Génération des documents d'achat et de vente

Couleurs/Tailles

La génération est une opération qui consiste à créer rapidement un nouveau document à partir d’un autre qui le précède dans le cycle. Deux types de génération sont proposés (génération manuelle ou automatique).

Génération manuelle des documents

Back-Office > Achats ou Ventes > Génération > puis sélection de la commande

Cette commande permet la saisie rapide d’un document à partir d’un document précédent. Chaque document peut ainsi être généré à partir d’un autre qui le précède dans son cycle.

Exemples :

Création d’une livraison à partir d’une commande client, d’une facture à partir d’une livraison, ou directement à partir du devis.
Création d’une réception à partir d'une commande fournisseur, ou d’une facture à partir d'une réception.

Procédure de saisie standard

Dans le menu, sélectionnez la nature de document à générer : Commande, Livraison, etc.

A l’aide des multiples critères de sélection affichés, recherchez le document à transformer. Seules les natures de documents situées en amont dans le cycle sont proposées.

Effectuez un double-clic sur le document à transformer. L’écran de saisie du document à générer s’ouvre avec les fonctionnalités de saisie classique.

Utilisez les boutons d’affectation des quantités de la barre d’outils, puis validez le nouveau document :

Affecte les quantités automatiquement pour la ligne,
Affecte les quantités automatiquement pour le document.

Notez que la méthode la plus rapide consiste à affecter les quantités pour l’ensemble du document, puis à modifier uniquement les lignes avec des quantités différentes.

Procédure de saisie des codes-barres en aveugle

En génération manuelle de document, il est possible d'opter pour la saisie des codes-barres en aveugle. En activant cette option, la saisie via l’écran de saisie des codes-barres est obligatoire et il ne sera pas possible de visualiser les informations du document précédent. Toutefois, si le code-barres d’un article n’est pas utilisable (étiquette effacée ou déchirée), ce bouton , disponible sur la ligne de saisie (zone Code-barres), permet de sélectionner l’article à partir d’un écran multicritère.

Pour mettre en place cette fonctionnalité, activez le paramètre document Saisie des codes-barres en aveugle sur la nature de document concernée. Une fois ce paramètre activé, notez qu'il Il est néanmoins possible de forcer ce paramétrage pour certains groupes utilisateurs via la gestion des droits d’accès, en activant le concept Outrepasser la saisie des CAB en aveugle en génération manuelle depuis le Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits accès > Concepts (26) > Gestion commerciale > Saisie documents.

En cas de différence entre le document d'origine et le document validé, un message d’information apparaît pour signaler cet écart à l’utilisateur : "Il existe des différences entre le document validé et le document d'origine. Pour de plus amples informations, référez-vous au journal des événements".

Pour que la trace des écarts constatés sur les articles saisis soit ajoutée dans le journal des événements, vous devez effectuer un suivi des actions depuis le module Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès > Suivi des actions (113), sur les actions de votre choix :

Achats > Génération achats > Écarts sur validation des codes-barres en aveugle
Ventes > Génération ventes > Écarts sur validation des codes-barres en aveugle

Génération automatique des documents

Back-Office > Achats ou Ventes > Génération > Génération automatique

Cette commande permet la génération automatique d’un document ou de plusieurs documents à partir d’un ou de plusieurs documents précédents, et ce, en fonction des critères de regroupement (cf. plus bas).

En cas de fournisseurs distincts dans les documents d’origine, plusieurs documents seront générés.
En cas de fournisseurs identiques dans les documents d’origine, un seul document peut être généré, suivant certaines conditions (même régime de taxe, même escompte éventuel, même devise, etc.).

Pré-réceptions et réceptions d’ALF et de CF

Back-Office > Achats > Génération > Pré-réception et réception des annonces

Il est possible de pré-réceptionner et de réceptionner des annonces de livraison et des commandes fournisseurs automatiquement en multisélection. Cela permet d’accélérer les fonctionnalités de réception de marchandises dans le cas des annonces de livraison, en indiquant que les marchandises sont arrivées dans la boutique, et permettant ainsi de les rentrer rapidement en stock.

Procédure

Les documents doivent être sélectionnés avec la barre d'espace, puis utilisez l’une des fonctions suivantes :

Ce bouton lance la pré-réception des éléments sélectionnés.
Ce bouton lance la réception des annonces et des commandes des éléments sélectionnés.
Ce bouton permet d’afficher l’écran de communication avec un TPI. L’exécution du dévidage permet de réceptionner automatiquement les annonces et commandes.
Ces boutons permettent d’effectuer des pré-réceptions ou des réceptions multicolis. Ils affichent un écran permettant la saisie rapide des informations, en particulier lorsque les références sont des codes à barres. Ces deux options sont soumises aux droits d’accès Autoriser les pré-réceptions multicolis en validation d'annonce et Autoriser les réceptions multicolis en validation d'annonce, accessibles dans le Menu Concepts (26) > Gestion commerciale > Saisie documents.

Statuts

Le statut de réception peut prendre les états suivants :

Attente : le document vient d’être créé,
Pré-réceptionné : le document est arrivé au dépôt,
Traitement partiel : l’intérieur du document a été scanné mais il manque des articles,
Annonce traitée : tous les articles sont arrivés ou bien le document a été soldé.

Pour visualiser ce statut dans le multicritère, paramétrez l’affichage de la colonne [Statut de la réception].

Pour plus de facilité, cet écran permet également de pré-réceptionner et de réceptionner les annonces de transfert (TRV).

La commande Pré-réception et réception des annonces est également disponible dans le menu Stocks > Génération du Back-Office et dans le menu Gestion > Réceptions du Front-Office.

Critères de regroupement

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents/Natures

Les critères de regroupement sont paramétrables, suivant les natures de document, à l’aide du bouton [Compléments - option Regroupement].

Il s’agit en général du tiers (on ne peut regrouper en une seule livraison que les commandes d’un même client), de la devise, des taxes, du régime de facturation (HT ou TTC), du pourcentage d’escompte, etc.

Gestion des visas

(cf. Visas)

La gestion des visas permet à toute nature de document d'être soumise à validation, par un utilisateur autorisé, lorsque son montant est plus faible ou plus fort qu'une fourchette prédéfinie (Exemple : une commande client devra être visée si son montant est supérieur à 500 euros).

Gestion des reliquats

Il s’agit des quantités restantes à transformer, lors de la saisie d’un document, par rapport à la quantité saisie dans le document précédent. Par exemple, la commande n°1 contient les articles suivants :

UNI : 3 articles
DIM : 20 articles avec la répartition suivante :

Couleurs/Tailles	36	38	40	42	Total
Noir	1	2	3	4	10
Rose	4	3	2	1	10
Total	5	5	5	5	20

La réception n°1 est générée à partir de la commande n°1 :

UNI : 1 article
DIM : 20 articles avec la répartition suivante :

Les reliquats de l'article UNI sont donc de 2 articles.

Les reliquats de l'article DIM sont les suivants :

Couleurs/Tailles	36	38	40	42	44	Total
Noir	-	0	1	2	-	3
Rose	2	1	0	-	-	3
Total	2	1	1	2	-	6

Ces reliquats sont consultables :

dans la consultation des documents (champ GP_TOTALQTERESTE),
dans la consultation des lignes de documents (champ GL_QTERESTE),
dans le tableau de bord des achats,
dans le cube des stocks.

Remarque : les quantités de DIM en 44 sont appelées quantités excédentaires.