Gestion des clients

Gestion des adresses d'un client

Adresse de facturation

En saisie de document (exemple lors de la saisie d'une vente négoce), l'adresse du client est disponible via le bouton [Actions complémentaires / Complément d’en-tête].

Toutefois, pour que l'adresse de facturation du client soit bien prise en compte lors de la saisie de ce document, il faut au préalable que cette adresse soit saisie au niveau de la fiche client, via le bouton [Données complémentaires / Adresses], puis que le N° de cette adresse soit associé au champ Client facturé dans l’onglet Complément, dans le champ N° adresse correspondant.

Procédez ainsi :

Sur la fiche client, cliquez sur le bouton [Données complémentaires / Adresses].
Appuyez ensuite sur le bouton [Nouveau] pour saisir l'adresse de facturation.
Cochez la case Adresse de facturation. L'adresse saisie est reprise dans le haut de l'écran avec un n° d'affectation (généralement le n°1 pour la première saisie).
Validez, puis ouvrez l'onglet Complément de la fiche client.
Dans le champ Client facturé, sélectionnez le client, puis dans le champ N° adresse, indiquez le n° d'adresse attribué précédemment.
Cette adresse sera reprise dans le document. Pour le vérifier, en saisie de document, cliquez sur le bouton [Actions complémentaires / Complément d’en-tête].

Adresse de livraison

La procédure est la même que celle concernant l'adresse de facturation. On fait alors référence au client livré.

Adresse de règlement

La procédure est la même que celle concernant l'adresse de facturation. On fait alors référence au client payeur.

Gestion des identifiants clients

Afin de gérer au mieux leurs fichiers clients, les enseignes ont besoin d'assurer l'unicité de l'identifiant client. Pour cela, Cegid Retail Y2 propose d'utiliser le champ Code EAN (T_EAN) disponible à plusieurs endroits dans l'application :

Fiche client : onglet Règlements (BO) et onglet Général (FO). Notez qu'en mode autonome,le champ Code EAN reste accessible sur la fiche client.
Recherche client : que ce soit dans le Back ou le Front-Office, le champ Code EAN est disponible dans les principaux écrans multicritères en lien avec les clients.
Priorités de recherche client : le champ Code EAN est également présent dans les priorités de recherche client, depuis Paramètres > Clients > Priorités de recherche.

Paramétrage préalable

Back-Office > Administration > Société > Paramètres société

Afin d'assurer l'unicité du champ Code EAN, cochez le paramètre société Contrôle d'unicité du code EAN, disponible dans la branche Clients-Fournisseurs. Ce paramètre permet de contrôler que le code EAN affecté dans la fiche client est unique pour chaque client. L'activation de ce paramètre déclenche un contrôle des doublons éventuels dans la base. En cas de doublons, il est impossible d'activer ce paramètre. Notez que ce paramètre est incompatible avec les restrictions clients.

Fonctionnement en caisse

Lors de la saisie d’un code EAN (entreprise ou particulier), un contrôle est effectué dans la base pour confirmer que ce code n’est pas utilisé par un autre client ou prospect. En cas de doublon, la saisie est impossible. Un écran affiche la présence d’un client existant ainsi que sa boutique d’appartenance.

Fonctionnement en mode autonome

L’information Code EAN est disponible dans le paramétrage des données descendues en mode autonome.

Attention !

Aucun contrôle d’unicité n’est effectué en mode autonome sur le champ Code EAN. En cas de consultation d’une fiche client en mode autonome, ces informations ne sont que consultables.

Lors du retour en mode connecté, un contrôle est effectué pour confirmer que le champ Code EAN n’est pas en doublon avec une fiche existante. L’unicité se fait sur la nature du client : client, prospect (pas avec un fournisseur).

Exemples
Un client existe avec ce code (T_EAN), par contre il n’est pas visible par la boutique (pour des raisons de restriction utilisateur)	Un nouveau client est créé sans code EAN : T_EAN vide. Message dans écran SANS le client en doublon (car restriction)
Un client existe avec ce code (T_EAN), et il est visible par la boutique, mais ne correspond pas au client créé en mode autonome (nom différent)	Un nouveau client est créé sans code EAN : T_EAN vide. Message dans écran avec le client en doublon.
Un client existe avec ce code (T_EAN) et il est visible par la boutique, et correspond au client créé en mode autonome	Faire FUSION

Import des clients

Si le paramètre société est activé, alors lors de l’import d’un code EAN sur un client (nouveau ou mis à jour), un contrôle est effectué pour confirmer que cette information n’est pas en doublon avec une fiche existante.

Recherche phonétique sur le nom d'un client

Back-Office > Données de base > Clients > Clients

Le champ Phonétique sur nom disponible dans le multicritère client permet d'effectuer une recherche sur le nom phonétique d'un client, sans tenir compte de la casse des bases des données, ni des noms avec majuscule, ni des caractères accentués. Cette fonctionnalité permet de convertir le premier nom du client en phonétique. Un nouveau champ est destiné à recueillir ce champ : T_PHONETIQUE. La fonction de transformation phonétique effectue les actions suivantes :

Transformation du nom en majuscules,
Remplacements de syllabes par des correspondances.

De cette manière, la recherche phonétique d’un client permet de s’affranchir (en partie) de l’orthographe de son nom. Par exemple, imaginons une base clients contenant deux clients dont les noms sont Arhan et Harang. En tapant ARAN dans le champ Phonétique sur nom disponible dans la recherche multicritère, l'application ramènera ces deux clients, même si l'orthographe n'est pas la même.