Gestion des clients en mode autonome

La bonne pratique consiste à limiter l’exportation des clients aux clients de la boutique, complété éventuellement par les clients ayant rendu visite à la boutique depuis les x derniers jours. En tout état de cause, le nombre de clients exportés ne doit pas excéder 100 000. Au-delà, malgré une exportation réussie, le démarrage du Front-Office en mode autonome pourrait saturer la mémoire. L’encaissement en mode autonome ne serait alors pas opérationnel.

Paramétrage des exports clients

Étape 1 : paramétrer la règle d'export des clients

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Gestion des clients en mode autonome

Pour que les clients soient disponibles en mode autonome sur chaque caisse, il faut créer une règle d’export des clients. Pour cela, veuillez renseigner les onglets suivants :

Onglet Paramètres clients

Ce premier onglet permet de définir différentes règles concernant la gestion des clients en mode autonome. L’objectif de ces règles est d’effectuer une sélection de clients à recopier sur chaque poste caisse. Cette sélection est fonction, entre autres, d’un certain nombre critères clients définis dans un déclencheur client à portée Mode autonome.

Champs	Description
Sélection des clients répondant	Options à cocher selon les sélections que vous souhaitez effectuer : à la condition sur critères : si vous souhaitez sélectionner uniquement les clients qui satisfont aux critères définis dans le pavé Sélection sur critères. à la condition sur activité : pour prendre en compte uniquement les éléments définis dans le pavé Sélection sur activité. aux deux conditions : si vous souhaitez utiliser à la fois la condition sur les critères et la condition sur l’activité. à l’une des deux conditions : si vous souhaitez utiliser l’une ou l’autre des conditions.
Sélection sur critères	Les clients à descendre en mode autonome sont sélectionnés en fonction de différents critères, tels que : Déclencheur client : afin de ne descendre en mode autonome que les clients les plus pertinents, sélectionnez un déclencheur client dans la liste déroulante (déclencheur dont la portée est "Mode autonome"). Utilisez ce bouton pour accéder à l’écran de définition des déclencheurs clients (cf. Déclencheurs). Prise en compte des prospects : cochez cette option si vous souhaitez inclure les prospects dans la sélection. Ces critères peuvent être combinés à une sélection d’établissements permettant de cibler un groupe spécifique de clients. Tous les établissements : il n’y a aucune restriction sur les clients en fonction des établissements. Établissement de la restriction : concerne les établissements définis dans le pavé Restriction des établissements. Établissement associé à la caisse : permet de restreindre les clients à la boutique associée à la caisse.
Sélection sur activité	Les clients à descendre en mode autonome sont ceux qui ont une activité (ticket, commande, réservation, etc.) depuis un laps de temps donné. Le champ Nombre de jours depuis la dernière visite permet de définir la période à prendre en compte pour la sélection des clients (ex. : 3 jours, 30 jours, etc.). Cette sélection peut se combiner à la sélection d’établissements comme vu précédemment dans la sélection sur critères.
Restriction des établissements	Si les sélections relatives aux critères et à l’activité n’utilisent pas de restriction, ce pavé est grisé. Sinon, il permet de définir une restriction en fonction d’une sélection d’établissements ou d’un regroupement. Par exemple, le regroupement Implantation permet de sélectionner les établissements du centre-ville et/ou du centre commercial.

Onglet Données exportées

Cet onglet permet de paramétrer les zones à recopier. Comme pour les articles, il est possible de redescendre différentes informations de manière optionnelle.

Champs	Description
Informations clients	Civilité : T_JURIDIQUE Adresse : T_ADRESSE1 à 3, T_CODEPOSTAL, T_VILLE, T_PAYS Adresse e-mail : T_EMAIL Téléphones : T_TELEPHONE, T_FAX, T_TELEX Passeport : T_PASSEPORT Tables libres : YTC_TABLELIBRETIERS1 à 10 Montants libres : (YTC_VALLIBRE1 à 3 Dates libres : YTC_DATELIBRE1 à 3 Textes libres : YTC_TEXTELIBRE1 à 3 Booléens libres : YTC_BOOLIBRE1 à 3 Notez que les informations principales seront descendues systématiquement : Client particulier : T_PARTICULIER Code : T_TIERS, T_AUXILIAIRE Nom / Prénom ou Raison sociale : T_LIBELLE, T_PRENOM Nom 2 / Prénom 2 : T_NOM2, T_PRENOM2 Le client par défaut de la caisse bénéficie d’un traitement particulier : Il est systématiquement exporté, même s’il n’entre pas dans les critères de la règle. Tous les champs de cette fiche client sont exportés.
Champs utilisateurs	Les champs utilisateurs clients sélectionnés sont disponibles en mode autonome (10 champs sont exportés au maximum). En mode autonome, ces champs sont disponibles seulement en création d’un client (non disponible en consultation des informations du client). Les champs dont les types suivent sont exportables : numérique, booléen, date, chaîne et listes de choix non associées à une tablette ou associées à une tablette portant sur les tables COMMUN, CHOIXCOD, CHOIXEXT.
Contrôles	Le paramétrage des tables libres tiers est systématiquement exporté. Pour éviter des temps de traitement trop importants, deux paramètres permettent de contrôler la quantité de clients à descendre par boutique : Avertissement en cas de nombre de clients supérieur à : en cas de dépassement, un message d’avertissement est affiché. Blocage en cas de nombre de clients supérieur à : en cas de dépassement, les informations clients ne sont plus descendues. Ces deux paramètres sont en consultation, sauf pour les utilisateurs ayant le droit d’accès correspondant (cf. droit d’accès Modifier les seuils des règles de gestion des clients en mode autonome).
Simulation	Une fonction de simulation est également disponible, permettant la saisie d'une caisse pour contrôler le nombre de clients concernés. A la validation de cette saisie, la simulation est lancée et la résultat s’affiche dans le champ Résultat. Attention ! La valeur dans le champ Résultat ne correspond pas aux nombre de clients à descendre en caisse. En effet, certains clients peuvent déjà être recopiés sur la caisse si le paramètre société Export différentiel des clients est activé dans la branche Gestion commerciale > Front-Office mode autonome.

