Fiche client

Champs

Description

Nom / Prénom

Le nom et le prénom peuvent être gérés en double, en fonction des paramètres société > Clients/Fournisseurs.

Adresse

L'adresse est affichée sous forme de bloc-notes non modifiable. Pour la saisir ou la modifier, il convient de cliquer sur ce bouton afin d'ouvrir la fenêtre Gestion de l'adresse. Elle peut être saisie sur 4 lignes de 70 caractères. Notez que le champ Adresse est proposé dans le paramétrage des présentations.

Le code postal et la ville peuvent être saisis dans une limite de 70 caractères également, et disposent d'une aide à la saisie : la ville correspondant au code postal saisi est automatiquement proposée si elle existe dans la base de données.

Le pays, la région et le code postal sont paramétrables dans Paramètres > Généralités.

En fonction de la validité du champ l'un de ces boutons est affiché. Ils permettent d'ouvrir la fenêtre Gestion de la validité afin de valider ou non que le client habite bien à l'adresse indiquée.

Identification

Les documents officiels tels que les passeports, carte d’identité, ou permis de conduire peuvent être préalablement renseignés depuis Paramètres > Clients > Documents officiels, afin d’être associés à la fiche du client. Outre l’affichage de la nationalité et la langue du client, cette zone permet l’affichage simultané de deux documents officiels associés à la fiche client de type particulier.

L’option du Back-Office, disponible dans Paramètres > Clients > Paramétrage des champs permet de gérer la confidentialité de ces informations.

Le bouton [Saisie des documents officiels] donne accès à leur saisie/modification.

Les documents officiels comprennent des informations valides qui peuvent être automatiquement reprises dans Cegid Retail Y2 grâce à un lecteur de documents.

Internet / Téléphones

La validité des adresses e-mail et des numéros de téléphone est gérée via l'un de ces boutons situés à gauche de ces champs. En fonction de la validité du champ (non valide, syntaxe incorrecte, valide) le bouton est amené à se modifier.

La saisie des adresses e-mail s’effectue dans 2 zones : l’identifiant et le domaine. Les domaines sont soit saisis directement, soit recherchés parmi ceux créés dans Paramètres > Généralités > Nom de domaine Internet.

L’adresse est automatiquement considérée comme incorrecte si l’identifiant comprend moins de 3 caractères, ou si le nom de domaine ne contient pas au moins un point suivi d’un caractère (ex : .fr, .com).

Des messages peuvent s’afficher pour signaler ces problèmes (ex. : "L’identifiant ne comprend pas assez de caractères", ou "Le nom de domaine n’est pas correct").

Lorsque la saisie d'une adresse e-mail ou d'un téléphone est invalide, un message apparaît en saisie d’une vente, avec ouverture automatique de la fiche client pour correction, indiquant qu’au moins une adresse mail ou un téléphone du client est erroné.

Ce bouton permet de supprimer l’adresse mail préalablement sélectionnée.

Notez que le contrôle des numéros de téléphone (ainsi que la possibilité de déclarer certains caractères comme autorisés ou invalides) se paramètre dans les paramètres société, branche Gestion commerciale / Clients – Fournisseurs (cf. champ Gestion des numéros de téléphone).

• Envoi automatique des documents : permet d’activer l’envoi systématique des documents saisis pour ce client, via la fonctionnalité d’échanges automatiques de documents (cf. Échanges avec les fournisseurs).

• Reprise des e-mails : s’il est coché, ce champ permet d’afficher les e-mails du client dans la fenêtre d’envoi par e-mail qui s'affiche lors de la transaction. S’il n’est pas coché, les zones e-mail 1 et 2 de la fenêtre d’envoi par e-mail seront alors vides, même si les e-mails du client sont renseignés dans sa fiche.

Date de naissance

Ce champ est composé de 3 zones indépendantes : il est donc possible de ne remplir que le jour et le mois par exemple.

