Fonctionnement de l'envoi du ticket par e-mail
Saisir une vente avec envoi du ticket par e-mail
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d’un ticket
Une fois les paramétrages effectués (cf. Paramétrage de l'envoi de tickets par e-mail), quel que soit le type de client (fictif ou non), le fonctionnement est identique.
En fin de vente, l'écran Envoi des tickets par e-mail s'ouvre automatiquement, permettant de renseigner ou modifier l'adresse e-mail du client. Cet écran est détaillé dans le paragraphe suivant.
Notez néanmoins, qu'il est possible, en cours de vente, de renseigner l'adresse e-mail du client ainsi :
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Statut client |
Saisie de l'adresse e-mail en cours de vente |
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Client non identifié (fictif) |
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Client identifié |
Via sa fiche :
Via le complément d'en-tête :
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Lors de la vente, cliquez sur le bouton [Actions complémentaires], sélectionnez l'option 
Pour rappel, l'e-mail est défini valide ou non dans la fiche client, à l'aide de l'un de ces boutons disponibles sur la gauche de la zone e-mail (cf. Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d’un ticket
Lorsque le ticket est validé, l'écran Envoi du ticket par e-mail s'affiche.
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Champs |
Description |
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E-mail 1/E-mail 2 |
Dans le cas du client de passage, ces zones ne sont pas utilisables. Dans le cas du client identifié, les 2 adresses e-mail de la fiche client sont reprises (les adresses des contacts ne le sont pas). Si le caissier modifie l’adresse e-mail choisie, la fiche client est alors mise à jour (si le caissier a le droit de modifier le client, ainsi que son adresse e-mail). |
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E-mail temporaire |
Dans le cas du client de passage, si l'adresse e-mail a été saisie dans le complément d'en-tête, elle est reportée ici, et peut être modifiée par l’utilisateur. La fiche du client de passage n’est pas mise à jour avec l’e-mail temporaire, mais l'adresse est sauvegardée dans l’adresse de livraison du document. En cas de réémission de l’e-mail (cf. paragraphe suivant "Renvoyer l'e-mail"), l’adresse peut être modifiée mais pas sauvegardée. |
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Proposer l’envoi par e-mail |
Il est possible de désactiver cette option si le client ne souhaite plus recevoir son ticket par e-mail. La fiche client est alors mise à jour de cette information. |
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Modèle |
Le caissier peut choisir le modèle à utiliser pour imprimer le ticket dans la liste des modèles autorisés pour le profil e-mail de la caisse. Le modèle par défaut du profil est proposé par défaut. Attention ! Le modèle sélectionné ne doit pas être paramétré pour enchaîner sur un état suivant. Ce paramétrage est à vérifier dans le champ État suivant (à imprimer) disponible dans l'onglet Options du paramétrage de l’état (cf. documentation relative au Générateur d'état > onglet Options). |
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Ce bouton, actif uniquement si l'adresse e-mail de la ligne est renseignée, permet de changer l’adresse e-mail avec report automatique sur la fiche client. |
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Le ticket est envoyé par e-mail lorsque le caissier appuie sur le bouton de la ligne correspondant à l’adresse e-mail à utiliser. Bouton actif uniquement si l'adresse e-mail de la ligne est renseignée. En cas de sélection d’une adresse e-mail, le ticket est imprimé (au format PDF) par le serveur, selon la langue d'impression paramétrée (cf. Paramétrer la langue d’impression du ticket), puis envoyé à l’adresse du client. La facture reçue par le client reprend les informations saisies dans le complément d’en tête : nom, adresse, etc. |
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Dans le cas où le client ne souhaite pas recevoir le ticket par e-mail, ce bouton permet d’imprimer le ticket. |
[Modifier]
[Envoyer]
[Impression]Front-Office > Encaissement > Ventes > Consultation d'un ticket
Sélectionnez le ticket, puis appuyez sur le bouton [Menu Imprimer], option Envoyer le ticket par e-mail. Le document reçu est identique au 1er document envoyé.
