Fonctionnement du cube

La plupart des applications Cegid utilisent le principe de calcul du cube décisionnel mais, indépendamment de l'application et de la commande sélectionnée, les étapes pour obtenir ces résultats sont similaires.

Définir les critères de sélection des données

Après avoir ouvert la commande nécessaire, renseignez tout ou partie des zones présentées sur les différents onglets afin de sélectionner les données à prendre en compte pour calculer le cube. Ces zones diffèrent d'une commande et d'une application à l'autre.

Cliquez ensuite sur le bouton [Filtrer] ou la touche F9 pour effectuer la sélection. S'affiche alors un nouvel onglet, nommé Mise en forme.

Dans certains cubes, l’onglet Critères propose l'option Afficher / Cacher les critères permettant de faire apparaître des onglets complémentaires de sélection, relatifs aux articles, établissements ou dépôts.

Attention !

Si l'impression du cube doit être faite en mode paysage, il convient de cocher le paramètre avant l'application de la sélection.

Choisir la présentation du cube

Les applications Cegid sont généralement livrées avec plusieurs présentations pour chacune des commandes utilisant le cube décisionnel.

Ces présentations, disponibles dans l'onglet Mise en forme via le bouton [Menu Présentations], peuvent être utilisées telles quelles. Pour modifier une présentation existante ou en créer une nouvelle, procédez comme indiqué ci-dessous, et une fois la présentation définie, pensez à l'enregistrer. Notez que le cube est un outil de synthèse, il convient donc de limiter le nombre de champs sélectionnés. La création ou la modification d'une présentation du Cube passe par plusieurs étapes décrites ci-après :

Choisir les champs sur lesquels porte l'analyse

Deux champs au moins doivent être sélectionnés pour construire un cube. Dans l'onglet Mise en forme, à gauche s'affiche la liste des champs disponibles, à savoir le libellé des zones utilisables. Notez que l'option [Voir les champs] permet d'afficher le nom d’un champ plutôt que son libellé.

Dans la liste des champs disponibles, sélectionnez le champ de votre choix.
Cliquez sur le bouton [Ajouter en ligne].
Le champ s’ajoute alors à la liste Lignes / Colonnes.
Pour enlever un des champs de la liste, utilisez le bouton [Enlever des lignes].

Le champ repasse alors dans la liste des champs disponibles.

Présenter les axes d'analyse en ligne ou en colonne

Au fur et à mesure de la sélection des axes d'analyse, l'application définit automatiquement si les axes seront présentés en ligne ou en colonne dans le cube décisionnel. Mais il est possible de modifier cette présentation à l'aide des boutons présents à gauche du libellé de chacun des axes :

indique que l'axe est présenté en colonne.

indique que l'axe est présenté en ligne.

Pour intervenir sur cette présentation, placez le curseur sur l'axe à modifier, puis cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option Basculer. Si l'axe était présenté en colonne, il sera alors présenté en ligne et inversement.

Choisir les valeurs

Les valeurs correspondent à d'autres zones de la base de données sur lesquelles des méthodes de calcul pourront être définies (somme, moyenne, comptage, etc.). Vous allez donc choisir à la fois le champ utilisé comme valeur et la méthode de calcul qui lui sera affectée.

Dans la liste des Champs disponibles, cliquez sur le premier champ à utiliser comme valeur.
Cliquez sur le bouton [Ajouter en valeur]. S'affiche alors la liste des commandes disponibles.
Sélectionnez une option parmi celles proposées :

Somme : les valeurs du champ sont additionnées.
Comptage - Tous : correspond au nombre d'éléments comptabilisés pour un axe donné.
Comptage - Différents : dans ce cas, chaque fois que la valeur d'un des éléments de l'axe diffère, il est comptabilisé.
Minimum : correspond à la valeur minimum de celles existantes.
Maximum : correspond à la valeur maximum.
Moyenne : correspond à la moyenne de toutes les valeurs.
Libre : disponible pour les formules libres. Les champs utilisés dans la formule doivent être présents dans la présentation.

Exemple :

Notez que si le champ utilisé comme valeur ne contient pas des valeurs numériques, les commandes Somme, Minimum, Maximum et Moyenne ne peuvent pas être utilisées.

Procédez ainsi pour tous les champs à utiliser comme valeur d'analyse.

Modifier la présentation du cube

Déplacer une zone dans la liste des Lignes / Colonnes ou des Valeurs

L'ordre dans lequel sont traitées les zones peut être modifié à l’aide de ces boutons. Il sera également possible de les modifier lorsque le cube sera calculé et présenté à l'écran.

