). |
Si une ligne est en litige, le document acquiert automatiquement un litige de type Litige ligne.
Pour l’ensemble du document
D'autres types de litiges peuvent également être saisis au niveau du document afin d’indiquer des problèmes sur des éléments non relatifs aux lignes.
Pour cela, utilisez le bouton [Actions complémentaires / Litige document]
pour afficher l’écran Litige document, et renseignez les champs suivants
:
Motif de litige : Dans cet écran, le motif de litige doit être choisi dans la liste proposée, qui est une liste prédéfinie et non modifiable (En attente de rapprochement, Frais de port, Litige forcé, Litige ligne, Montant HT sur relevé de facture, Montant TTC sur relevé de facture).
Litige traité / Motifs de résolution : Ces zones proposent les mêmes valeurs que celles vues précédemment pour le litige ligne.
Lorsque tous les litiges du document sont traités et l’écran validé, le statut du litige du document devient alors Litige traité.
Conséquences du litige sur le document
Lorsqu’un litige est défini sur une ligne de document, la ligne (du générique et du dimensionné, ou de l'article unique) et le document prennent le statut En litige. L’édition du document comportera alors la mention "EN LITIGE" affichée en rouge. Notez que la résolution des litiges suit des phases de résolution différentes en fonction de leur provenance :
Erreur interne : la résolution du litige sera manuelle.
Erreur du fournisseur : le traitement des litiges pourra être automatisé et permettra de générer automatiquement la demande d’avoir financier correspondante.
Gérer un litige en import de données
Pour gérer les litiges en import de données, le paramétrage préalable de la fiche fournisseur est indispensable (cf. Paramétrer les litiges en import de données).
Principe de fonctionnement
Il est possible d’activer la gestion des litiges en import de documents, en utilisant le champ $$_GERELITIGE. Les litiges seront automatiquement générés par comparaison avec les documents à solder (utilisation des champs $$_NATUREPIECEG et $$_REFINTERNE).
Lorsqu’un document est généré par import de données, les litiges sont mis à jour de manière automatique, ce qui explique que les types de litiges sont fixés par le programme.
Les valeurs possibles des litiges lignes sont : Quantité supérieure (à la quantité prévue), Prix unitaire supérieur, Prix unitaire inférieur, Article non prévu.
Les valeurs possibles des litiges documents sont : Litige ligne, Frais de port.
Avertir le fournisseur des litiges détectés en import
Il est possible d’envoyer aux fournisseurs un mail de compte-rendu des documents créés par import de données avec la gestion des litiges. Cette information permet d’indiquer au fournisseur s’il doit livrer ou non la marchandise.
Le mail sera constitué de la manière suivante :
Sujet du mail : "Compte-rendu", suivi du nom de la société (défini dans les paramètres société).
Corps du mail : vide
Fichier joint : le fichier de compte-rendu sera joint afin de permettre son exploitation de manière automatique. Ce fichier contiendra une ligne d’en-tête (texte saisi dans la zone "En-tête du fichier de compte-rendu" de la fiche fournisseur) et une ligne par document intégré (code boutique + code fournisseur + nature de document + n° doc (référence interne) + oui/non).
Consulter la liste des litiges
Back-Office > Achats > Consultation > Liste des litiges
Cette commande permet de contrôler les litiges en fonction de diverses informations telles que le type de litige, ou le statut.
Back-Office > Achats > Traitements > Litiges > Traitement des litiges
Front-Office > Gestion > Réceptions > Traitement des litiges
Cette commande permet de traiter les litiges existants. Pour appliquer un statut de litige en cours, sélectionnez la ligne de votre choix et utilisez l’un des boutons suivants :
Litige en cours (traitement interne).
Litige en cours (traitement externe).
Le double clic sur un litige entraîne l’ouverture de la fiche du litige, permettant ainsi son traitement immédiat.
Modifier un document avec litige
Back-Office > Achats > Modification
Cette commande permet de modifier un document, et notamment les litiges qui y sont rattachés. Notez qu’il n'est jamais possible de supprimer un litige.
