Fonctionnement du coffre en caisse
chéma des flux autour du coffre. Ces différents flux sont détaillés dans les chapitres ci-dessous.
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie de ticket > bouton [Actions diverses] option Alimenter le coffre
Cette commande permet de transférer tout ou partie du contenu de la caisse au coffre. L’alimentation peut être effectuée :
depuis la caisse, à n’importe quel moment,
en cas d’alerte de dépassement du maximum en caisse pour un mode de règlement (montant défini dans l'onglet Fonds de caisse de la fiche du mode de règlement),
en fermeture de caisse.
Lorsque l’alimentation du coffre est demandée, la fenêtre Alimentation du coffre s'ouvre proposant une remise au coffre totale ou partielle.
A la validation, un ticket correspondant à l’opération de caisse paramétrée pour le coffre est édité (paramètre Alimentation du coffre), puis un message de confirmation de remise au coffre est affiché.
Chaque onglet est dédié à un mode de règlement.
Pour les modes de règlement de type Espèces
Le montant disponible est le montant présent en caisse, diminué du fonds de caisse. En cours de journée, une partie ou la totalité de ce montant disponible peut être mis dans le coffre, à concurrence du montant minimum paramétré dans l'onglet Fonds de caisse de la fiche du mode de règlement (pour l’enseigne ou pour l’établissement de la caisse).
Exemple avec un montant minimum en caisse de 100 € pour le mode de règlement :
Action |
Montant de la caisse |
Ouverture de la journée n°1 |
100 € |
Encaissement de 150 € dans la devise |
250 € |
Fermeture de la journée avec fonds de caisse non constant |
250 € |
Ouverture de la journée n°2 |
250 € |
Encaissement de 50 € dans la devise |
300 € |
Le montant maximum pouvant être prélevé dans la caisse pour remise au coffre est de 200 € lors de la journée n°2, permettant de laisser 100 € dans la caisse.
Pour les modes de règlement de type Chèques
Les chèques sont proposés un par un. Il est possible de mettre dans le coffre, tout ou partie de ces chèques.
Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Contrôle du coffre
Cette commande permet l'extraction des enveloppes présentes au coffre (fonds de coffre compris) afin de pointer les montants totaux pour chaque mode de paiement dans l’écran de contrôle, et de signaler d’éventuels écarts. Espèces et chèques sont ensuite regroupés par mode de paiement, et les nouvelles enveloppes replacées au coffre. Notez qu'au besoin, le fonds de coffre peut être redéfini pendant l’opération.
Initialisation du fonds de coffre
Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Consultation du coffre
Cette étape permet la création d’un fonds de coffre depuis la caisse pour un ou plusieurs modes de règlement.
Cliquez sur ce bouton pour
afficher la fenêtre d'initialisation du fonds de caisse. Une fois initialisé,
le fonds peut être alimenté :
depuis le coffre,
en saisie de ticket (alimentation),
en consultation (ajustement),
ou ponctionné en saisie de ticket (prélèvement).
Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Consultation du coffre
Cette étape permet l'alimentation du fonds de coffre en dehors de la saisie de ticket. Seules les enveloppes de devises ayant été initialisées peuvent être alimentées.
Cliquez sur ce bouton pour
ouvrir la fenêtre de prélèvement d'une enveloppe du coffre.
Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Consultation du coffre
Cette étape permet l’échange de valeurs faciales dans le coffre. Notez que ces échanges sont tracés dans le journal des événements.
Cliquez sur ce bouton pour
ouvrir la fenêtre d'échange d'espèces en coffre.
Alimentation du fonds de coffre
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie de ticket > bouton [Actions diverses] option Alimenter le fonds de coffre
Cette commande permet l'alimentation du fonds de coffre depuis l'écran d'encaissement. Seules les enveloppes de devises ayant été initialisées peuvent être alimentées.
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie de ticket
Si le coffre contient des paiements, il est possible, en cours de journée, d'effectuer des prélèvements dans le coffre, via la saisie d’un article financier de type Fonds de caisse. Pour cela, saisissez un article Financier de type Fonds de caisse : la fenêtre Prélèvement dans le coffre s’affiche permettant de saisir le montant à prélever.
Paramétrages préalables
une opération de caisse de type Fonds de caisse doit avoir été créée (depuis les Paramètres > Gestion > Opérations de caisse),
cette opération de caisse doit avoir été déclarée dans l'onglet Fonds de caisse de la fiche caisse (pavé Fonds de caisse, disponible depuis les Paramètres > Front-Office > Caisse).
Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Remise en banque
La remise en banque peut se faire au moment de la fermeture de journée, lors du contrôle de caisse, mais il est également possible, en cours de journée, d’effectuer une remise en banque de tout ou partie du coffre (fonds exclu). Les informations affichées dans cet écran sont celles paramétrées dans l'onglet Fonds de caisse de la fiche Caisse. Les modes de paiement pour lesquels l'option Présélection est cochée dans la fiche Caisse (onglet Fonds de caisse > pavé Coffre) sont automatiquement sélectionnés pour être remis en banque.
Pour les modes de paiement de type Espèces, les montants sont regroupés par journée,
Il est possible de remettre en banque tout ou partie du total encaissé dans la limite du fonds de caisse s'il est géré.
De plus, toujours dans l'onglet Fonds de caisse des paramètres de caisse, si l'option :
Validation du bordereau de remise en banque est cochée, une fenêtre s'ouvre permettant de contrôler le numéro du bordereau de remise en banque, et éventuellement de saisir une référence.
Impression du bordereau à la validation est cochée, le bordereau s'imprime.
Notez que le droit d’accès Autoriser la sortie lors de la remise en banque de fin de journée permet d’autoriser un groupe d’utilisateurs à quitter certains écrans de la remise en banque sans effectuer aucune remise en banque. Il concerne les écrans suivants :
validation du bordereau,
changement du montant des espèces à remettre en banque,
remise en banque.
Le détail remis en banque est consultable dans le Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Détail remis en banque.
Les bordereaux de remise peuvent être consultés dans le Front-Office > Encaissement > Journées > Coffre > Bordereaux remis en banque.
Attention !
Lors de la fermeture des caisses d’une boutique qui gère un coffre, nous vous conseillons d’effectuer la remise en banque par une unique caisse. Cette méthode évite les incohérences dues à deux caisses qui ponctionnent le coffre de manière simultanée.
Front-Office > Encaissement > Journées > Fermeture
Cette étape permet :
la remise en banque des paiements reçus (cf. paragraphe précédent),
le contrôle des encaissements et fonds en fermeture de caisse, avec alimentation du coffre.
Tous les paiements paramétrés sont alors basculés dans le coffre, déduction faite du montant du fonds de caisse.
Suivez ce lien pour en savoir plus sur la Gestion des écarts de chèques lors du contrôle de coffre.