Modifier la largeur des colonnes

Dans la partie inférieure gauche de l’onglet Mise en forme, la zone Définition des largeurs permet de modifier la largeur des colonnes (Zones lignes/colonnes et Zones Valeurs), en modifiant le nombre proposé par défaut. Ces modifications sont effectuées pour l'ensemble du tableau et non sur une ligne ou colonne en particulier.

Construire une formule de calcul

La procédure est identique à celle des tableaux de bord. Cliquez ici pour en savoir plus.

Modifier l'alignement des titres et/ou des données

Sélectionnez préalablement le champ à modifier dans une des deux listes Lignes / Colonnes ou Valeurs.

Notez que pour un élément de la liste Lignes / Colonnes, cette mise en forme concerne le titre des lignes ou des colonnes, alors que pour un élément de la liste Valeurs, elle concerne celui du résultat.

La position du texte dans la colonne peut également être modifiée en cliquant sur l’un des boutons suivants (disponibles dans le bas de l'écran) :

Pour aligner le texte sur le bord gauche de la colonne,

Pour centrer le texte entre le bord gauche et le bord droit,

Pour aligner le texte sur le bord droit de la colonne.

Modifier la couleur des titres et/ou des données

Après avoir sélectionné le champ à modifier dans une des deux listes Lignes / Colonnes ou Valeurs, cliquez sur ce bouton pour sélectionner la couleur de votre choix.

Modifier le format d'affichage des titres et/ou des données

La zone Format présente une liste d'options permettant de définir le mode d'affichage des valeurs de type Date ou Montant, ou encore des codes et libellés. La procédure est identique à celle des tableaux de bord. Cliquez ici pour en savoir plus.

Modifier le titre d'une ligne / colonne

Dans la zone Titre s'affiche par défaut le libellé du champ sélectionné. Ce libellé peut être modifié.

Regrouper les valeurs des zones de type Date

Lorsque le champ sélectionné renvoie une date, il est possible d'intervenir sur son affichage en sélectionnant une des options présentées dans la zone Groupe :

Jour calendaire : Les données seront regroupées selon le jour de la semaine (lundi, mardi, mercredi, etc.).
Semaine : le regroupement se fait par numéro de semaine.
Mois : le regroupement se fait par mois.
Trimestre : le regroupement se fait par trimestre.
Semestre : le regroupement se fait par semestre.
Année : le regroupement se fait à l'année.
Fourchettes : le regroupement se fait sur la base d'une fourchette de dates : définir et sélectionner les dates à l'aide du bouton […].

Enregistrer la présentation et valider le cube

Une fois la présentation du cube définie, cliquez sur le bouton [Valider] pour calculer et afficher les résultats.

Attention !

Si la présentation du cube a été modifiée, pensez à l'enregistrer.

Afficher le résultat du cube sous forme de tableau

Les résultats des opérations précédentes sont présentés dans l'onglet Résultat, sous la forme d'un tableau croisé dynamique. Il est possible d'intervenir sur la mise en forme de ce tableau et ce, de plusieurs manières :

en intervenant avec la souris directement sur le tableau,
ou en utilisant les commandes du menu contextuel (en faisant un clic droit avec la souris).

Trier les données des lignes et colonnes

Les différentes données calculées dans le cube décisionnel sont triées par défaut selon un ordre croissant (a,....z ; 1,...,9), mais modifiable :

Placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou de la colonne concernée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Activez la commande Ordre de tri, et cochez l'option désirée.

Déplacer des lignes et/ou colonnes

Il existe deux types de déplacement : le déplacement d’une colonne en ligne ou d'une ligne en colonne, et l’interversion de deux colonnes ou de deux lignes.

Placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou colonne à déplacer.
Cliquez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
Faites glisser la souris jusqu'à ce que l'axe soit à l'emplacement voulu :

Lorsque deux flèches vertes horizontales s'affichent, les lignes/colonnes sont interverties.
Si ce sont deux flèches verticales qui s'affichent, la ligne ou colonne à déplacer est insérée à l'endroit indiqué par les flèches.

Relâchez le bouton de la souris : l'effet est immédiat.

Cacher / Afficher des colonnes

Cliquez sur le petit bouton jaune qui affiche un signe - dans l’en-tête de dimension.
Toutes les colonnes situées à sa droite disparaissent.
Pour les afficher de nouveau, cliquez sur ce même bouton qui affiche à présent le signe +.
Les colonnes sont de nouveau présentées dans le tableau.

