Fonctionnement du tableau de bord
Sélectionner les données à prendre en compte
Cette étape consiste à renseigner tout ou partie des zones présentées sur les différents onglets afin de ne prendre en compte que les données pertinentes. Ces critères de recherche dépendent bien évidemment de la commande utilisée : ils diffèrent selon que vous utilisez le tableau de bord des clients ou des stocks par exemple.
Une fois vos critères renseignés, appuyez sur le bouton [Lancer] pour afficher les données.
Notez que si vous utilisez toujours les mêmes critères de sélection, vous
pouvez les enregistrer dans un filtre, ce qui vous évitera de les ressaisir
chaque fois que vous souhaiterez calculer vos statistiques. Par ailleurs,
il est possible d'associer une présentation au filtre de sélection de
telle sorte qu'elle soit automatiquement chargée dès que vous sélectionnez
le filtre.
Attention !
Si l'impression du tableau de bord doit être faite en mode paysage, il convient de cocher le paramètre avant l'application de la sélection.
Choisir un modèle de présentation
Les applications Cegid sont livrées avec plusieurs présentations qu'il est possible de dupliquer ou renommer selon les besoins des utilisateurs. Bien entendu, il est également possible de créer de nouvelles présentations, et de supprimer celles qui ne sont pas utilisées.
Pour choisir la présentation à utiliser, cliquez sur la flèche disponible
dans la zone Présentations.
Modifier la présentation des statistiques
Si une présentation existante a été choisie, les résultats sont alors affichés à l'écran en tenant compte du paramétrage défini. Néanmoins, il reste possible de modifier directement la présentation du tableau à l'écran. Si aucune présentation n'existe ou ne convient, il est possible de créer de nouvelles présentations. Après avoir sélectionné des critères, le tableau initial affiche plusieurs colonnes sur lesquelles il est possible d’agir.
Afficher une colonne
Pour afficher une colonne à partir du tableau de statistiques :
Placez le pointeur sur l'en-tête d'une des colonnes affichées.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez la commande Voir colonne.
Choisissez celle à afficher dans le tableau. Elle s'insère juste après la dernière colonne du tableau.
Déplacer une colonne
L'ordre dans lequel sont présentées les colonnes peut être modifié en les déplaçant :
Cliquez sur l'en-tête de la colonne à déplacer, et conservez le bouton gauche de la souris enfoncé.
Déplacez la souris à l'endroit où la colonne doit être placée. Pour plus de facilité, deux flèches jaunes indiquent le séparateur de colonnes lorsque la souris est glissée sur l'un d'eux.
Lorsque le bouton de la souris est relâché, la colonne est placée avant celle repérée par les flèches jaunes.
Modifier la largeur d'une colonne
Placez le pointeur sur la ligne séparatrice droite de l'en-tête de la colonne à modifier.
Lorsque le pointeur prend la forme d'un trait vertical, cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites-la glisser jusqu'à ce que la colonne soit à la dimension voulue.
Masquer une colonne
Pour masquer une des colonnes affichées dans le tableau :
Placez le pointeur dans l'en-tête de la colonne à masquer.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez la commande Cacher colonne : L'effet est immédiat.
Paramétrer la présentation
L'affichage ou non d'une colonne dans le tableau ainsi que son emplacement
peuvent être également définis par la commande [Paramétrer la présentation].
Pour insérer une colonne dans le tableau : dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur le titre de la colonne à ajouter, puis appuyez sur le bouton [Ajouter] : la colonne est automatiquement insérée dans la liste Colonnes sélectionnées.
Pour enlever une des colonnes : dans la liste Colonnes sélectionnées, cliquez sur le titre de la colonne concernée, puis appuyez sur le bouton [Enlever]. L'effet est immédiat : le titre de la colonne enlevée se retrouve dans la liste Colonnes disponibles.
