Fonctionnement des exportations

Les exportations des articles, clients, stocks, documents, règlements, détaxes et dépôts permettent d’exporter ces données dans un fichier de format ASCII (.asc), pour pouvoir les utiliser dans d’autres applications. Les champs disponibles dans ces exportations sont alors prédéfinis.

Les exportations de photos permettent d’exporter les photos sélectionnées dans un répertoire commun.

Les exportations libres sont basées sur l’exécution d’une requête sur la base de données. Les champs disponibles à l’export dépendent dans ce cas directement des résultats renvoyés par cette requête.

Les exportations prédéfinies

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Exportation (au choix)

Après avoir sélectionné la commande Exportation de votre choix, l’écran qui s’affiche permet d'affiner la sélection des données à exporter.

Onglet Paramétrages

Les informations à compléter dans cet onglet dépendent du type de données à exporter. En effet, les critères proposés dans cet onglet diffèrent selon le type d’exportation choisi. Détaillons les principaux critères disponibles sur cet onglet.

Attention !

Selon le type d'exportation choisi, tous les champs détaillés ci-après seront disponibles ou pas.

Champs	Description
Type d'export ASCII	Permet de sélectionner un format paramétrable, ou d’utiliser directement le format nécessaire pour exporter les données au format ORLI.
Chemin	Permet de sélectionner le répertoire dans lequel le fichier d’extension .asc sera créé. Il est possible de changer l’extension du fichier (par exemple .txt) si le format .asc ne convient pas. Il est également possible de s'assurer de l'unicité du nom du fichier généré, en rajoutant la date dans le chemin du fichier, de la manière suivante : C:\MONFICHIER_<DATE>.txt donnera le fichier suivant : C:\MONFICHIER_20091015_0940_35150.TXT (la date de création est le 15 octobre 2009 à 09h 40min 35s et 150 millisecondes).
Compléter le fichier	Permet, si le fichier .asc existe déjà, de ne pas l’écraser en cas d’importations successives, mais de le compléter en insérant les nouvelles données à la fin du fichier.
Export du fichier par FTP	Permet d’exporter directement le fichier .asc par le biais du FTP indiqué dans les paramètres société. Il est toutefois possible de paramétrer un nouveau site FTP en utilisant l’onglet FTP du format d’exportation. Pour rappel, FTP n’est pas utilisable dans le SAAS, un autre mode d’échange de données est disponible.
Un fichier par fournisseur	Permet de générer autant de fichiers qu’il y a de fournisseurs concernés par les documents exportés.
Un fichier par filiale	Dans la commande Exportation des dépôts et des documents : permet de générer autant de fichiers qu’il y a de filiales concernées par les documents exportés.
L'export de stock	Permet d’exporter les stocks clôturés avec la possibilité de choisir la date de clôture.
Les exports de documents	Permettent d'appliquer un filtre sur les lignes de document afin d'exclure certains types d'articles (articles financiers par exemple).
Code d'export	Permet de sélectionner le type d’exportation souhaité s’il existe. S’il n’existe pas, le bouton [Nouveau] permet de le créer. La procédure de création est détaillée dans le chapitre ci-après "Paramétrage du format d’exportation".
Type d'article	Dans les exportations de documents (y compris les documents Omnicanal) : permet de sélectionner le ou les types d’articles (financier, marchandise, nomenclature, pack, prestation ou unité logistique) à traiter.

Paramétrage du format d’exportation

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Exportation (au choix)

Après avoir ouvert la commande Exportation de votre choix, sélectionnez l’onglet Paramétrages, puis effectuez un double-clic dans la zone Code d’exportation pour afficher la fenêtre Liste d’export ASCII.

Appuyez sur le bouton [Nouveau] pour afficher la fenêtre Paramétrage Exportation, détaillée ci-après.

Onglet Caractéristiques

Il est nécessaire de saisir un code et un libellé d'exportation et un emplacement pour le fichier d’exportation. De même, cet onglet permet d’activer les options pour compléter le fichier, l’exporter par FTP ou y inclure une première ligne de titres des colonnes.

Onglet Format

Cet onglet permet de spécifier le format à utiliser.

Champs	Description
Format du fichier	Le fichier peut être exporté en utilisant un format fixe ou bien un séparateur de champs.
Caractère de bourrage	Dans le cas d’un format fixe, il faudra penser à renseigner les caractères de bourrage numérique et alphabétique.
Formatage des numériques	Permet de spécifier le symbole à utiliser pour les décimales (virgule, point), ainsi que le nombre de décimales. Ce formatage concerne toutes les données numériques.
Encodage du fichier	Sélectionnez l'encodage souhaité.
Format de date	Pour les champs de type Date, choisir parmi les formats disponibles.
Format des booléens	Permet de spécifier le format à adopter pour les données de type booléen.