Afficher/Masquer les sous-totaux d'une ligne ou d'une colonne

Placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou colonne concernée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Selon votre choix, cochez ou décochez l’option Sous-totaux visibles.

Afficher/Masquer tous les sous-totaux en une seule fois

Cliquez sur le bouton [Paramètres du cube].
Selon votre choix, sélectionnez la commande Voir les sous-totaux ou Cacher les sous-totaux.

Afficher le libellé et/ou le code

Lorsque les champs sont composés d'un code et d'un libellé, il est possible d'afficher l'un, l'autre ou les deux :

Placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou colonne concernée.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel, et choisissez la commande Affichage du libellé.
Sélectionnez l’une des commandes suivantes :

Code : pour afficher le code identifiant de l’élément.
Libellé : pour afficher le libellé de l’élément.
Code et libellé : pour afficher à la fois le code identifiant et son libellé associé.

Modifier le regroupement des dates

Dans le tableau croisé dynamique présenté dans l'onglet Résultat, il est possible d'intervenir sur le mode d'affichage des lignes ou colonnes de type Date (semaine, mois, trimestre, etc.). Pour ce faire, placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou colonne concernée et cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. Activez ensuite la commande Groupement des dates, et choisissez le type de regroupement souhaité : l’affichage est immédiat.

En revanche, si vous souhaitez définir des fourchettes de dates pour présenter les données, vous devez effectuer ce paramétrage dans la zone Groupe, présentée sur l'onglet Mise en forme.

Exclure une ou plusieurs données d'une ligne et/ou colonne

Lorsque la ligne ou la colonne se compose de beaucoup de données dont certaines ne sont pas significatives, il est possible de masquer l'une ou plusieurs d'entre elles :

Placez le curseur sur l’en-tête de la ligne ou colonne concernée et cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Activez la commande Percer. S'ouvre alors une fenêtre présentant la liste exhaustive des différentes valeurs composant la ligne ou colonne, chacune d'elles étant précédée d'une case à cocher.
Cochez toutes les cases correspondant aux valeurs à afficher. Celles dont la case n'est pas cochée ne seront pas affichées.
Cliquez sur le bouton [Valider].
Pour repérer dans le tableau qu'une ligne ou colonne ne présente pas toutes les données mais une partie seulement, le signe (...) s’affiche dans son en-tête.
Si seule une donnée de la ligne ou colonne est affichée dans le tableau, c'est alors son code identifiant qui apparaît dans l’en-tête. Pour visualiser à nouveau l’ensemble des valeurs d'une ligne ou colonne, il suffit de cocher à nouveau toutes les cases par la commande Percer.

Attention !

Si les valeurs d'une colonne sont percées, puis masquées par la suite, les totaux sont recalculés sur l'ensemble des valeurs et non uniquement sur celles percées.

Afficher les données numériques en valeur ou pourcentage

Par défaut, les données numériques sont présentées en valeur, mais cette présentation peut être modifiée à tout moment pour un affichage en pourcentage :

Placez le curseur sur l'une des données numériques.
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez une des options proposées, selon le résultat souhaité :

Valeur : pour obtenir les données en valeur.
Pourcentage : dans ce cas, les pourcentages sont calculés sur l'ensemble des données. Le total affiché dans la dernière cellule en bas à droite du tableau est 100.
Pourcentage sur lignes : pour calculer les pourcentages des données présentées en ligne uniquement, c'est le total en fin de ligne qui dans ce cas est égal à 100.
Pourcentage sur colonnes : à l'inverse, pour ne calculer des pourcentages que sur les données présentées en colonnes, c'est le total en fin de colonne qui sera égal à 100.

Un symbole est présenté à gauche du titre de l'option retenue.

Dans le cube décisionnel, le symbole % est automatiquement ajouté aux valeurs du tableau

Notez que pour visualiser les totaux en fin de ligne et/ou en fin de colonne, l'option Sous-totaux visibles doit être retenue pour les lignes et/ou les colonnes.

Afficher le détail des résultats d'un axe

La commande Déployer, accessible via le menu contextuel permet d'obtenir le détail des valeurs d'un ou de plusieurs axes au choix seulement, et non de l'intégralité de ceux présentés, tout en affichant le total pour les autres axes.