Effectuer des calculs sur les données d'une colonne
Il est possible d'effectuer différents calculs sur les valeurs de chacune des colonnes. Le résultat est toujours affiché au bas de la colonne concernée. Notez toutefois qu'il n'est pas possible de demander un calcul sur des colonnes faisant l'objet d'un regroupement.
Placez le pointeur de la souris sur l'en-tête de la colonne concernée par le calcul.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Choisissez une des commandes de calcul parmi celles proposées :
Min : Affiche la plus petite valeur de la colonne. Si la colonne contient au moins une valeur vide, rien ne s'affichera comme résultat.
Max : Affiche la plus grande valeur de la colonne.
Compte : Comptabilise le nombre de valeurs de la colonne.
Somme : Additionne les valeurs de la colonne les unes aux autres.
Moyenne : Calcule la moyenne arithmétique des valeurs de la colonne.
Résultat : Permet sur un champ de type formule de voir le résultat de celle-ci.
Dès la sélection de la commande, le résultat est immédiatement calculé et affiché dans le tableau.
Notez que si l'un des calculs proposés ne peut pas être effectué sur le type de valeur que contient la colonne, la commande est inactive. Par exemple, si les valeurs d'une colonne sont uniquement alphabétiques, les commandes Somme et Moyenne sont inactives car elles ne concernent que les valeurs numériques.
Supprimer le résultat affiché au bas d'une colonne
Ouvrez le menu contextuel, en effectuant un clic droit sur l'en-tête de la colonne concernée.
Choisissez la commande Rien.
Notez que si un regroupement des données d'une des colonnes du tableau existe, les cumuls peuvent momentanément être masqués par la commande Cacher du menu contextuel.
Trier les données d'une colonne
Par défaut, les données du tableau sont triées selon les valeurs de la première colonne dans un ordre croissant, mais il est possible de modifier cette présentation. Lorsque le tableau de données est présenté à l'écran, effectuez un clic gauche dans l'en-tête de la colonne, correspondant au champ dont les données doivent être triées.
Le triangle, présenté à droite du titre de la colonne, indique l'ordre du tri :
le triangle dont la pointe est orientée vers le haut indique un ordre croissant, de la plus petite valeur à la plus grande.
celui dont la pointe est orientée vers le bas indique un ordre décroissant, de la plus grande valeur à la plus petite.
Lorsque les valeurs d'une colonne sont alphanumériques, les valeurs numériques sont d'abord triées, puis les valeurs alphabétiques. Sur les données se composant de plusieurs caractères, le tri est effectué d'abord sur le premier caractère de chaque donnée, puis sur le deuxième et ainsi de suite.
Regrouper les données d'une colonne
Pour une meilleure lisibilité des statistiques, il est possible de regrouper les différents éléments d'une colonne pour consulter rapidement les résultats obtenus pour un élément d'une colonne.
Cliquez sur l'en-tête de la colonne à grouper et, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, faites-la glisser au-dessus de la ligne des titres de colonnes, dans l'en-tête du tableau.
Lorsque deux petites flèches jaunes verticales apparaissent, relâchez le bouton de la souris. Chaque fois qu'un élément différent est trouvé, une ligne est ajoutée au tableau, rappelant le titre de la colonne suivi du nom de l'élément. Cette ligne correspond à un niveau.
A gauche du titre de
ce niveau, s'affiche un petit bouton, indiquant que le niveau est fermé.
En cliquant sur ce symbole,
le détail des données composant ce niveau devient visible et le symbole
se transforme en signe [-], indiquant que le niveau est ouvert.
Procédez ainsi pour toutes les colonnes à grouper.
Annuler le regroupement d'une colonne
Placez le pointeur dans l'en-tête du tableau sur le titre de la colonne groupée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Dégrouper.
Le titre de la colonne redescend alors sur la ligne de titre des colonnes, et toutes les données sont de nouveau affichées.
Voir / Cacher les données d'une colonne groupée
Il peut être parfois utile de combiner le groupement d'une colonne tout en consultant le détail des données qu'elle contient :
Placez le pointeur dans l'en-tête du tableau sur le titre de la colonne groupée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Voir la colonne.
