Gestion d'une caisse externe

Une caisse dite "externe" est une caisse gérée par un logiciel externe qui renseigne des ventes avec les nouveaux Web Services. Ces ventes seront conditionnées par la présence d'une session ouverte de la caisse externe, à l'initiative de la boutique.

Paramétrages préalables

Paramètre société

Back-Office > Administration > Société > Paramètres société > branche Administration

Dans la branche Distribution, cochez le paramètre Utilisation des caisses externes.

Droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès

Pour pouvoir gérer les caisses externes, les droits d'accès suivants doivent être activés pour les groupes utilisateurs de votre choix :

Menu Paramètres (105) > Mobilité > Caisse externe.
Menu Encaissement (107) > Journées > Caisses externes > Ouverture et fermeture.

Création d'une caisse externe

Procédure manuelle

Back-Office > Paramètres > Mobilité > Caisse externe

Pour créer une nouvelle caisse externe, appuyez sur le bouton [Nouveau], et renseignez les champs suivants :

Code et Libellé de la caisse : le code ne doit pas déjà exister pour une autre caisse (quel que soit son type : classique, mobile, etc.)
Établissement de rattachement : permet d'affecter la caisse à un établissement déclaré dans Y2.

Par importation

Back-Office > Échanges de données > Reprise de données > Paramétrage > Formats de reprise

La création de caisses externes est possible par importation de fichier. La table utilisée est MPARCAISSEEXTERNE.

Déclaration d'un poste de travail

Il est nécessaire de créer une caisse et de la déclarer en tant que poste de travail, afin d'identifier l'établissement du poste de travail. Cette caisse n'est pas utilisée pour la saisie de ticket. Cette opération se fait en deux étapes :

Étape 1 : Création d'une caisse classique dédiée au poste de travail

Back-Office > Paramètres > Caisses > Caisses

Là où les caisses externes seront ouvertes, il est nécessaire de créer une caisse qui sera utilisée pour le poste de travail.

Pour créer cette caisse, appuyez sur le bouton [Nouveau], et renseignez les champs de la fiche (cf. La fiche Caisse).

Étape 2 : Association de la caisse au poste de travail

Front-Office > Paramètres > Caisses > Poste de travail

En Front Office, une caisse de l'établissement doit être déclarée comme poste de travail.

Pour cela, dans la fenêtre Paramétrage du poste de travail, sélectionnez la caisse créée à l'étape 1, et validez.

Authentification des vendeurs

En ouverture et fermeture de journée, l'authentification des vendeurs peut se faire à l'établissement ou à la caisse.

Authentification à l'établissement

Back-Office > Données de base > Établissements > Établissements

Ouvrez l'onglet Divers, et activez l'authentification des vendeurs. Sélectionnez un niveau de sécurité avec identification sécurisée, puis validez.

Authentification à la caisse

Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse > onglet Préférences

Si l'authentification des vendeurs est activée pour l'établissement, le paramètre Saisie en-tête de ticket disponible dans le pavé Gestion des vendeurs/caissiers est automatiquement activé pour la caisse (coche activée et non modifiable).
Si l'authentification des vendeurs n'est pas activée pour l'établissement, elle peut être activée pour la caisse. Dans ce cas, au niveau des caisses externes, l'authentification des vendeurs ne sera effective que pour l'ouverture / fermeture de journée simple (c'est-à-dire non effective pour l'ouverture / fermeture de journée en série).

Ouverture d'une caisse externe

Ouverture de journée

Front-Office > Encaissement > Journées > Caisses externes > Ouverture

L'ouverture de journée d'une caisse externe ressemble à la procédure d'ouverture de journée classique, à la différence qu'il n'y a pas de saisie de fonds de caisse.

Notez que pour ouvrir une caisse externe, il n'est pas nécessaire que la caisse du poste de travail soit ouverte : la caisse externe peut fonctionner que la caisse du poste de travail soit ouverte ou fermée.

Remarques concernant la date d'ouverture :

La date d'ouverture de la journée peut être modifiée dans le champ Date d'ouverture de la caisse externe.
Il est possible d'ouvrir la journée à une date antérieure, mais cette possibilité est conditionnée au droit d'accès Modifier la date d'ouverture et au concept Ouverture de journée à une date antérieure à une clôture comptable.
En cas d'ouverture de journée sur une journée déjà ouverte et fermée, un message prévient l'utilisateur qu'une journée a déjà été ouverte à cette date et demande confirmation pour utiliser cette date malgré tout.

Ouverture de journée en masse

Front-Office > Encaissement > Journées > Caisses externes > Ouverture en masse

Cette commande permet d'ouvrir les journées de plusieurs caisses externes en un seul clic.

Sélectionnez les caisses à ouvrir et lancez l'ouverture de journée à l'aide de ce bouton.

Notez que les caisses fermées sont signalées par un point rouge.

Si l'authentification des vendeurs est activée pour l'établissement, une fenêtre s'ouvre permettant au vendeur de s'identifier.

Fermeture d'une caisse externe

Fermeture de journée

Front-Office > Encaissement > Journées > Caisses externes > Fermeture

Dans l'écran qui s'affiche, sélectionnez le vendeur qui fait la fermeture, et appuyez sur [Suivant].

Sélectionnez ensuite la caisse à fermer et appuyez sur [Suivant].

Appuyez ensuite sur le bouton [Fin] pour valider la fermeture de la caisse externe.

Notez qu'il n'y a pas de saisie du fonds de caisse final.

Fermeture de journée en masse

Front-Office > Encaissement > Journées > Caisses externes > Fermeture en masse

Il est possible de fermer les journées des caisses externes de l'établissement en masse.

Notez que les caisses ouvertes sont signalées par un point vert.

Si l'authentification des vendeurs est activée pour l'établissement, une fenêtre s'ouvre permettant au vendeur de s'identifier.

Éditions et statistiques

Journal de caisse

Front-Office > Encaissement > Éditions > Journal de caisse

Dans le pavé Critères, le champ Caisses permet de sélectionner les caisses externes pour lesquelles vous souhaitez éditer le journal de caisse.

Situation Flash

Front-Office > Encaissement > Statistiques > Situation Flash

Le champ Caisses permet de sélectionner les caisses externes pour lesquelles vous souhaitez éditer la Situation Flash.

Consultation des journées

Front-Office > Encaissement > Statistiques > Consultation des journées

Dans l'onglet Standards, le champ Caisses permet de sélectionner les caisses externes pour lesquelles vous souhaitez consulter une ou plusieurs journées.