Échanges avec les fournisseurs

Cette rubrique répertorie l’ensemble des moyens offerts par Cegid Retail Y2 pour faciliter les échanges avec les fournisseurs : mails, export de documents, visa, etc.

Paramétrages préalables

Paramétrer le mode d'envoi des e-mails

Depuis la webapp Company Settings

Les paramètres d’envoi des e-mails doivent être renseignés dans la branche Gestion commerciale > Envoi de mail.

Définir le mode d’envoi selon la nature de document

Back-Office > Paramètres > Documents > Documents > Natures

Sélectionnez la nature de document de votre choix, puis ouvrez l’onglet Mise en forme. Le pavé Envoi des documents permet de gérer le mode d'envoi par nature de documents. Par mode d’envoi on entend le type d'export, le format de fichier, etc.

Notez que les formats d'export ASCII disponibles sont ceux définis dans le module d'export des documents d’achat.

Configurer la fiche fournisseur

Back-Office > Données de base > Fournisseurs > Fournisseurs

Sur la fiche fournisseur, il est possible de définir deux options :

Paramétrer l’envoi automatique des documents par fournisseur : l'option Envoi automatique des documents, disponible dans l’onglet Général de la fiche fournisseur permet de signaler que les documents de ce fournisseur seront envoyés de manière automatique. Notez toutefois qu'un document en attente de visa ne peut pas être envoyé automatiquement. Pour que l'envoi se déclenche, il faudra préalablement viser le document concerné.
Paramétrer le mode d’envoi de la nature de document par fournisseur : cliquez sur le bouton [Données complémentaires] de la fiche fournisseur pour ouvrir l’écran des Exceptions à la gestion sur document. L’onglet Mise en forme permet, pour chaque fournisseur, de configurer le mode d’envoi de la nature de document (commande fournisseur, proposition d’achat, etc.), que vous aurez préalablement sélectionnée sur l’onglet Généralités de ce même écran.

Gérer les droits d'accès

Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès

Menu Achats (101) :

La branche Traitements > Visa des documents permet d'autoriser la gestion des visas pour les groupes concernés.
La branche Modification > Modification en série permet d'autoriser la modification en série des documents d'achat.

Commandes impactées par ces paramétrages

Les commandes listées ci-dessous prennent en compte le paramétrage d'envoi de mail ou de document aux fournisseurs dans leurs traitements. Suivant le paramétrage de la nature de document, un mail sera envoyé ou un fichier (PDF ou export) sera automatiquement créé lors de la génération/validation du document.

Ventes > Génération > Facturation des transferts et Facturation des ventes.
Ventes > Ventes détail > Disponible client > Génération des commandes disponibles.
Achats > Génération > Réapprovisionnement des commandes clients / Suggestion de réapprovisionnement.
Stocks > Réassortiment magasins > Réassortiment et répartition.

Modification en série des documents d'achat

Back-Office > Achats > Modification > Modification en série

Cette commande permet de modifier très rapidement plusieurs documents d’achat pour lesquels une correction ou mise à jour doit être effectuée. Les informations susceptibles d’être modifiées concernant les échanges sont listées ci-dessous :

Mailing associé au document : un mailing peut ainsi être affecté a posteriori, ou désaffecté.
État de l’envoi par mail : pas d’envoi, en attente d’envoi, envoyé, ou modifié à renvoyer.
Document exporté : en attente d'export, exporté, ou modifié à réexporter.
Accusé de réception : pas de contrôle, reçu, ou non reçu.
Document comptabilisé : en attente d'export, exclu du transfert comptable, ou exporté en comptabilité.

Il est possible alors de :

modifier fiche par fiche,

planifier la tâche.