Dans ce cas, le titre de la colonne est affiché à la fois dans l'en-tête du tableau pour indiquer qu'elle fait l'objet d'un regroupement, et sur la ligne de titre des colonnes pour consulter le détail des données qu'elle contient.
Pour masquer de nouveau les données d'une colonne groupée :
Placez le pointeur dans l'en-tête du tableau sur le titre de la colonne groupée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Cacher la colonne.
Ouvrir et fermer un niveau dans le tableau
Lorsque le niveau est ouvert, toutes les données composant ce sous-ensemble sont affichées dans le tableau. Pour plus de lisibilité, il peut être intéressant de fermer les niveaux de telle sorte que les données n'apparaissent plus mais uniquement les résultats.
Pour fermer seulement
un des niveaux, il suffit de cliquer sur le petit bouton affiché à gauche
du titre du niveau et présentant le symbole [-].
Le symbole du bouton
se transforme alors en symbole [+].
Pour ouvrir à nouveau
ce niveau, cliquer sur ce bouton [+].
Dès qu'un niveau est modifié de cette manière, l'application considère alors qu'il s'agit d'une présentation utilisateur, et l'indique par l'affichage d'un symbole à gauche du libellé de l'option dans le menu contextuel.
Ouvrir et fermer tous les niveaux d'une colonne
Pour ouvrir ou fermer tous les niveaux d'une colonne en particulier, placez le pointeur de la souris dans l'en-tête du tableau sur le titre de la colonne regroupée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris et, dans le menu contextuel qui s'affiche, sélectionnez la commande Fermer ce niveau ou Ouvrir ce niveau selon la présentation souhaitée.
Ouvrir et fermer tous les niveaux de toutes les colonnes regroupées
Pour fermer ou ouvrir tous les niveaux de toutes les colonnes pour lesquelles un regroupement a été demandé, placez le curseur dans l'en-tête du tableau sur le titre d'une des colonnes regroupées.
Cliquez sur le bouton droit de la souris et, dans le menu contextuel qui s'affiche, sélectionnez la commande Fermer tous les niveaux ou Ouvrir tous les niveaux selon la présentation souhaitée.
Notez que lorsque tous les niveaux sont fermés, seuls ceux de la première colonne groupée sont alors affichés dans le tableau. Pour consulter les différents niveaux de toutes les colonnes groupées, sans consulter les données dont elles se composent, activez dans ce cas la commande Arborescence seulement du menu contextuel.
Répercussions sur le paramétrage du tableau
Les modifications directement effectuées sur les niveaux par les commandes Fermer tous les niveaux, Ouvrir tous les niveaux, Arborescence et Paramétrage utilisateur du menu contextuel se répercutent à l'identique dans l'onglet Divers de la fenêtre Paramètres, accessible via le bouton [Paramétrer la présentation].
Attention !
Les modifications apportées directement dans le tableau ne sont pas automatiquement conservées dans la présentation utilisée. Pour les conserver, il convient d'utiliser la commande Enregistrer du menu Présentations s'il s'agit d'une présentation utilisateur. Dans le cas contraire, il faudra préalablement dupliquer la présentation, y apporter les modifications souhaitées et l'enregistrer.
Par ailleurs, les modifications sur l'ouverture et la fermeture des différents
niveaux de regroupement des colonnes ne sont conservées que si elles sont
effectuées via ce bouton.
Généralement, les présentations n'affichent qu'une partie seulement des zones composant les fiches sur lesquelles sont demandées les statistiques. Mais il est possible d'en présenter d'autres ou de cacher celles existantes, à l'aide des commandes du menu contextuel, obtenu en cliquant dans l'en-tête d'une colonne avec le bouton droit de la souris.
Si aucune présentation n'a été choisie, dès que les critères de sélection sont appliqués, le tableau présente les données de toutes les zones composant la fiche de l'élément sur lequel sont demandées les statistiques.