Générer l'envoi du ticket .PDF via les tâches planifiées
Back-Office > Administration > Tâches planifiées > Envoi des documents par mail
Dès la validation de l’écran Envoi du ticket par mail, une tâche planifiée à exécution immédiate unique est créée, permettant la génération du ticket au format PDF et l'envoi de l'e-mail.
L’écran affiche la liste des tâches planifiées créées automatiquement par les envois d'e-mail, en statut OK, non encore épurées, ou en statut KO.
La liste permet d'afficher en plus le statut d'exécution de la tâche associée.
Le Process Server exécuté en tâche planifiée se charge de générer le document au format PDF et de l'envoyer en pièce jointe de l'e-mail.
Une fois exécutée, la tâche planifiée est désactivée et passe en statut OK.
Un traitement d'épuration automatique des anciennes tâches d'envoi d'e-mail est implémenté lors du traitement Process-Server d'envoi d'e-mail. Ce traitement assure la suppression des anciennes tâches exécutées avec succès, dont la date d'exécution est antérieure à 5mn.
La tâche planifiée peut être consultée en détail en effectuant un double-clic sur la ligne.
Actions connexes
Le bouton [Tout sélectionner] permet de sélectionner l’ensemble des lignes affichées à l’écran, et correspondant aux critères de sélection.
Le bouton [Modification de la périodicité] permet d’ouvrir la fenêtre d’accès à la périodicité, afin de modifier les critères d’envoi.
Le bouton [Réactivation d'une tâche] permet de rejouer l'envoi d'e-mail des tâches sélectionnées. Cette action sera précédée d'un message de confirmation.
Le bouton [Supprimer] permet de supprimer les tâches sélectionnées. Cette action sera précédée d'un message de confirmation, et tracée dans le journal des événements.
Vérifier l'envoi du ticket par e-mail
Ce suivi se fait à deux niveaux : Au niveau de la tâche planifiée et au niveau du journal des événements.
Notez que les champs GP_ETATEMAIL et GP_DATEEMAIL de la base de données ne sont plus actualisés lors de l’envoi d’un ticket par e-mail depuis que celui-ci est géré par tâche planifiée.
Au niveau de la tâche planifiée
Back-Office > Administration > Tâches planifiées > Envoi des documents par mail
Cette commande permet de savoir si la tâche s'est lancée correctement à la date prévue et si le traitement déclenché par cette tâche s'est terminé. Les valeurs possibles sont : en cours, OK, KO. Notez que ce statut est OK dès lors que le traitement d'envoi d'e-mail s'est terminé, que ce soit avec ou sans erreurs. Outre la consultation, cette commande permet également de supprimer ou rejouer l’envoi du mail. A noter que les tâches exécutées avec succès sont supprimées de manière régulière.
Au niveau du journal des événements
Back-Office > Administration > Journal des événements > Consultation du journal
Cette commande permet de suivre le bon déroulement du traitement déclenché par la tâche planifiée. Les valeurs possibles sont : en cours, interrompu, en erreur, avec avertissement, terminé avec succès.
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Si l’envoi de mail s’est déroulé sans problème, le message de lancement de la tâche est passé en statut OK.
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Si l'envoi de mail a échoué, un message d'anomalie est inséré en statut KO.
Dans le journal, on doit avoir :
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Une trace pour la tâche planifiée créée, avec le numéro du ticket lié,
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Une trace pour chaque tentative KO d’envoi par mail, avec le numéro du ticket lié,
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Une trace pour l’envoi par mail OK du nouveau ticket,
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Une trace pour la suppression automatique des tâches.
Importer les adresses de documents
Back-Office > Échanges de données > Reprise de données > Paramétrage > Formats de reprise
Les champs GPA_EMAIL, GPA_CODETIERSEXTERNE et GPA_PARTICULIER sont disponibles dans le paramétrage des formats de reprise.