Établissement

• L'établissement de création est automatiquement complété avec l’établissement de l’utilisateur qui crée le client (Back-Office), ou celui de la caisse (Front-Office).

• L'établissement de rattachement permet d’affecter la fiche client à l’établissement habituellement fréquenté.

Suivi

L’option Fermé est à cocher lorsque le client ne doit plus être utilisé dans les traitements et les saisies. Dans ce cas, le client n’est pas supprimé du fichier clients.

L’option Client fictif est indispensable pour la création des fiches tiers utilisées lors de la saisie des documents d’inventaire, des transferts et des mouvements exceptionnels. En effet, il est impératif d’attribuer à ces mouvements un tiers sans réelle existence. Cette affectation s’effectue dans les paramètres société > Gestion commerciale > Paramètres par défaut, où il vous faudra sélectionner le tiers souhaité dans les champs suivants : Tiers des demandes de transfert, Tiers des transferts, Tiers des écarts d’inventaire, Tiers des mouvements exceptionnels.

Par ailleurs, les ventes faites à des clients occasionnels sont aussi nécessairement rattachées à un client de passage fictif dans le paramétrage des caisses du Front-Office.

Le bouton [Encours client], situé en bas à droite de la fiche, permet d’accéder aux informations relatives au risque client. Il est ainsi possible par exemple de bloquer l'encaissement d'un client de niveau Rouge.

=> Voir aussi la procédure n° 408 (Comment bloquer un client dans l'encaissement)

La saisie des informations nécessaires au calcul du risque se trouve dans l’onglet Règlements (cf. Consultation de l'encours commercial du client).

Champs

Description

Tiers associés

Cette partie permet d’indiquer, si nécessaire, des codes clients différents pour la livraison, la facturation ou le règlement. Elle est surtout utile pour des clients de type Entreprise (cf. Gestion des adresses d'un client).

Commerciaux

Ce pavé permet de préciser les représentants (ventes négoce) en charge de ce client, ainsi que leurs pourcentages de commission respectifs.

Contact principal

Cette zone fait référence au contact principal déclaré dans la gestion des contacts via le bouton [Utilisateur].

Publipostage

Sert à indiquer si le client est destinataire d’une prochaine action commerciale.

Demander au client

Permet de noter une question ou une information à communiquer au client lors de son passage en caisse.

Situation

Cette zone est purement informative et comporte les dates de création, de modification, de fermeture ou de réouverture de la fiche client

Champs

Description

Comptabilité

Cette zone est essentielle pour le paramétrage de l’interface comptable.

Identification client

Le champ Référence externe (40 caractères maximum) offre la possibilité de gérer un code unique du client (un code provenant par exemple d'un système d’information propre à l’enseigne), et modifiable sans autre contrainte que son unicité dans Cegid Retail Y2. Il s'agit d'une donnée facultative, mais si une valeur est renseignée celle-ci doit être unique. Notez que ce champ est disponible dans les colonnes du multicritère des clients, ainsi que dans le paramétrage de champs pour la fiche client, mais n'est pas présent dans la fiche client simplifiée du Front-Office. Les espaces sont autorisés uniquement à l’intérieur de la référence. Le suivi des modifications de cette donnée est également disponible dans le suivi standard et le suivi personnalisé des fiches clients.

Si le client est de type Entreprise, le pavé Identification client est enrichi de données complémentaires telles que le code NIF, le code EAN, la forme juridique, etc.

Plans de financement

Contient les modalités usuelles de règlement du client. Les conditions de règlement sont paramétrées directement dans les Paramètres > Gestion > Plans de financement. Ces informations sont surtout utiles dans le cadre des ventes négoce.

Relance

Cette partie n’est pas utilisée par Cegid Retail Y2.

Crédit

Permet d'indiquer les modalités de calcul du risque client. Sans ces informations, le calcul du risque est impossible.

Relevé

Cette partie n’est pas utilisée par Cegid Retail Y2.