Champs utilisateurs
Bien qu'un nombre important de champs libres soient proposés de base dans l'onglet Informations de la fiche article (en particulier en cas de présentation Orli), il peut être nécessaire de pouvoir gérer un plus grand nombre de champs utilisateurs.
Ces derniers viendront en complément des tables libres existantes, et pourront être affectés à plusieurs endroits de l'application : articles, établissements, clients, fournisseurs, commerciaux et SAV.
Paramétrage des champs utilisateurs
Paramètres société
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société > Gestion Commerciale
Ouvrez la branche Gestion commerciale > Paramètres par défaut, puis cochez le paramètre Champs utilisateurs.
Droits d'accès
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Ouvrez le menu Paramètres (105), et pour les groupes utilisateurs souhaités, activez le droit d'accès Champs utilisateurs pour les menus de votre choix : articles, clients, fournisseurs, établissements, commerciaux, documents, SAV.
Back-Office > Paramètres > menu au choix (Articles, Clients, Fournisseurs, Établissements, Commerciaux, SAV) > Champs utilisateurs
Pour créer un nouveau champ
utilisateur, appuyez sur le bouton [Nouveau] puis renseignez les champs
suivants :
Champs |
Description |
Libellé |
Saisissez le nom du champ utilisateur. |
Type de saisie |
Correspond au type de données du champ utilisateur. En fonction du type de saisie, des options complémentaires permettent de préciser les valeurs acceptées :
|
Saisie obligatoire |
Indique si la saisie du champ est obligatoire ou non. Si ce paramètre est coché, le champ utilisateur obligatoire sera précédé d'une astérisque lors de sa saisie dans la fiche concernée. |
Rang d'affichage |
Lors de leur utilisation, les champs utilisateurs seront toujours présentés en fonction du rang indiqué ici. |
pour
sélectionner la tablette.Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Utilisateurs
L'onglet Compléments de la fiche utilisateur contient la liste des champs utilisateurs qui seront autorisés en utilisation.
Pour chaque élément (articles, clients, etc.) cochez la case Utilisation champs utilisateurs, puis sélectionnez les champs utilisateurs de votre choix.
Natures de document
Back et Front-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures
Pour utiliser les champs utilisateurs dans vos documents, vous devez les sélectionner pour chaque nature de document souhaitée
Pour cela, ouvrez l'onglet Tables libres, et dans le champ Champs utilisateurs disponibles sélectionnez ceux de votre choix.
Utilisation des champs utilisateurs
Notez que la suppression d'un champ utilisateur, ou la modification du type d'un champ utilisateur entraîne la suppression de toutes ses données.
Utilisation dans les fiches (article, établissement, client, fournisseur, commercial et SAV)
Une fois les paramétrages effectués, notez que l'écran de sélection multicritère de la liste propose l'onglet Champs utilisateurs afin de pouvoir effectuer une recherche sur les champs utilisateurs.
Dans les fiches gérant les champs utilisateurs, et si des champs ont été définis, l'onglet Champs utilisateurs est affiché. Il permet de renseigner l'ensemble des champs utilisateurs définis.
Spécificités de la fiche article
Back-Office > Données de base > Articles > Articles
Ouvrez la fiche article de votre choix, sélectionnez l'onglet Champs utilisateurs, puis renseignez l'ensemble des champs utilisateurs requis. Ce qu'il faut savoir :
Seuls les articles de type Marchandise sont concernés par les champs utilisateurs.
La suppression ou la modification du type d'un champ utilisateur entraînera la suppression de toutes ses données.
La suppression d'un article entraîne également la suppression des données des champs utilisateurs.
Les valeurs des champs utilisateurs pour une entité donnée peuvent être importées.
Notez que les champs utilisateurs sont modifiables en série, depuis les
Données de base > Articles > Modification en série Articles. Après
avoir sélectionné les lignes articles concernées, utilisez le bouton [Champs
utilisateurs].
Utilisation dans les analyses
L'onglet Champs utilisateurs permet de renseigner les valeurs des champs utilisateurs utilisés pour effectuer la requête. Ces données sont disponibles dans :
les multicritères articles, établissements, fournisseurs, commerciaux, clients et SAV,
les cubes et tableaux de bord des stocks,
le disponible article,
le tableau de bord des clients.
Utilisation dans les documents
Il est possible de gérer des champs utilisateurs dans vos documents, à condition d'avoir préalablement défini pour quels documents vous souhaitez les gérer (cf. paragraphe précédent : Paramétrage / Natures de documents).
Une fois les paramétrages effectués, l'écran s'affiche automatiquement dans votre document.
Sinon, utilisez le bouton [Actions complémentaires / Zones libres documents]
pour y accéder.