Étape 2 : paramétrer la caisse

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse - onglet Mode autonome

Ouvrez la caisse de votre choix et renseignez les champs suivants :

Champs	Description
Règle pour exporter les clients	Sélectionnez ici la règle préalablement configurée. Les clients seront systématiquement exportés lors de l’ouverture d’une journée dès lors que la caisse dispose d’une règle d’export. Pour toutes les autres caisses, les clients ne seront pas disponibles en mode autonome.
Récupération des agrégats	L’agrégat Client doit être sélectionné à l’ouverture de caisse et/ou à la fermeture de caisse.

Fiche Client en mode autonome

La création d’un client en mode autonome est possible via une fiche simplifiée, quelle que soit la valeur du paramètre de caisse Fiche client simplifiée disponible dans l'onglet Généralités.

Les données affichées dans la fiche client en mode autonome sont conditionnées par le paramétrage vu précédemment, défini dans l’onglet Données exportées de la gestion des clients en mode autonome.

Si une donnée n’est pas cochée comme donnée à exporter, mais qu’elle est paramétrée dans les priorités de recherche client, alors cette information sera quand même envoyée et sera consultable dans les fiches clients.

S’il n’y a pas eu d’export de client sur la caisse, un clic sur le client entraînera l’ouverture de la fiche client en mode création.

Le paramètre société Création fiche client par double validation en Front-Office, disponible dans la branche Gestion commerciale > Clients/Fournisseurs, n’est pas pris en compte en mode autonome.

La modification ou la suppression d’un client en mode autonome n’est possible que pour un client qui vient d’être créé en mode autonome et qui n’a pas encore été intégré.

Rappels concernant les droits d'accès

La création d'une fiche client est conditionnée par le droit d’accès suivant : menu Concepts (26) > Gestion commerciale > Clients > Création des clients.

La consultation d'une fiche d’un client exporté est conditionnée au droit d’accès suivant : menu Encaissement (107) > Droits d’accès > Saisie d’un ticket > Voir le client).

Gestion des champs utilisateurs

Création d'un client : Lors de la création d’un client en mode autonome, tous les éléments paramétrés dans la règle d'export sont descendus et utilisables. Si les champs utilisateurs font partie des données à exporter, un nouvel onglet est affiché dans la fiche Client, et la notion de champ obligatoire défini au niveau du paramétrage des champs utilisateurs est reprise dans cet écran.
Consultation d'un client : En consultation d’une fiche client en mode autonome, l'onglet Champs utilisateurs n'est pas affiché.

Éléments d’identification des clients

Back-Office > Paramètres > Clients > Priorités de recherche

Les seuls critères utilisables en mode autonome pour la recherche des clients sont le code client, le nom, le n° de document officiel (passeport par exemple) et le n° de carte de fidélité. Toute saisie de critères autres que ces derniers aboutira à l’ouverture de l’écran multicritère de recherche client, quand bien même le critère figurerait dans le paramétrage des priorités de recherche.

La zone Nom sera alors pré-remplie avec la valeur saisie, en cas de saisie avec au moins un caractère alphabétique (par exemple l’adresse E-mail).
La zone Code client sera pré-remplie en cas de saisie exclusivement numérique (par exemple un N° de téléphone).

Identification du client

L’identification du client se fait notamment avec un document officiel, ou le numéro de la carte de fidélité. Pour une meilleure performance de la recherche du client, un index est créé soit à partir des numéros de carte de fidélité, soit à partir du nom.

Document officiel : La présence de ce critère dans les priorités de recherche entraîne l’export de cette information. La priorité de recherche établissement est prise en compte si elle est renseignée. Sinon c’est la priorité contenue dans les paramètres société.
Numéro de carte de fidélité : Si ce critère est sélectionné dans les priorités de recherche, seules les cartes de fidélité actives (du programme de fidélité rattaché à l’établissement de la caisse) à la date de l’export des clients sont exportées.

Export différentiel des clients

Back-Office > Administration > Société > Paramètres société

Cette option, disponible dans la branche Gestion commerciale > Front-Office Mode autonome des Paramètres société, permet de limiter l’export aux seules fiches clients mises à jour. La sélection des clients se fait à partir de la date de modification de ces derniers, et doit être supérieure ou égale à la date du dernier export contenue dans la caisse (onglet Mode autonome - Date du dernier export clients).