Fonctionnement des importations de données

Attention !

Pour importer des données, il est conseillé d'utiliser un chemin de fichier (dossier) sans caractères UNICODE. Il est préférable d'opter pour des caractères ANSI.

Reprise d’un fichier via l’assistant

Back-Office > Échanges de données > Reprise de données > Importation de données

L’assistant d’importation de fichier est l’outil qui permet de lancer le traitement d’importation d’un fichier de données.

Ce bouton permet de lancer tous ces traitements en tâche planifiée. Il est recommandé de l'utiliser lorsque le fichier contient plus de 100 lignes.

Intégration automatique

Si vous sélectionnez l'option Intégration automatique, tous les fichiers contenus dans le répertoire d’entrée défini dans la provenance de données seront traités. Notez qu’il est possible de sélectionner plusieurs provenances de données. Elles seront exécutées l’une après l’autre.

Intégration manuelle

Si vous sélectionnez l'option Intégration du fichier, deux étapes sont nécessaires :

Étape 1 : la zone "Intégration du fichier" permet de sélectionner le fichier à importer. Indiquez ensuite la provenance de données à utiliser, puis appuyez sur le bouton [Suivant].
Étape 2 : la deuxième étape de l’assistant lance le traitement. Le bouton [Détoper le fichier à intégrer] permet de détoper un fichier déjà intégré pour relancer l’intégration de l’ensemble du fichier (fichier à en-tête uniquement). Il permet de remplacer le 6ème caractère de topage par un blanc. Notez que ce bouton n’est pas disponible en intégration automatique. Après un détopage, toutes les informations sont à nouveau intégrables.

Attention !

En cas d’erreurs sur un fichier, il n’est pas nécessaire de le détoper pour le réintégrer : seuls les enregistrements en erreur et marqués à "R" seront retraités.

Compte rendu

Le compte rendu de l’importation affiche les messages d’erreur éventuels. Notez qu'il est possible d'afficher le numéro de la ligne en erreur dans le compte rendu et/ou dans le fichier de log. Pour cela, renseignez les paramètres société suivants dans la branche Gestion commerciale > Import de données :

Format des messages à l'écran : sélectionnez Numéro de ligne pour afficher le numéro de ligne en erreur dans le compte rendu d'importation.
Format des messages dans le fichier : sélectionnez Numéro de ligne pour afficher le numéro de ligne en erreur dans le fichier de log.
Copie des lignes en anomalie dans le fichier de log : cochez ce paramètre pour afficher les lignes en erreur dans le fichier de log.
Nombre de lignes maximum à copier : indiquez le nombre de lignes maximum à insérer dans le fichier de log.

Notez que le journal des événements permet également de consulter ces informations.

Gestion des tables

Champs spécifiques

Pour certaines tables, des champs spécifiques commençant par $$ sont disponibles. Ces champs n’existent pas dans la table sélectionnée, ils permettent en revanche de déclencher des traitements ou d’alimenter plusieurs tables lors des importations.

Exemples :

$$_MAJSTOCX : permet, lors de l’importation d’un document, d’impacter aussi les stocks.
$$_PRIXARTICLE : permet, lors de l’importation des tarifs, d’alimenter le prix dans la fiche article.
$$_CODEDEVISEPV : permet de reprendre des prix exprimés dans une autre devise.

Contrôles additionnels

Les importations de données permettent de traiter toutes les tables présentes dans le modèle Cegid Retail Y2, mais seules certaines d’entre elles possèdent des contrôles associés permettant la cohérence des données intégrées. Des contrôles sont ajoutés sur les tables suivantes :

ETABLISS : Établissements
MEVENEMENTHISTO : Historiques des opérations commerciales
COMMERCIAL : Commerciaux
DEPOTS : Dépôts de stockage
MBOEVENEMENT : Opérations commerciales

Indicateurs et alertes

Les indicateurs CEG-IMPORTS, CEG-IMPORTSOK et CEG-IMPORTSERR listent les fichiers importés, traités et en erreur sur une période flottante de 7 jours.