Générer une liste préparatoire d'inventaire
Back-Office > Stocks > Inventaire > Début d’inventaire > Génération d’une liste
Front-Office > Gestion > Inventaire > Début d’inventaire > Génération d’une liste
Génération d'une liste
Cette étape est obligatoire pour effectuer un inventaire. Elle consiste à effectuer les opérations suivantes.
Renseigner une liste des articles qui seront inventoriés
L’inventaire peut être effectué sur tout ou partie du stock d’un établissement.
Dans le cas d’un inventaire partiel, le multicritère des articles permet de constituer la liste exacte des articles qui seront inventoriés.
Si la première liste est incomplète, il est possible de générer sur un même établissement d’autres listes, qui incluront les articles manquants. Par contre, un article appartenant déjà à une liste pour un établissement et un dépôt donnés, ne pourra pas être inséré dans une deuxième liste. Seuls les articles non encore sélectionnés y seront introduits. Le contenu de ces listes est très important, car il constitue la base des articles traités durant la procédure d’inventaire. Et il faut savoir qu’une remise à zéro du stock informatique sera générée sur tous les articles contenus dans ces listes, qui n’auront pas de pièces inventoriées.
Générer une image du stock informatique
Le système informatique conserve l’image du stock de chacun des articles sélectionnés, pour permettre aux autres services de l’entreprise de continuer à travailler pendant l’inventaire. Ce stock image est en fait le stock de référence de l’inventaire, qui servira de base de calcul pour les écarts d’inventaire.
Le stock de référence qui est stocké dans une liste d’inventaire, est le stock à l’instant T sauf dans le cas d’un inventaire à une date différente, le stock sera le stock de la date de l’inventaire au matin. La génération d'une liste d'inventaire permet ainsi d'effectuer une sélection sur l'établissement et le dépôt sur lesquels doit s'effectuer l'inventaire, ainsi qu'une sélection des articles à inventorier.
Zoom sur l’écran Liste préparatoire d’inventaire
Paramètres
Champs |
Description |
Intitulé |
Intitulé décrivant la liste, par exemple "Inventaire Montaigne janvier 2018". |
Préfixe code liste |
Le préfixe du code de la liste s’insère automatiquement. |
Vendeur |
Sélectionnez le vendeur associé à la liste. Ce champ est facultatif. |
Date d’inventaire |
Par défaut la date du jour est proposée. Le stock pris en compte est le stock à l’instant T. La liste peut être créée à une date antérieure ou postérieure. Le stock pris en compte sera alors toujours celui du matin. Si c’est une date postérieure, le stock sera recalculé à la date de la liste. |
Critères de sélection
Attention !
Dans les critères ci-dessous, si les options Inventaire total et Listes distinctes par fournisseur sont toutes les deux cochées, alors en validation d’inventaire la demande permettant de générer ensuite une image ou un arrêté de stock dans le cadre d'un inventaire total ne fonctionnera pas à cause des listes distinctes. L'image de stock ou l'arrêté de stock ne sont possibles qu’en inventaire total SANS listes distinctes par fournisseur.
Champs |
Description |
Filiale/Établissement/Dépôt |
La génération de la liste peut être effectuée :
|
Inventaire total |
Permet de générer la liste d'inventaire sur la totalité des articles. Si l’option est décochée, sélectionnez les articles à inventorier dans la zone Sélection des articles.
|
Charger les tarifs |
Permet de récupérer les tarifs d’achat des articles concernés afin de permettre une valorisation de l'inventaire aux tarifs, et non au prix des fiches articles. |
Listes distinctes par fournisseur |
Permet de générer autant de listes d'inventaires qu'il y a de fournisseurs concernés par la sélection d'articles. |
Sélection des articles
Champs |
Description |
Sélection des articles |
Par défaut, la case Inventaire total est cochée. S’il s’agit d’un inventaire partiel, décochez-la, puis utilisez le bouton [Sélection des articles] pour procéder à la sélection des articles à inventorier. |
Sélection des transmissions |
Ce bouton permet de sélectionner un inventaire transmis. Cette option est notamment utilisée dans le cadre des inventaires inversés. |
Suppression de la sélection |
Ce bouton permet de supprimer les sélections préalablement effectuées. |
Utilisation d’une liste d’articles |
Il est possible d’effectuer un inventaire sur une liste d’articles. En cas d’oubli d’un article dans la liste d’article, il peut être ajouté a posteriori (cf. Listes d’articles). |
Inventaire tournant |
Cette option permet de créer une liste d’inventaire en se basant sur le stock et en sélectionnant tous les articles dont la date de dernier inventaire est inférieure à la date de l’inventaire tournant. Notez qu’un inventaire tournant ne peut être qu’un inventaire partiel. De ce fait, une fois cette option cochée, l’option Inventaire total devient inaccessible. |
Après création de la liste d’inventaire, les critères de sélection des articles ne sont pas supprimés, ce qui permet de valider plusieurs listes avec la même sélection d’articles.
Exemples :
Création d’une liste d’inventaire avec les articles d’un fournisseur pour l’établissement 101.
Changement de l’établissement et validation, les critères de sélection articles sont conservés.
Notez qu’un article ne peut pas faire partie de deux listes différentes. Il faut donc s’assurer qu’aucune liste concernant les articles à inventorier ne soit en attente de validation.
Comptabilisation des zones d’inventaire
Cette partie permet de réaliser des inventaires par zones (cf. Inventaire par zones).
Optimisation
Il est recommandé de cocher les deux options relatives à l’optimisation pour ne pas altérer les performances des traitements d’inventaire :
Liste contenant uniquement les articles mouvementés : option cochée par défaut. Permet de limiter les articles de la liste, en ne proposant que les articles qui ont déjà été mouvementés dans l’établissement concerné. Pour inventorier la totalité des articles de la base, il faut décocher ce champ.
Liste limitée aux articles avec un stock non nul : ce champ permet de créer une liste contenant uniquement les articles avec un stock positif ou négatif. Tous les articles ayant un stock à zéro ne seront pas dans la liste. Cette option est conseillée dans le cas d’un inventaire total. Option non visible si le paramètre société Gestion des articles confiés est coché.
Une fois la sélection effectuée, cliquez sur le bouton de validation. Le message suivant s’affiche : "Création de la liste d’inventaire à l’instant T". Cliquez sur Oui pour lancer la génération de la liste. Une fois celle-ci générée, un message est affiché indiquant le nombre de listes générées et le nombre de lignes articles insérées. Cliquez ensuite sur OK : sur la partie droite de l’écran, le pavé Rapport de génération affiche le récapitulatif de la liste générée.
Notez que s’il existe des annonces de livraison ou des annonces de transfert non validées, un message vous l’indiquera en création de liste d’inventaire.
Actions possibles sur l'écran Liste préparatoire d'inventaire
Planifier la liste d’inventaire
Ce bouton permet de paramétrer
la planification de la liste d’inventaire.
Consulter le paramétrage des écrans d’inventaire
Ce bouton permet de consulter les paramètres par défaut utilisés pour
créer une liste d’inventaire. Pour en savoir plus sur le paramétrage de
ces listes d’inventaire, veuillez consulter le paragraphe Paramétrer des valeurs par défaut.
Gérer la saisie concomitante de listes d’inventaire
Si deux personnes avec un même login essaient de créer des listes d’inventaire sur une sélection d’articles, il y aura un conflit. Ce conflit est géré ainsi :
Un message demandera à l’utilisateur s’il veut continuer le traitement. S’il répond :
NON : la liste ne sera pas créée,
OUI : la liste sera créée ainsi qu’une trace dans le journal des événements.