Par exemple, soient les deux axes suivants :

un premier axe alphabétique contenant trois valeurs : A, B et C
un deuxième axe numérique contenant deux valeurs : 1 et 2

Schématiquement, la présentation des axes et valeurs est la suivante :

Axe alphabétique	Axe numérique
A	1
A	2
B	1
B	2
C	1
C	2

Si l'axe alphabétique seul est déployé sur la valeur B, on obtient alors la présentation suivante :

Axe alphabétique	Axe numérique
	Total A
B	1
B	2
	Total C

Il n'y a pas de limitations quant au nombre de valeurs pour un axe et d'axes à déployer. En revanche, il n'est pas possible de ne pas déployer un axe s'il s'agit du dernier axe en ligne ou en colonne. Contrairement à la commande Percer, avec laquelle les résultats sont calculés sur les seuls éléments présentés dans le cube décisionnel, la commande Déployer permet de ne visualiser que le détail des valeurs significatives, tout en affichant les totaux de l'ensemble des valeurs des axes.

Enregistrer la présentation

Les modifications apportées au tableau dynamique croisé peuvent être sauvegardées dans la présentation en cours d'utilisation, en cliquant sur le bouton [Enregistrer présentation].

Tronquer les valeurs

Lorsqu'une ligne ou une colonne affiche un libellé trop long, il est possible de tronquer ce libellé, à l'aide du bouton [Paramètres du cube], option Tronquer les valeurs. Pour afficher à nouveau le libellé dans sa globalité, effectuez la même opération.

Imprimer le cube

Ce bouton permet d'imprimer le cube tel que paramétré et selon diverses options d'impression.

Présenter le cube sous forme Graphique

A tout moment, vous pouvez afficher le cube sous la forme d'un graphique. Pour ce faire, une fois le cube calculé et présenté dans l'onglet Résultat, cliquez sur l'onglet Graphique.

Le graphique est calculé selon la position des lignes et colonnes dans le tableau dynamique croisé. Ainsi, les champs présentés en ligne correspondent aux abscisses du graphique, ceux présentés en colonne correspondent aux ordonnées.

Si vous modifiez l'emplacement des lignes et/ou colonnes dans l'onglet Résultat, le graphique est recalculé dans l'onglet Graphique.

Modifier la mise en forme du graphique

La mise en forme et la présentation du graphique peuvent être modifiées en effectuant un double-clic sur le graphique. L'écran qui s'affiche est composé de deux onglets : Graphique et Séries.

L'onglet Graphique offre les commandes suivantes :

Séries : modifier la position, la mise en forme et la présentation des différentes séries composant le graphique.
Général : intervenir sur des paramètres généraux.
Axes : modifier la mise en forme et la présentation des axes (abscisses et ordonnées).
Titres : modifier la police, la couleur et la position des titres.

Notez que ce titre, s'il est personnalisé, ne fera plus l'objet d'une traduction automatique. Il restera affiché tel que modifié, quels que soient la langue et le profil culturel de l'utilisateur de connexion.

Légende : modifier la position, la mise en forme et la présentation de la légende.
Panel : paramétrer la bordure du cadre du graphique qui est composé d’une bordure intérieure et d’une bordure extérieure.
Pagination : paramétrer la pagination du graphique.
Parois : modifier la présentation des parois du graphique (parois gauche, bas et fond).
3D : paramétrer certains effets tels que le zoom, la rotation, l'élévation, la perspective, etc.

L'onglet Séries permet de personnaliser le type de graphique défini dans l’onglet Graphique. Si plusieurs graphiques sont insérés dans votre écran, sélectionnez le graphique sur lequel vous souhaitez intervenir.

Format : modifier la présentation générale (bordure, couleur, etc).
Point : paramétrer les points si les données du graphique sont sous cette forme.
Général : paramétrer les axes et le format du graphique.
Étiquettes : configurer les étiquettes.
Source : sélectionner la source du graphique sur laquelle intervenir.

Contrôler les amplitudes de dates

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Groupes utilisateurs

Dans le but de restreindre le lancement de traitements lourds, il est possible de limiter les plages de recherche de dates dans les analyses, et ce, par groupe d’utilisateurs. Pour ce faire, ouvrez la fiche Groupe utilisateurs de votre choix, puis dans le champ Amplitude maximum d’analyse, indiquez le nombre de jours maximum. Dans le champ Date conservée, indiquez la date qui sera conservée lorsque les dates sont forcées (date de début ou date de fin).

Modifier les éditions

Back-Office > Paramètres > Gestion > Modification des éditions

Cette commande permet de modifier les masques d’éditions concernant les cubes des achats, des clients, des règlements, des ventes, et des stocks. Les droits d'accès pour cette fonctionnalité sont gérés depuis Administration > Utilisateurs et accès > Gestion droits d’accès, et plus particulièrement dans le menu Paramètres (105) > Gestion > Modification des éditions.