Gestion depuis le Front-Office

Commandes et réservations clients depuis le Front-Office

Saisir une commande ou une réservation client

Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket > bouton [Services clients]

Front-Office > Clients > Disponible client > Saisie

Procédure depuis l'écran Saisie d'un ticket

1. Créez ou recherchez le client pour lequel vous effectuez une commande ou une réservation.

2. Appuyez sur le bouton [Services clients - Commandes clients (ou Réservations clients) - Saisie].

3. Un nouvel écran s'affiche reprenant le nom du client.

4. Saisissez les articles à commander/réserver, leur quantité, des commentaires éventuels. Une date de livraison peut être indiquée pour les commandes.

5. Après validation, le document client est créé (nature de document : CC pour les commandes, et RDI pour les réservations).

6. Le bon de commande est imprimé au format état ou au format ticket selon le paramétrage défini dans l'onglet Services des paramètres de caisse.
   Il peut également être envoyé par mail (cf. Envoi des documents par e-mail).

7. L'écran d'encaissement réapparaît affichant un montant d'arrhes à encaisser, calculé selon le paramétrage défini dans l'onglet Services des paramètres de caisse.
   Une ligne Versement d'arrhes apparaîtra comme article financier dans les lignes du ticket. A ce stade, vous pouvez au choix :

• terminer la transaction et encaisser ou non des arrhes/acompte,

• continuer la vente si le client souhaite effectuer d'autres achats.

Attention !

Concernant la commande, si le paramétrage des frais de port a été effectué, une fenêtre s'affiche vous invitant à sélectionner les frais à ajouter.

8. Dans le cas où le versement d'arrhes est paramétré à 0 dans l'onglet Services des paramètres de caisse, le message "Souhaitez-vous revenir au client de passage ?" est susceptible d'apparaître en fin de transaction (ou lors de son abandon). Si le caissier répond :

   • Non : le client présent dans l'écran d'encaissement est conservé afin de continuer d'autres transactions pour le compte du client.

   • Oui : le client présent dans l'écran d'encaissement est remplacé par le client de passage afin de passer au client suivant.

Encaisser des arrhes/acompte après la saisie de la commande

Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket > bouton [Services clients]

Cette fonctionnalité permet de rappeler une commande client pour laquelle un encaissement d'arrhes ou d'acompte doit être effectué après coup.

1. Appuyez sur le bouton [Services Clients], option Commandes clients – versement d‘arrhes/acompte, puis recherchez le client pour lequel vous avez effectué une commande.

2. La fenêtre Sélection des commandes clients s'affiche permettant de sélectionner la commande pour laquelle vous souhaitez effectuer le versement d'arrhes/acompte.

3. Une fois la commande sélectionnée, l'écran Saisie de ticket réapparaît.

4. Indiquez le montant correspondant au versement, puis le mode de paiement, et validez. Le ticket s'édite.

Générer une commande disponible en boutique

En validant une annonce de livraison ou de transfert

Front-Office > Gestion > Transferts > Validation des annonces de transfert

Front-Office > Gestion > Réceptions > Validation des annonces de livraison

La plupart du temps, le traitement des commandes clients en commandes disponibles se fait depuis le Back-Office, mais il est tout à fait possible de les traiter directement en boutique en mettant à disposition du client les articles qu'il a commandés. Il est également possible de générer une commande disponible directement en boutique, sans référence à une livraison ou à un transfert, notamment dans le cas où la boutique n'a pas eu le temps de valider ses annonces (cf. Gestion du disponible client).

Le fait de valider une annonce de livraison ou de transfert du siège a pour effet de mettre à jour les stocks et donc de rendre disponibles à la vente les articles commandés. Lors de la validation d'une annonce de transfert ou d'une annonce de livraison (non liée à un client), un contrôle sous forme de message permet de vérifier la présence de commandes clients concernant les articles reçus. Le vendeur a alors la possibilité de visualiser les commandes clients concernées, et générer les commandes disponibles associées.

Depuis le menu Disponible client

Front-Office > Clients > Disponible client > Génération des commandes disponibles

cf. Générer les commandes disponibles.

Remettre une commande ou une réservation disponibles à un client

Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket

Lorsque la commande ou la réservation sont disponibles en boutique, elles peuvent être remises au client lors de sa venue.

Commande ou réservation disponibles avec client identifié

Si le client est identifié dans l'écran d'encaissement et qu'il a des commandes / réservations à récupérer, le message : "Le client a commandé ou réservé des articles. Voulez-vous les lui remettre ?" s'affiche.

En répondant Oui, l'écran Disponible client s'ouvre permettant de retrouver le ou les documents du client.

A ce stade, il est possible de sélectionner aussi bien des lignes de commandes disponibles que des lignes de réservations clients. La sélection se fait ligne par ligne.

Si le client ne récupère pas tous les articles de sa commande et/ou réservation, un message indique au caissier qu'il reste des articles à récupérer, et demande si les documents doivent être soldés (cf. Gestion des reliquats).

• S'il répond Oui : les documents indiqués sont soldés.

• S'il répond Non : les documents pourront être récupérés plus tard par le client.

• S'il clique sur le bouton [Détail], un multicritère s'ouvre permettant de consulter le détail des articles restants sur les documents sélectionnés précédemment.

Attention !

Pour avoir un fonctionnement homogène il est conseillé d'avoir la même gestion des reliquats au niveau des commandes et des réservations.

Si ce n'est pas le cas il ne sera pas possible de faire des sélections multilignes sur la nature de document qui ne gèrerait pas les reliquats.

Au moment de l'encaissement, le vendeur rappelle les arrhes/acompte éventuellement versés par le client lors de la commande/réservation. Le client peut ensuite compléter son règlement.

Remarque !

Si vous sélectionnez une commande ou une réservation disponibles qui n'appartiendraient pas au client préalablement saisi, la question suivante vous est posée afin de confirmer votre choix : "Le client associé au document XX n'est pas celui associé au ticket YY. Voulez-vous continuer ?". Une fois le client sélectionné, ses articles commandés et/ou réservés sont intégrés au ticket de vente en cours.

Commande ou réservation disponibles avec client non identifié (fictif)

Il est possible de rechercher une commande ou une réservation disponibles sans identifier le client au préalable.

Pour cela, vous devez avoir activé la recherche par référence (cf. Paramètre société "Recherche par référence" dans l'onglet Front-Office).

1. Dans l'écran d'encaissement, cliquez sur le bouton [Services clients - Commandes clients (ou Réservations clients) - Disponible client].

2. La fenêtre Recherche des documents disponibles s'affiche permettant de rechercher un document par sa référence, ou bien à l'aide d'un multicritère.