Épuration des données (hors articles)
Back-Office > Administration > Épuration/Archivage
Un assistant s’affiche permettant de sélectionner les dépôts concernés, la date de fin d’épuration, et la nature des pièces à traiter. Notez également qu’un arrêté de stock est obligatoire afin de pouvoir recalculer le stock après suppression des mouvements.
Une fois le traitement lancé, le compte-rendu peut être consulté à partir de la commande Liste des épurations.
L’assistant d’épuration des dépôts permet d’épurer les dépôts qui ont été préalablement fermés. La sélection s’effectue parmi les dépôts fermés, à l’aide de la barre espace.
Éléments supprimés
les mouvements du dépôt,
les fiches stocks du dépôt,
les tarifs du dépôt,
les affectations de commande du dépôt,
les inventaires du dépôt.
L’assistant d’épuration des établissements permet d’épurer les établissements qui ont préalablement été fermés. La sélection s’effectue parmi les établissements fermés, à l’aide de la barre espace.
Restrictions liées aux dépôts
Seuls les établissements ne possédant plus de dépôts pourront être supprimés. Il faut donc préalablement lancer l’assistant d’épuration des dépôts sur les dépôts des établissements concernés.
Éléments supprimés
les documents de l’établissement,
les tarifs de l’établissement,
les inventaires de l’établissement,
les stocks de l’établissement,
les affectations de commande de l’établissement.
Cette commande permet d’épurer les bordereaux de détaxe.
Attention !
L’épuration détruit physiquement les bordereaux de détaxe de la base de données. Aucune vérification n’est faite sur la date des bordereaux épurés.
L’assistant d’épuration des tarifs articles permet d’épurer les tarifs d’achat, de vente HT et de vente TTC. Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer une nouvelle épuration, et suivez les étapes décrites ci-après.
Étape 1 : Sélection des tarifs
Il est possible de sélectionner :
Un ou plusieurs codes tarif,
Une ou plusieurs périodes d’application.
Il est également possible de spécifier que l’on ne souhaite traiter :
que les tarifs fermés / non fermés / les deux,
que les tarifs non modifiés depuis une date définie.
Par défaut, l’ensemble des articles concernés seront traités, mais il est possible de définir une sélection d’articles pour lesquels les tarifs sont à épurer. Trois cas sont traités suivant le statut de l’article sélectionné :
Si un article générique a été sélectionné, les tarifs du générique et des dimensions sont supprimés.
Si un article dimensionné a été sélectionné, seuls les tarifs de la dimension sélectionnée sont supprimés, les tarifs des autres dimensions et du générique étant conservés.
Si un article unique a été sélectionné, tous les tarifs de l’article sont supprimés.
Notez que quel que soit le paramétrage saisi, seuls les tarifs associés à un article n’étant plus en stock sont traités.
Étape 2 : Récapitulatif
Cette étape permet uniquement de visualiser l’ensemble des options sélectionnées à l’étape précédente.
Étape 3 : Lancement du traitement
La validation du traitement entraîne la suppression physique des tarifs articles correspondant au paramétrage, ainsi que des données liées (types de tarifs, périodes de tarifs et définitions tarifs). Cette suppression est soit immédiate, soit ultérieure si vous cochez l’option Tâche planifiée. Notez que la suppression des données liées n’aura lieu que si aucun autre tarif ne leur est associé. Les épurations de tarifs articles sont tracées dans le journal des événements. Elles peuvent également être consultées sur la base de nombreux critères de sélection, depuis Administration > Épuration/Archivage :
Épuration / Des tarifs articles : écran d’accueil avant de cliquer sur le bouton [Nouveau].
Épuration / Liste des épurations.
L’assistant d’épuration des stocks permet d’épurer les stocks, ainsi que les arrêtés et les images de stock. Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer une nouvelle épuration, et suivez les étapes décrites ci-après.
Étape 1 : Sélection des stocks
Cette étape permet de saisir les types de stocks et les dépôts à épurer. Il est possible, lors du paramétrage du traitement, de spécifier des critères restrictifs complémentaires. Ces critères permettent de sélectionner :
le type de stock à épurer : stock courant / arrêté de stock / image de stock.
une ou plusieurs dates de traitement :
stock courant : suppression des stocks à cette date.
arrêté et image de stock : la sélection permet d’épurer tous ceux ayant été réalisés avant une date définie.
les articles à traiter.
une ou plusieurs zones de stock à 0 pour le stock courant (suppression des seuls éléments répondant à ces contraintes quantitatives).
une date limite de modification de stock (suppression des éléments non modifiés depuis cette date uniquement, et seulement pour le stock courant).
La date de modification du stock est initialisée à la date du jour moins 2 ans. Il ne sera pas possible de spécifier une date supérieure à la date du jour moins 1 an.
Notez que seuls les articles dont le stock courant est négatif ou nul peuvent être traités.
Étape 2 : Récapitulatif
Cette étape permet uniquement de visualiser l’ensemble des options sélectionnées à l’étape précédente.
Étape 3 : Lancement du traitement
La validation du traitement entraîne la suppression physique des stocks des articles correspondant au paramétrage. Cette suppression est soit immédiate, soit ultérieure si vous avez utilisez les tâches planifiées.
Traçabilité des épurations
Les épurations de stocks sont tracées dans le journal des événements. Elles peuvent également être consultées sur la base de nombreux critères de sélection, depuis le module Administration > Épuration/Archivage > Épuration des stocks, sur l’écran d’accueil disponible avant de cliquer sur le bouton [Nouveau].
Connaître le nombre d’enregistrements présents
Lors de cette dernière étape,
cliquez sur ce bouton afin de visualiser les informations suivantes :
le nombre total d’enregistrements présents dans la base avant épuration (stock courant + arrêtés de stock + images de stock),
le nombre d’enregistrements qui seront supprimés lors de l’exécution de l’épuration.
L’écran qui s’affiche permet de consulter les épurations selon divers critères de sélection. Le critère État permet notamment de visualiser les épurations programmées, en cours ou terminées. Pour voir le détail d’une épuration, il suffit d’effectuer un double-clic sur une ligne. Une nouvelle fenêtre affichera alors le détail de l’épuration consultée.