Pour obtenir des résultats plus pertinents, il convient donc de choisir
le type d'informations à présenter en cliquant sur le bouton [Paramétrer
la présentation].
A ce stade, différentes actions peuvent être réalisées pour mettre en forme le tableau de statistiques. Ces actions peuvent être effectuées :
sur le titre des colonnes : cliquez alors sur l’onglet Titre,
sur les données du tableau : cliquez alors sur l’onglet Données.
Ajouter ou enlever une colonne du tableau
Il est tout à fait possible d'ajouter ou d'enlever une colonne directement dans le tableau de statistiques, mais pour construire une présentation ou encore modifier de façon permanente les données à afficher, il est préférable de passer par le bouton [Paramétrer la présentation]. De plus, à ce stade, il sera possible d'insérer des colonnes dont les données seront le résultat d'une formule de calcul.
-
Pour insérer une colonne dans le tableau, cliquez sur le bouton [Paramétrer
la présentation].
Cliquez ensuite sur le titre de la colonne à ajouter, disponible dans la liste Colonnes disponibles. 
Cliquez sur le bouton [Ajouter]. La colonne est automatiquement insérée
dans la liste Colonnes sélectionnées.
Pour que cette colonne soit placée à un autre endroit dans le tableau, il faut intervenir directement dans le tableau de données en la déplaçant à l'endroit voulu.
Pour enlever une colonne, cliquez sur le bouton [Enlever].
Notez que pour afficher le nom d’un champ plutôt que son libellé, cochez l’option Voir les champs.
Modifier la mise en forme des titres de colonne et/ou des données
Pour agrémenter le tableau et faire ressortir les éléments importants, il est possible de modifier la mise en forme des titres de colonne et des données.
-
Une fois le tableau de données présenté à l'écran, cliquez sur le
bouton [Paramétrer la présentation].
Dans la liste Colonnes sélectionnées, choisissez celle à modifier.
Choisissez ensuite la mise en forme à appliquer parmi les différentes options proposées.
Attention !
Il n'est possible d'intervenir que sur la mise en forme des colonnes n'ayant pas fait l'objet d'un regroupement. Si la colonne est groupée, il faudra donc préalablement la dégrouper.
Modifier la police du titre de colonne et/ou des données
Sur l'onglet Titre, la zone Police rappelle les paramètres appliqués au titre de la colonne sélectionnée précédemment.
Cliquez sur ce bouton pour intervenir sur la police elle-même, le
style (normal, gras, italique), la taille exprimée en points (8, 9,
10, etc.), les effets (barré, souligné) et la couleur.
Pour utiliser une autre couleur que celles présentées dans la fenêtre
de paramétrage de la police, cliquez sur le bouton [Couleur].Pour modifier l'affichage des données de la colonne sélectionnée précédemment, cliquez sur l'onglet Données.
Vous y retrouvez une zone Police, identique dans son principe à celle de l'onglet Titre.
Modifier l'alignement du titre et/ou des données dans la colonne
Les boutons Cadrage, présentés tant sur l'onglet Titre que sur l'onglet Données, permettent de modifier l'alignement du texte à l'intérieur de la colonne :
Pour aligner le texte sur le bord gauche de la colonne,
Pour centrer le texte entre le bord gauche et le bord droit,
Pour aligner le texte sur le bord droit de la colonne.
Modifier le libellé du titre de la colonne
Par défaut, c'est le libellé complet de la colonne qui s'affiche dans le tableau. Pour le modifier, il suffit de saisir une autre valeur dans la zone Libellé, présentée sur l'onglet Titre.