Générer un document avec litige
Back-Office > Achats > Génération
Lors de la génération d’un document, les litiges non traités du document précédent sont reconduits. En revanche, la résolution des litiges ne sera pas reportée sur les documents précédents.
Rapprocher des factures en litige
Principe de fonctionnement
Le fournisseur envoie une facture de manière informatique lorsqu’il expédie de la marchandise en boutique. Cette facture est importée dans Cegid Retail Y2 en annonce de livraison (ALF) et en facture fournisseur financière (FFF). Les deux documents sont strictement identiques et possèdent la même référence interne. Lors de la réception des marchandises en boutique, une réception est générée à partir de l’annonce de livraison. Des modifications peuvent alors être effectuées sur la réception en cas de différence entre ce qui est envoyé et ce qui est reçu. Le traitement de rapprochement de facture va permettre de rapprocher la FFF avec la BLF afin de déterminer les litiges éventuels.
Pour mettre en œuvre ce traitement, il convient d'ajouter le champ $$_LITIGEATTRAPPRO au format d’import des factures fournisseur financières afin de forcer un litige document de motif "En attente de rapprochement" sur les factures importées.
Traitement des factures
Back-Office > Achats > Traitements > Litiges > Rapprochement de factures
Cette commande donne accès à la liste de toutes les factures fournisseur financières en litige. Le lancement du traitement permettra de rapprocher une ou plusieurs factures. Afin de pouvoir effectuer le rapprochement, la facture doit avoir une référence interne et on doit être en mesure de retrouver la réception de même référence interne. Le traitement supprimera le litige "En attente de rapprochement" et établira les véritables litiges de la facture. Si aucun litige n’est présent, la facture ne sera plus en litige.
A la fin du traitement de rapprochement facture, si aucun litige n’existe sur la facture financière, la réception fournisseur associée est rendue non vivante. Elle ne pourra plus être modifiée ou transformée.
Remarques
Ce traitement peut être effectué en tâche planifiée, et n'est disponible que pour les documents d'achat. Lors d'un rapprochement facture, si le BLF contient des lignes qui ne sont pas présentes dans la facture fournisseur financière un litige document de type Article manquant est créé. Ce fonctionnement est opérationnel uniquement si la FFF gère le motif de litige "Article manquant", ou ne gère pas les reliquats. Les documents sont liés de la manière suivante :
A partir de la réception fournisseur, le bouton zoom [Voir le document suivant] permet de visualiser la facture fournisseur financière.
A partir de la facture fournisseur financière, le bouton zoom [Voir le document précédent] permet de visualiser la réception fournisseur.
Exemple de fonctionnement en saisie (simulation sans import de données) :
Saisir une FFF et une ALF identiques, en renseignant la même référence externe, les mêmes quantités.
Sur la FFF, poser un litige document de type En attente de rapprochement.
Générer l’ALF en BLF en modifiant les quantités et les prix.
Dans le menu de rapprochement de factures, la FFF est visible : la sélectionner et lancer le traitement.
En consultation de la FFF, on constate :
que le litige document En attente de rapprochement a disparu,
qu’il y a maintenant un litige document Litige ligne,
que sur la ligne, on a 2 litiges : l’un sur les quantités, l’autre sur les prix.
Générer une demande d'avoir financier
Back-Office > Achats > Traitements > Litiges > Génération des demandes d’avoir
Cette commande permet la multisélection des factures fournisseur (financière ou sur stock) comportant uniquement des litiges dont le statut de traitement est "En cours" (traitement externe).
Le traitement permet de générer automatiquement les demandes d’avoirs financiers correspondantes. Elles peuvent être envoyées via les exports de données ou par mail via un fichier PDF.
L’import de l’avoir financier par EDI en provenance du fournisseur permet de solder la demande d’avoir financier.
La gestion des litiges devra être activée sur les natures de document de types Avoir financier et Demande d’avoir financier afin de s’assurer que l’avoir est conforme à la demande d’avoir.