Onglet FTP

Cet onglet propose un paramétrage spécifique du site FTP, se substituant au paramétrage indiqué dans les paramètres société.

Traitement des champs affichés à l'écran

Les champs qui seront exportés doivent être basculés à droite à l’aide des flèches. Notez qu’un même champ peut être basculé plusieurs fois à droite. Ceci est valable pour tous les champs proposés (notamment pour le champ $$_NUMEROSERIE : afin de pouvoir exporter plusieurs numéros de série associés à une ligne de document ou une fiche de stock, chaque champ $$_NUMEROSERIE sera remplacé par un numéro de série ou laissé vide si tous les numéros sont déjà exportés).

Dans la partie droite de l’écran, le champ Début est toujours égal à 1, mais il est possible de ne pas exporter les x premiers caractères du champ, en notant non pas 1, mais x+1.

Exemple : Pour le champ T_LIBELLE, si les 3 premiers caractères ne doivent pas être exportés, le champ Début doit être égal à 4.

Il est également possible de définir des valeurs par défaut en utilisant le bouton [Valeurs par défaut].

Le répertoire d’exportation peut être directement saisi dans le format d’exportation. Dans ce cas, il sera repris automatiquement chaque fois que ce format d’exportation sera utilisé.

Une fois le paramétrage du format d’exportation effectué, validez.

De retour dans l'écran de sélection, il convient d'utiliser la barre espace ou le bouton [Tout sélectionner] pour sélectionner les données à exporter.

Puis de lancer le traitement avec ce bouton.

A la fin du traitement, le fichier .asc se trouve dans le répertoire spécifié.

Compteurs d'export

Paramétrage d'un compteur

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Compteurs

Le compteur permet de comptabiliser le nombre d’exportations effectuées sur la base. Le compteur ALL est défini par CEGID et ne peut pas être supprimé. D’autres compteurs peuvent être créés et associés à un format d’exportation afin de comptabiliser le nombre d’exportations effectuées avec ce format.

Utilisation du compteur dans le format d'exportation

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Exportation (au choix) > via le champ Code d'export

Le compteur est ensuite sélectionnable dans le paramétrage du format d’exportation (onglet Caractéristiques). Les champs suivants permettent de compléter le paramétrage :

Champs

Description

Compteur associé

Permet de choisir un compteur à utiliser avec ce format.

Le bouton [Paramétrage de la tablette] disponible en fin de zone permet d’accéder au paramétrage des compteurs pour les utilisateurs disposant du droit d’accès au module Échanges de données > Exportation de données > Compteurs.

Ajout d’une ligne d’en-tête

Permet d’ajouter une ligne d’en-tête dans le fichier généré.

Lorsqu’une ligne d’en-tête (header) est utilisée dans le format, ce bouton permet d’ouvrir la fenêtre de paramétrage à utiliser pour constituer la ligne d’en-tête (voir ci-après "Paramétrage de l'en-tête").

Paramétrage de l'en-tête

L’écran de paramétrage de l’en-tête est sensiblement identique à l’écran de paramétrage principal :

L’utilisation des compteurs est possible via les champs :

$$_COUNTALLEXPORT : correspondant au compteur ALL.
$$_COUNTTHISEXPORT : correspondant au compteur associé au format.

Remarques :

Un seul paramétrage d’en-tête est sélectionnable par format d’exportation.
Les options Compléter le fichier, Export via un service web et Exporter le titre des colonnes ne sont pas disponibles avec la gestion d’un en-tête.

Exportation des photos

Back-Office > Échanges de données > Exportation de données > Exportation des photos

Les exportations de photos permettent d’exporter au format JPEG les photos sélectionnées dans un répertoire commun. Un multicritère est disponible pour affiner la sélection des photos à exporter. Le fonctionnement de ce type d’exportation est très simple.

Onglet Paramétrages

Il suffit de sélectionner le répertoire dans lequel les photos seront exportées en cliquant dans le champ Chemin. Une boîte à cocher permet d’opter pour l’exécution de cette exportation en tâche planifiée.

Le bouton [Afficher l’article] permet de visualiser la fiche article courante pour contrôle.

La barre d’espace et le bouton [Tout sélectionner] permettent de sélectionner les photos à exporter.

Le traitement se lance à l’aide de ce bouton.