Modifier le format des données
Il est possible d'intervenir sur l'affichage des données en indiquant, dans la zone Format présentée sur l'onglet Données, celui à prendre en compte selon le type de données présenté :
Formats de dates |
|
dd/mm/yy |
pour afficher la date sous la forme 11/07/16 |
dd/mm/yyyy |
pour afficher la date sous la forme 11/07/2016 |
dd mmmm yyyy |
pour afficher la date sous la forme 11 juil 2016 |
Formats des montants |
|
0 |
pour afficher un nombre entier (567) |
0.0 |
pour afficher une décimale (567.1) |
0.00 |
pour afficher deux décimales (567.12) |
#,##0.00 |
pour afficher les séparateurs de milliers + deux décimales (3 567.12) |
#,##0 |
pour afficher le séparateur de milliers sans décimale (3 567) |
#,##0 ;; ; |
Les points-virgules séparent les différents formats d'affichage :
Dans ces formats, le 0 indique que le caractère est obligatoire, le # qu'il est facultatif |
Formats des codes et libellés |
Si rien n'est saisi, seul le code identifiant est affiché. |
$ |
pour afficher le libellé associé au code. |
$$ |
pour afficher le code identifiant ainsi que le libellé. |
Construire une formule de calcul
Il est également possible de construire des formules de calcul (jusqu'à trois maximum).
Dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur une des zones Formule 1, 2 ou 3. Le champ Formule apparaît alors dans la liste des colonnes sélectionnées.
Saisissez la formule de calcul dans l'onglet Données (zone Formule, champ expression) en respectant la syntaxe suivante :
Utiliser le code des champs et non leur intitulé.
Utiliser les opérateurs arithmétiques suivants :
+ addition
- soustraction
/ division
* multiplication
Exemple :
Pour connaître également la valeur en dollars des montants présentés dans le tableau, en imaginant que le code du champ Montant se nomme GPE_MONTANT et que le taux de change de l'euro au dollar est à ce jour de 0,98, la formule sera : GPE_MONTANT*0,98
Modifier le fond d'écran des titres et/ou colonnes
Afin de rendre le tableau des statistiques plus lisible ou encore pour mettre en exergue certains résultats, l'apparence des colonnes (titres et/ou colonnes) peut être modifié en intervenant sur le fond d'écran :
-
A partir du tableau de données, cliquez sur le bouton [Paramétrer
la présentation].
Dans la liste Colonnes sélectionnées, sélectionnez celle dont le fond doit être modifié.
Choisissez ensuite le titre de la colonne ou les données à modifier, en cliquant sur l'onglet correspondant.
Dans la partie Affichage, cliquez sur un des trois boutons suivants, selon l'effet souhaité :
Fond opaque : cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite du bouton [Fond opaque] pour choisir la couleur de fond de l'élément sélectionné précédemment.
Insérer une image : Le bouton [Fond avec image] permet d'ouvrir la fenêtre Sélectionner une image, qui permet de rechercher le fichier au format .bmp, .jpg ou .gif dont l'image s'affichera sur le fond de la colonne.
Fond transparent : cliquez sur le bouton [Fond transparent] pour annuler toute mise en forme des fonds (fond opaque ou image).
Figer une colonne
-
A partir du tableau de données, cliquez sur le bouton [Paramétrer
la présentation].
Dans la liste Colonnes sélectionnées, choisissez la colonne à figer.
Cliquez sur l'un des boutons pour figer la position des colonnes à
droite ou à gauche dans le tableau de données. La colonne figée est
automatiquement déplacée au début ou à la fin du tableau, selon le
choix effectué, et indépendamment de l'emplacement où elle se trouvait
préalablement. Dans le tableau, il est facile de voir qu'une colonne
est figée :
par l'affichage d'un trait plus gras à droite de la colonne, lorsqu'elle est figée à gauche du tableau.
par l'affichage d'un trait plus gras à gauche de la colonne, lorsqu'elle est figée à droite du tableau.
Lorsque vous souhaitez que la colonne ne soit plus figée, cliquez sur le bouton du milieu [Colonne non figée].
Modifier la présentation des colonnes groupées
Toujours à partir du bouton [Paramétrer la présentation], les zones et
options présentées sur l'onglet Divers
permettent d'intervenir sur la présentation des bandes de calcul et des
colonnes groupées dans le tableau de statistiques.
Attention !
