Envoi des documents de commandes et réservations par e-mail
Les enseignes utilisant de plus en plus l'e-mail comme moyen de communication avec leurs clients, Cegid Retail Y2 offre la possibilité d'envoyer par e-mail les documents relatifs aux commandes et réservations clients.
Cette rubrique traite uniquement de l'envoi de ces documents (commandes et réservations) par e-mail depuis l’encaissement.
Pour en savoir plus sur l'envoi des tickets de caisse par e-mail, veuillez également consulter la rubrique Envoi des tickets par e-mail.
Paramétrages préalables
Paramétrage du profil d'e-mail
Back-Office > Paramètres > Documents > Profil d’e-mail
La notion de profil d'e-mail permet de définir les informations par défaut (objet, corps, modèle d'impression) qui seront envoyées dans l'e-mail lors de la validation de la transaction.
Notez que les informations suivantes peuvent être paramétrées dans l’objet du mail : <DATE>, <DOCDATE>, <DOCNO>, <DOCTIME>, <REGISTER>, <STORE>.
Une fois ce profil créé, il doit être rattaché à la caisse susceptible d’envoyer des documents par e-mail (fiche Caisse, onglet Ticket-suite, champ Profil d'e-mail).
Par défaut, c'est le modèle d'e-mail défini dans le profil d'e-mail qui sera envoyé lors de la transaction en caisse.
Si vous souhaitez en utiliser un autre par défaut, il vous faut remettre à vide le modèle défini dans le profil d'e-mail, et dans ce cas, c’est le modèle paramétré dans la fiche Caisse (onglet Services, champ Modèle) qui sera pris comme modèle par défaut (cf. Paramétrage de la caisse ci-après).
Paramétrage de la fiche client
Back-Office > Données de base > Clients > Clients
Front-Office > Clients > Gestion des clients > Fichier clients
Cette étape permet de faire en sorte que lors de la commande ou réservation en caisse, les e-mails du client s'affichent automatiquement lors de la transaction (dans la fenêtre appelée Envoi par e-mail).
Pour que les e-mails du client soient proposés dans cette fenêtre, vous devez, dans l'onglet Général de la fiche Client, cocher le champ Reprise des e-mails.
S’il n’est pas coché, les zones e-mail 1 et 2 de la fenêtre Envoi par e-mail seront alors vides, même si les e-mails du client sont renseignés dans sa fiche.
Paramétrage de la caisse
Back-Office > Paramètres > Front-Office > Caisse > fiche caisse > onglet Services
Front-Office > Paramètres > Caisses > Caisse > fiche caisse > onglet Services
Ouvrez l'onglet Services, et dans le pavé Impressions effectuez les opérations suivantes pour les commandes et/ou réservations clients :
Champ Format : dans la liste déroulante sélectionnez le format État pour que l'envoi d'e-mail fonctionne. En effet, le format Ticket ne permet pas l'envoi de ces documents par e-mail.
Champ Modèle : sélectionnez le modèle d'impression souhaité. Notez l'ordre d'utilisation du modèle d'impression selon qu'il est défini ou non :
Le modèle qui prédomine et qui est utilisé en priorité est celui indiqué dans le profil d'e-mail.
A défaut, on utilise celui indiqué dans l'onglet Services de la fiche caisse (champ Modèle).
A défaut, on reprend celui indiqué dans la fiche client, via le bouton [Données complémentaires / Exception à la gestion sur document].
A défaut, on utilise le modèle indiqué dans les natures de document CC et/ou RDI (onglet Mise en forme).
Champ e-mail : cochez cette option pour autoriser l'envoi par e-mail des documents relatifs aux commandes et/ou réservations clients.
Fonctionnement en caisse
Front-Office > Encaissement > Ventes > Saisie d'un ticket
Lors de la saisie d''une réservation ou d'une commande client, après avoir renseigné le nom du client et les articles, la fenêtre Envoi du document par e-mail s'affiche.
A noter !
Cette fenêtre ne s’ouvre que si un profil d’e-mail a été paramétré.
Si l'envoi du ticket par e-mail est également paramétré, la fenêtre Envoi du ticket par e-mail s'affichera en suivant.
Champs |
Description |
Destinataire |
E-mail 1 / E-mail 2 Si dans la fiche client, l'option Reprise des e-mails est cochée, les e-mails du client sont présentés automatiquement comme dans l'exemple ci-dessus, sinon ces champs sont vides. E-mail temporaire Dans le cas où les champs précédents sont vides, cette zone permet de renseigner un e-mail de manière ponctuelle afin d'envoyer le document au client. Boutons associés aux zones
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État envoyé par mail |
Le modèle peut être modifié si besoin. Par défaut, il s'agit de celui défini dans le profil d'e-mail.
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Fermer |
Permet de sortir de l'écran sans imprimer ni envoyer d’e-mail. |
Impression |
Permet d’imprimer le document. |