Gestion de la contremarque
Il existe une relation forte et directe entre les commandes clients et les commandes fournisseurs, selon le schéma suivant :
Le client vient faire un achat en magasin : une commande client est saisie.
Dans le cas où la marchandise n’est pas disponible dans le magasin, une commande fournisseur est générée directement à partir de cette commande client.
Lorsque le fournisseur livre le magasin, la commande client est soldée, et la marchandise devient disponible pour le client.
Paramétrages préalables
Activer la gestion de la contremarque
Back-Office > Administration > Société > Paramètres société
Dans la branche Gestion commerciale > Documents - Traitement, cochez le paramètre société Contremarque.
Activer l’établissement
Back-Office > Données de base > Établissements > Établissements
La contremarque doit également être activée au niveau de l’établissement, en cochant la case Gestion de la contremarque disponible dans l’onglet Divers.
Si elle est cochée, l’option Proposer la génération de la commande fournisseur à la validation de la commande client, permettra de générer automatiquement la commande fournisseur suite à la validation de la commande client. Les articles seront alors regroupés en fonction du fournisseur principal, et une commande fournisseur sera générée pour chaque fournisseur avec les articles demandés.
Activer les articles concernés
Back-Office > Données de base > Articles > Articles
De même, la contremarque doit être activée pour chaque article concerné, en cochant la case Géré en contremarque disponible dans l’onglet Caractéristiques de la fiche article.
Paramétrer le calcul des ruptures de stock
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Nature
Les ruptures de stock doivent être gérées pour la nature de document Commandes clients (CC). Pour cela, dans l’onglet Stock, le champ Calcul ruptures de stock doit afficher l’option Physique.
Paramétrer les droits d'accès
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Les droits d’accès concernés par cette fonctionnalité sont situés dans le menu Ventes (102). Il est possible d’autoriser ou de refuser aux collaborateurs l’utilisation des commandes disponibles dans la branche Génération / Traitement lignes de contremarque, et dans la branche Ventes négoce / Annulation lignes de contremarque.
Statut de la contremarque
Ce tableau récapitule les différents statuts possibles de la contremarque.
Icône |
Statut |
Signification |
Drapeau bleu |
Demande de contremarque |
La commande client est créée, mais n’a pas encore été transformée en commande fournisseur |
Drapeau jaune |
Commande générée |
La commande fournisseur a été générée à partir de la commande client. |
Drapeau vert |
Commande livrée |
La commande fournisseur a été générée en réception, et la commande disponible a été générée. |
Ces statuts sont visibles sur les commandes clients, à condition d’avoir effectué le paramétrage nécessaire détaillé ci-après (affichage du statut ou de l'icône).
Paramétrer l’affichage du statut sur les commandes clients
Affichage de l’icône
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Listes de saisie
Ce paramétrage permet, lors des commandes clients, d’afficher le statut de la contremarque directement sur la ligne article, sous la forme d’une icône.
Après avoir appuyé sur le bouton [Ouvrir une liste de saisie], sélectionnez la liste Commande client.
Dans la fenêtre Champs disponibles, cliquez sur le champ Statut contremarque et faites-le glisser dans l’écran principal afin d’afficher la colonne parmi les autres. Validez.
Affichage du statut
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Nature
Ce paramétrage permet, lors des commandes clients, d’afficher le statut de la contremarque (et non l'icône) dans la partie inférieure gauche du document, et non sur la ligne de commande.
Pour cela, sélectionnez la nature de document Commande client (nature CC), puis ouvrez l’onglet Infos lignes. Choisissez l’info Statut contremarque, et validez.
Saisie de la commande client en Front-Office
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d’un ticket > bouton [Services clients - Commande client]
Front-Office > Clients > Disponible client > Saisie
Cas 1 : l’article n’est pas en stock
Lors de la saisie d’une commande client en Front-Office, si l’article n’est pas en stock, un message invite l’utilisateur à passer la ligne de commande en contremarque.
Attention ! Toute la ligne de la commande est mise en contremarque, et non une partie de la quantité.
Si l’utilisateur répond OUI, en fin de saisie, et selon le paramétrage établissement, un nouveau message s’affiche proposant de générer automatiquement la commande de contremarque.
Dans le cas où l’utilisateur valide cette demande, les articles sont regroupés en fonction du fournisseur principal, et une commande fournisseur est générée pour chaque fournisseur avec les articles demandés.
Un compte-rendu est affiché, suivi de l’impression de la commande client.
La commande fournisseur reprend les mêmes informations que la commande client, avec ajustement des prix (reprise des prix ou tarifs d’achat).
La commande fournisseur utilise l’information de contremarque de la commande client : dans ce cas, la table de liaison des documents est utilisée avec un lien de type "contremarque". Il est ainsi possible de relier une commande fournisseur et une commande client.
Le cycle des achats se passe ensuite comme à l’accoutumée avec conservation du statut de contremarque du document.
En fin de génération de la réception fournisseur, la commande disponible est créée.
Cas 2 : l’article est en stock
Une commande client peut être saisie alors que la marchandise est déjà en stock. Dans ce cas, aucune création de contremarque n’est proposée automatiquement à l’écran. Néanmoins, la contremarque peut être forcée par l’intermédiaire du bouton [Actions complémentaires / Complément ligne]. Ouvrez l’onglet Informations, et dans le pavé Contremarque, cochez l’information voulue :
Information non cochée, grisée : l’article n’est pas disponible en contremarque.
Information non cochée, modifiable : l’article n’est pas actuellement en contremarque mais peut le devenir.
Information cochée, modifiable : l’article est actuellement en contremarque, mais cette demande peut être annulée.
Information cochée, grisée : la commande de contremarque est déjà générée.
Le fournisseur repris par défaut est le fournisseur principal de l’article.
Cet écran permet aussi de modifier le fournisseur de l’article dans la ligne de pièce. C’est ce fournisseur qui sera repris pour la génération de la commande fournisseur.
Traitement des lignes de contremarque
Back-Office > Ventes > Génération > Traitement des lignes de contremarque
L’écran affiche les commandes clients selon les critères de votre choix. Plusieurs actions peuvent être effectuées à partir de cet écran :
Changer le fournisseur de contremarque d’un ensemble de lignes de contremarque.
Générer des commandes fournisseurs, si cette opération n’a pas été effectuée lors de la saisie de la commande client.
Annuler des lignes de la contremarque.
Réception totale ou partielle de la commande fournisseur
Back-Office > Achats > Génération > Réception
Cas 1 : Réception totale de la commande fournisseur
Le statut de contremarque des documents d’achat est repris lors de la génération de la réception fournisseur à partir de la commande fournisseur : la commande client est directement transformée en commande disponible.
Le statut de contremarque de la commande client est alors considéré comme "livré".
La commande disponible reprend ce statut, permettant de savoir qu’il s’agit d’une commande de contremarque.
Cas 2 : Réception partielle de la commande fournisseur
La commande disponible reprend la quantité reçue du fournisseur. La commande client d’origine est soldée. Un message informe le vendeur que cette quantité n’est pas conforme à la quantité attendue.