Lorsque des modifications sont effectuées dans la fenêtre Paramètres, c'est la présentation appliquée au tableau de statistiques qui est modifiée. Pour conserver les modifications apportées, pensez à enregistrer cette présentation, avant de sortir de la commande.
Afin que les données des colonnes sur lesquelles un regroupement a été effectué soient quand même présentées en détail dans le tableau, cocher la zone Afficher les colonnes groupées.
La zone Bandes de calcul, permet d’intervenir sur l'affichage des bandes de calcul. Pour préciser comment seront affichées les lignes sur lesquelles sont présentés les calculs, cochez un des boutons radios disponibles :
Jamais : les calculs ne sont jamais affichés dans le tableau.
Toujours : les calculs sont toujours affichés dans le tableau.
Groupes développés uniquement : seuls les calculs des colonnes groupés sont affichés.
La zone Après regroupement permet d'intervenir sur l'affichage par défaut des différents niveaux de regroupement effectués dans le tableau des statistiques. Cochez un des boutons suivants :
Fermer tous les niveaux : tous les niveaux de toutes les colonnes groupées sont fermés. Seuls les niveaux de la première colonne groupée sont affichés dans ce cas.
Ouvrir tous les niveaux : tous les niveaux de toutes les colonnes groupées sont ouverts.
Arborescence seulement : tous les niveaux de toutes les colonnes groupées sont affichés dans le tableau mais aucune des données dont elles se composent.
Paramétrage utilisateur : choisissez cette option lorsque qu'une partie seulement des différents niveaux est ouverte ou fermée directement dans le tableau de statistiques, et qu'il est souhaitable de conserver cette affichage des données dans la présentation en cours d'utilisation.
Notez que lorsque les niveaux sont modifiés directement dans le tableau de statistiques par les commandes du menu contextuel Fermer tous les niveaux, Ouvrir tous les niveaux, Arborescence seulement et Paramétrage utilisateur, elles se répercutent à l'identique dans l'onglet Divers, disponible via le bouton [Paramétrer la présentation].
Exporter le fichier des statistiques
Le bouton [Exporter la liste] permet d'exporter le tableau des statistiques
dans un fichier au format .txt, .xls, .xlsx, asc, .wks, .html, .xml et
.sxc, en vue d'exploiter les résultats dans d'autres applications.
Attention !
Ce ne sont pas les données qui sont exportées mais le résultat des statistiques tel qu'il se présente à l'écran.
Exemple :
Si un regroupement des données est effectué, tous les niveaux fermés, et un calcul demandé sur le dernier niveau, seuls l'arborescence et le calcul seront exportés.
Imprimer le tableau de bord
Pour imprimer le tableau de bord, cliquez sur le bouton [Imprimer].
Attention !
En ce qui concerne l'ouverture ou la fermeture des niveaux de regroupement des colonnes, l'impression est réalisée selon les paramètres définis via ce bouton / onglet Divers, et non d'après les modifications apportées directement dans le tableau.
Contrôler les amplitudes de dates
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Groupes utilisateurs
Dans le but de limiter le lancement de traitements lourds, il est possible de limiter les plages de recherche de dates dans les analyses, et ce, par groupe d’utilisateurs.
Ouvrez la fiche Groupe utilisateurs de votre choix.
Dans le champ Amplitude maximum d’analyse, indiquez le nombre de jours maximum.
Dans le champ Date conservée, indiquez la date qui sera conservée lorsque les dates sont forcées (date de début ou date de fin).
Notez que seules les dates se trouvant dans les onglets Standard et Compléments sont concernées par ce contrôle. Pour le tableau de bord des stocks avancé, l’onglet Document est également concerné par le contrôle, mais les dates qui ne sont pas actives ne sont pas prises en compte.
Back-Office > Paramètres > Gestion > Modification des éditions
Cette commande permet de modifier les masques d’édition concernant les tableaux de bord des achats, des clients, des mouvements internes, des remises, des stocks, et des ventes.