Gestion des devis et commandes spéciales depuis le Front-Office
Les devis et commandes spéciales peuvent être utilisées sur le Front-Office, depuis le module Clients ou depuis le module Encaissement.
Toutes les commandes détaillées ci-après sont celles utilisées depuis le module Clients, mais notez que ces mêmes commandes sont disponibles via l'Encaissement > Ventes > Saisie d’un ticket.
Pour accéder à la commande de votre choix, depuis Saisie
d'un ticket, appuyez sur le bouton [Services clients], puis sélectionnez
l’option Devis que vous souhaitez
utiliser.
Les procédures restent les mêmes que celles détaillées ci-après.
Saisie d'un devis
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Saisie d’un devis
Le client vient dans la boutique avec une demande spécifique, et souhaite avoir le prix et le délai de livraison d’un article, ou bien le détail d’une prestation. Un devis doit être saisi pour le client. Saisissez les informations suivantes, puis validez :
Sélection du vendeur,
Sélection du client,
Choix du fournisseur,
Sélection de l’article (ou de la prestation) : si l’article est déjà référencé dans le fichier, sélectionnez-le dans le champ Article ; sinon utilisez le champ Réf. fournisseur.
Notez la présence d’un bloc-notes sur la partie droite de l’écran qui permet de saisir toute information complémentaire.
Suivi d’un devis
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Suivi d’un devis
Le devis va ensuite vivre différentes phases qui seront renseignées successivement par le vendeur, et qui seront consultables depuis cette commande.
L’onglet Suivi dans la fiche Devis affiche les étapes successives de la demande.
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Devis à envoyer
Une fois le devis saisi, il doit être envoyé au fournisseur pour obtenir sa valorisation.
Sélectionnez le devis concerné, puis utilisez le bouton [Ouvrir] pour
afficher la fiche Devis à envoyer.
Notez que le champ Info envoi fournisseur permet d’ajouter un commentaire (si le devis est urgent par exemple). Le devis peut être envoyé au fournisseur par mail ou par courrier :
Envoi par mail : le bouton [Envoyer le bordereau d’envoi] permet
d’envoyer le devis par mail, à l’adresse e-mail renseignée dans la
fiche fournisseur.
Envoi par courrier : le bouton [Imprimer le bordereau d’envoi] permet
d’imprimer le devis pour l’envoyer par courrier au fournisseur.
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Devis à valoriser
Cette étape correspond au moment où le fournisseur appelle la boutique pour lui donner les informations demandées (prix, délai de livraison, etc.).
Sélectionnez le devis concerné,
puis utilisez le bouton [Ouvrir] pour afficher l'écran Devis
valorisation fournisseur.
Devis valorisé ou impossible
A ce stade, le devis peut être valorisé ou considéré comme impossible :
Si des informations sont obtenues de la part du fournisseur (tarif, délai, etc.), renseignez-les puis appuyez sur le bouton [Devis valorisé].
Si le fournisseur est dans l’incapacité d’établir une valorisation, le bouton [Devis impossible] est à votre disposition pour le signifier.
Dans les deux cas, vous devrez en informer le client (voir paragraphe suivant).
Informer le client
Vous souhaitez informer votre
client immédiatement : utilisez le bouton [Appeler le client]
pour enregistrer la réponse du client.
Vous souhaitez continuer
votre devis ultérieurement : utilisez le bouton [Valider]
pour enregistrer cette étape, et passer à autre chose. Vous pourrez revenir
sur votre devis comme expliqué dans l’étape suivante "Enregistrement
de la réponse du client".
Enregistrement de la réponse du client
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Réponse du client
Cette étape correspond au moment où la boutique appelle le client pour l’informer des conditions de vente et que le client décide d’accepter ou de refuser le devis. La fiche Réponse client permet d’enregistrer la décision du client à l’aide des boutons suivants :
Client informé
Ce bouton permet de signifier que le devis a été communiqué au client,
mais que celui-ci n’a pas encore donné de consigne particulière. Le champ
Moyen d’information permet d’indiquer
comment le client a été informé. Cette table doit avoir été préalablement
paramétrée (cf. chapitre Moyen d’information).
Devis refusé
Ce bouton permet d’indiquer
que le client a refusé le devis : la transaction s’arrête et la demande
de devis est soldée. Le champ Motif
de refus permet d’indiquer la raison du refus.
Cette table doit avoir été préalablement paramétrée (cf. chapitre Type de refus). Si dans des délais raisonnables, le client revient sur sa décision, il est possible de revenir sur le devis refusé pour l’accepter.
Devis accepté
Ce bouton permet de signifier
que le devis est accepté par le client, et il est alors possible de saisir
un acompte. Le champ Confirmé par
permet de sélectionner le moyen utilisé pour confirmer l’acceptation.
Cette table doit avoir été préalablement paramétrée (cf. chapitre Type d’accord client).
Si le devis est accepté,
le bouton [Envoyer feu vert] permet de passer directement à l’étape suivante.
Dans tous les cas, un commentaire peut être ajouté dans le bloc-notes,
à l’aide de ce bouton.
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Feu vert devis
Cette étape correspond au moment où la boutique a reçu l’accord du client, et envoie le feu vert pour lancer la commande. Il est notamment possible d’imprimer le devis avant d’envoyer le feu vert. Ouvrez le devis concerné pour afficher l'écran Devis feu vert.
L’objectif de cette nouvelle phase comprend deux objectifs :
Contrôler l’existence des articles dans la base,
Générer la commande fournisseur réservée au client.
Étape 1 : contrôler l’existence des articles
Back-Office > Ventes > Ventes détail > Devis et commandes spéciales > Liste des lignes de devis
La génération de la commande n’est possible que si les articles (ou prestations) indiqués dans le devis existent dans le système d’information. En effet, la commande ne peut être générée que si l’article ou la prestation du devis existe dans la base. S’il est nécessaire de créer des articles (ou prestations), vous devrez au préalable utiliser la fonctionnalité Liste des lignes de devis, en Back-Office.
Étape 2 : générer la commande
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Générer des commandes spéciales
Ouvrez le devis concerné pour afficher l’écran Génération devis en commandes spéciales. Validez les informations affichées à l’écran pour générer la commande fournisseur. Cette commande suivra le cours normal d’approvisionnement du stock pour se générer par la suite en commande disponible pour le client, consultable depuis Clients > Devis et commandes spéciales > Commandes disponibles.
Front-Office > Clients > Devis et commandes spéciales > Solder/Désolder un devis
Cette étape permet de solder/désolder les demandes de devis. Pour afficher les devis soldés, et les réactiver si besoin, ouvrez l'onglet Compléments et utilisez le critère Afficher les SAV soldés.